Compartilhe:

Índice

Tudo o que o RH precisa saber sobre controle de ponto!

Índice

O controle de ponto é um dos processos mais importantes e desafiadores dentro de uma empresa, independentemente do seu porte.

Afinal de contas, ele está diretamente ligado à gestão de pessoas, pois ajuda a garantir um melhor monitoramento dos eventos da jornada de trabalho.

Desse modo, a empresa confere as cargas horárias cumpridas pelos funcionários, garantindo o pagamento correto de todos os encargos previdenciários, além de otimizar a gestão da folha de pagamento.

Além disso, é por meio dessa ferramenta que o RH consegue analisar a produtividade dos funcionários, taxa de absenteísmo da equipe e outros indicadores importantes para entender o dia a dia da empresa.

A gestão de ponto é um processo historicamente burocrático e composto de muitos detalhes específicos.

Ademais, todas essas situações podem trazer muitas dúvidas aos gestores de RH e demais líderes empresariais.

Se você se enquadra nessa situação, não deixe de ler este guia completo sobre controle de ponto que nós preparamos. 

Com ele, você irá entender todas as regras, leis, funcionalidades e tudo mais que envolve a gestão da jornada de trabalho.

Assim, você terá condições de eliminar a burocracia envolvida e elevar a sua gestão de pessoas a outro nível. Siga a leitura e confira! 

O que é o controle de ponto?

Antes de entendermos todas as nuances que envolvem o controle de ponto, é necessário entender o que ele é. 

Basicamente, é um sistema completo de gestão de jornada

O seu principal objetivo é registrar os horários de entrada, pausa para o almoço, saída, horas extras e outras situações presentes na jornada de trabalho dos colaboradores.

O controle de ponto possibilita que empresas de todos os portes e segmentos administrem corretamente as informações da jornada de trabalho dos funcionários. 

Assim, é possível fazer um fechamento muito mais assertivo da folha de pagamento dos colaboradores. 

Além de garantir mais transparência e credibilidade na relação trabalhista, o controle de ponto facilita o fechamento da folha de ponto e reduz a possibilidade de erros relacionados ao cumprimento da carga horária de cada profissional.

História do controle de ponto

Talvez você nem imagine, mas a história do controle de ponto remonta há séculos atrás, mais precisamente, ao ano de 1888.

Naquela ocasião, o joalheiro americano Willard Le Grand Bundy foi o responsável por criar uma ferramenta que fosse segura, eficiente e tivesse condições de substituir o profissional preenchedor da folha de ponto. 

A sua criação deu certo e fez muito sucesso. Foi aí que surgiu o relógio de ponto, tradicional equipamento para registro das horas trabalhadas.

Na sequência, o joalheiro se associou ao seu irmão, e juntos, criaram a Bundy Manufacturing Company, companhia especializada na fabricação e desenvolvimento dos relógios de ponto. 

A empresa cresceu e passou a atualizar os equipamentos, que serviram de base para a criação de outras ferramentas.

Posteriormente, a Bundy Manufacturing Companhia deu origem à International Business Machine (IBM), uma das empresas de informática mais tradicionais dos Estados Unidos e a maior corporação da área de Tecnologia da Informação (TI) do mundo. 

Quando o controle de ponto chegou ao Brasil?

No Brasil, o controle de ponto se popularizou apenas no ano de 1930, no governo de Getúlio Vargas.

Após a sanção da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o ato de bater ponto entrou em pauta e virou lei. 

A criação do controle de ponto é muito revolucionária para as empresas, que passaram a ter à disposição, um sistema multifuncional.

Isso porque, a ferramenta permite não apenas uma melhor administração de todas as jornadas, mas também, muitas outras tarefas do setor de Recursos Humanos.

Afinal, uma das principais tarefas de todo RH é lidar com as questões burocráticas da empresa, como, por exemplo, garantir que a organização esteja funcionando na lei e organizar a folha de pagamento de todos os funcionários ao final do mês.

Com o controle de ponto, este departamento tem todas as informações de jornada dos colaboradores reunidos em um único meio. 

Desse modo, fica muito mais viável focar em ações estratégicas, que visem apenas a gestão de pessoas. 

Para que serve um controle de ponto?

Engana-se quem pensa que a função de um controle de ponto se resume apenas à gestão da jornada de trabalho.

Obviamente, o seu principal objetivo é monitorar a carga horária dos funcionários, contudo, ele também serve para:

Transparência jurídica

Ao longo deste artigo, exploraremos melhor a questão jurídica do controle de ponto, afinal, ela é peça chave para que uma ferramenta seja, de fato, segura.

Entretanto, é justo você saber que o sistema de ponto eletrônico serve para trazer ainda mais veracidade às informações da jornada de trabalho

Além disso, a ferramenta permite que os colaboradores e gestores acessem em tempo real os registros de ponto dos colaboradores, impedindo que ocorram inconsistências nas marcações.

tempo-real-controle-de-ponto

Cultura organizacional fortalecida

Empresas que mantêm e fortalecem sua cultura organizacional, conseguem ter mais facilidade para reter talentos.

Existem algumas boas práticas para o RH colocar em ação, como estruturar uma cultura de feedback e conceder uma política de benefícios flexíveis.

O controle de ponto facilita essa missão. Por meio do monitoramento da frequência no trabalho, os gestores podem fornecer premiações para os colaboradores.

Esse simples incentivo é uma maneira muito eficaz de trazer mais harmonia ao ambiente de trabalho e valorizar os colaboradores.

Escalas de trabalho organizadas

O controle de ponto também contribui positivamente para o gerenciamento de escalas de trabalho

Esse é um diferencial que tanto as pequenas empresas, com poucos funcionários, quanto as maiores, com muitos colaboradores, podem tirar proveito.

Escalas de trabalho realmente eficazes evitam que as equipes fiquem sobrecarregadas, o que é fundamental para manter a produtividade em bons níveis.

Gerenciamento da jornada de trabalho

O controle de ponto está diretamente ligado ao gerenciamento da jornada de trabalho.

Afinal de contas, é por meio dele que os gestores conseguem controlar eventos como horas extras, faltas e atrasos. 

Com isso, fica muito mais fácil aumentar a eficiência e organização dos processos e rotinas internas, otimizando o trabalho dos profissionais de RH.

Líder no setor de construção e indústria cimenteira, a Cimentos do Norte revolucionou sua gestão de RH com a utilização do controle de ponto.

Os relatórios diários de horas extras permitiram à empresa um melhor controle do saldo do banco de horas, o que possibilitou a otimização do fechamento da folha de pagamento, agora realizado com 5 dias de antecedência.

Clique no banner abaixo e confira como a Cimentos do Norte maximizou a eficiência da sua indústria! 

cimentos-do-norte-fechamento-ponto

O que a CLT diz sobre o controle de ponto?

Anteriormente, dissemos que não há como falar sobre controle de ponto sem citar a sua validade jurídica.

Neste contexto, é seguramente importante conhecer o que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) fala sobre a gestão da jornada de trabalho.

A lei trabalhista obriga toda empresa com mais de 20 funcionários a marcar o ponto dos colaboradores, conforme prevê o artigo nº 74 da CLT. Essa diretriz reitera que as marcações podem ser feitas de três formas: manual, mecânica e eletrônica, mas, explicaremos melhor sobre essa regra adiante, em outro tópico.

O parágrafo 2 do artigo nº 74 da CLT determina que:

  • Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).


Como o próprio inciso cita, essa regra passou a valer em 2019, com a implantação da Lei 13.874, conhecida como
“Lei da Liberdade Econômica”.

Antes dessa atualização, apenas empresas com mais de 10 colaboradores precisavam controlar o ponto dos funcionários. Porém, após a atualização da CLT, todas as instituições com mais de 20 profissionais agora são obrigadas a registrar o ponto dos funcionários.

Entretanto, nada impede que organizações menores com poucos funcionários, também utilizem esta ferramenta, que proporciona diversas vantagens, conforme veremos ao longo do texto. 

O que mudou no controle de ponto com a Portaria 671?

Ainda em relação à segurança trabalhista, não se pode deixar de falar sobre a Portaria 671.

Vigente desde o dia 08 de novembro de 2021, a legislação ficou conhecida como a “Lei do Ponto Eletrônico”.

Como o seu próprio nome sugere, ela causou alterações em algumas regras, tanto do controle de ponto como da CLT.

Justamente por conta disso, ela revogou as antigas Portarias 373 e 1510, que anteriormente, tratavam sobre as regras para registro de ponto.

A nova legislação dividiu os registradores de ponto em três tipos: Registrador Eletrônico de Ponto (REP-C); Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A) e Registrador de Ponto via Programa (REP-P), que foi a principal novidade trazida pela Portaria 671.

Abaixo, listamos as principais mudanças trazidas pela nova legislação de ponto:

REP-P

O REP-P foi a grande novidade proporcionada após a implantação da Portaria 671. 

Essa nova classificação passou a incluir todos os coletores de marcação, armazenamento de registro e programas de tratamento de ponto. 

Os equipamentos REP-P podem executar em servidores próprios ou em ambiente de nuvem, desde que possuam certificado de registro.

O REP-P também deve ser usado, exclusivamente, para o controle de ponto, mas também precisa ser capaz de emitir documentos decorrentes da jornada de trabalho, além de emitir o comprovante de marcação de ponto, de forma impressa ou online.

Rep-p-bater-ponto

Obrigatoriedade de comprovante de registro

Porém, a necessidade de emitir o comprovante de ponto impresso ou digital não se resume apenas ao REP-P

Ela também se estende a qualquer registrador de ponto eletrônico permitido pela Portaria 671.

Mudanças em arquivos fiscais

Outra mudança importante no controle de ponto trazida pela Portaria 671 foi em relação aos arquivos fiscais.

As antigas Portarias 373 e 1510 exigiam a emissão do Arquivo Fonte de Dados Tratados (AFDT) e Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais (ACJEF). 

Com a nova lei do ponto eletrônico, os arquivos fiscais exigidos agora são: Arquivo Fonte de Dados (AFD) e Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ).

Sistemas alternativos

Por fim, outra mudança significativa no controle de ponto foi a flexibilização para utilização de sistemas alternativos de ponto eletrônico.

Anteriormente, para utilizar esses equipamentos, as empresas precisavam estabelecer acordos ou convenções coletivas de trabalho. Agora, esse procedimento é obrigatório apenas se a empresa utilizar um equipamento REP-A.

Quais os tipos de controle de ponto?

Conforme observado anteriormente, a CLT permite que as empresas realizem o controle de ponto de três maneiras: manual, mecânica e eletrônica.

Neste cenário, as ferramentas e métodos vão desde opções manuais, que precisam da ação humana, até sistemas tecnológicos, que automatizam todo o processo.

Todavia, listamos abaixo, quais são essas ferramentas e os seus diferenciais:

Manual

Quando falamos de controle de registro de ponto, o primeiro método que vem à cabeça é a marcação manual.

Essa opção de controle de ponto remonta ao século passado, antes da Revolução Industrial e da tecnologia se desenvolver. 

Existem dois métodos principais: o livro de ponto e a folha de ponto manual. Neles, os colaboradores anotam às mãos as marcações de ponto.

Pequenas empresas, com poucos funcionários, ainda utilizam o registro de ponto manual. Apesar de ter um baixo custo de implantação, ele pode trazer sérias consequências a quem o utiliza.

Isso porque, o método é extremamente falho, e abre brechas para fraudes na gestão da jornada de trabalho. 

Além de que a empresa não consegue cobrar que os funcionários registrem seus pontos corretamente, assim como é impossível garantir que as marcações anotadas são verdadeiras.

Mecânico

O controle de ponto mecânico também é um clássico modelo de gerenciamento da jornada de trabalho.

Basicamente, essa ferramenta é uma “evolução” do método manual. Foi ele quem originou a expressão bater ponto. 

Neste método, os funcionários fazem a marcação de ponto utilizando um relógio de ponto cartográfico, onde inserem um cartão de ponto no equipamento para fazer o registro da jornada de trabalho.

Apesar de ser um equipamento permitido pela CLT, o relógio de ponto cartográfico também é passível de problemas à empresa. 

Para que ele seja efetivo, os colaboradores precisam registrar o ponto de forma correta todos os dias.

Além disso, essa ferramenta toma muito tempo da rotina do RH, que precisará conferir cada cartão de ponto no momento do fechamento mensal.

Se houver erros nos cálculos, é necessário refazer todo o processo, o que desperdiça tempo que poderia ser utilizado estrategicamente na gestão de pessoas.

Eletrônico

O controle de ponto eletrônico também é um clássico modelo de gerenciamento da jornada de trabalho.

Esse modelo havia sido aprovado pela antiga Portaria 1510, sendo, posteriormente, reiterado pela Portaria 671, que passou a renomeá-lo como REP-C.

Nesse tipo de método, o colaborador realiza sua marcação no relógio de ponto eletrônico físico, que fica instalado na sede da empresa.

Após o registro biométrico da batida de ponto, as informações são armazenadas na memória do equipamento e, em seguida, são exportadas ao setor responsável pelo gerenciamento da folha de pagamento.

Além disso, o relógio de ponto também emite um comprovante de registro de ponto dos funcionários.

Apesar de ser um bom equipamento, o relógio de ponto possui um alto custo de manutenção, o que pode ser um problema para empresas menores.

Soma-se a isso, o fato do equipamento não ser móvel, o que impede o controle de ponto externo, em home office ou teletrabalho. Por precisar tratar os dados da jornada de trabalho, a ferramenta também necessita de um outro sistema à parte. 

Alternativo e digital

Por fim, outra categoria de controle de ponto engloba o Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A) e o Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P), também conhecido como controle de ponto digital.

Apesar de possuírem algumas similaridades, eles têm características próprias, as quais explicaremos melhor neste tópico.

REP-A

O REP-A oferece uma forma alternativa para marcar o ponto, permitindo que seja feito por meio de computadores ou dispositivos móveis.

Esses softwares fazem o arquivamento das informações da jornada de trabalho, que podem ser integrados a outras ferramentas de gestão de ponto

Contudo, o controle de ponto alternativo só pode ser utilizado se for aprovado em acordo ou convenção coletiva de trabalho, conforme determinado pela Portaria 671.

O REP-A também deve permitir a identificação das informações tanto do empregador quanto do empregado. 

Além disso, o software deve possibilitar a extração fiel dos registros de ponto, seja de forma remota ou física.

REP-P

Por fim, o REP-P foi a grande novidade trazida pela Portaria 671. 

Também chamado de controle de jornada digital, ele é definido como todo sistema que se utiliza de recursos digitais, como é o caso das soluções da MarQ.

Essa tecnologia permite a marcação de ponto no PC, em notebooks, tablets e apps de controle de ponto instalados em smartphones. 

O método de registro pode ser feito por meio da biometria, reconhecimento facial ou mesmo utilizando os dados do telefone, como dia, horário e GPS, para registrar a localidade.

A principal vantagem desta forma de controle de ponto é automatizar o processo e desburocratizar a gestão da jornada, otimizando o trabalho do RH.

Tecnologia ao seu favor

Abaixo, listamos todas as formas de registro de ponto possíveis de serem feitas no módulo de gestão da MarQ. Confira:

Aplicativos de controle de ponto mobile

O ponto móvel é mais uma opção para quem deseja manter a jornada dos trabalhadores sob controle. 

Os aplicativos de ponto representam melhor essa categoria, já que estão com os colaboradores onde quer que eles estejam.

O controle de ponto mobile é bastante utilizado por empresas que possuem equipes externas ou que atuam fortemente com teletrabalho, uma vez que os funcionários não podem ou não precisam se deslocar até a sede da companhia para fazer o registro de ponto.

Uma das maiores vantagens do controle de jornada digital da MarQ. é que ele funciona offline também, possibilitando que os registros sejam transmitidos ao sistema de gestão de horas da empresa quando houver conexão com a intenret.

Além de proporcionar mais autonomia aos colaboradores, o aplicativo de ponto também traz mais segurança e tranquilidade à rotina do RH.

Ponto Web

O ponto web é mais uma opção ao controle de ponto proporcionada pelo módulo de gestão da MarQ.

Essa funcionalidade permite que as marcações de ponto sejam feitas por meio de dispositivos mobile e outros softwares.

O aplicativo pode ser instalado no computador, tablet ou celular, possibilitando que o colaborador marque seu ponto de qualquer lugar.

Essa solução é muito mais acessível do que um relógio de ponto, pois ela dispensa custos com instalação e manutenção dos marcadores tradicionais. 

MarQTab

O MarQTab é utilizado para a marcação de ponto de vários colaboradores em um mesmo aparelho.

Neste caso, é realizado um login único de administrador que permite o acesso ao teclado onde deve ser realizada a marcação de ponto na modalidade escolhida pela empresa.

As 4 formas de marcar ponto no MarQTab são:

QR Code

O QR Code é uma das categorias de controle de ponto disponíveis no MarQTab.

Ele permite a identificação do colaborador por uma etiqueta de código. Ela é única para cada profissional e a sua leitura é feita pela câmera do dispositivo em que o app de ponto está instalado.

Assim, o funcionário consegue registrar o ponto de forma segura, pois uma foto é tirada para proteger a empresa de possíveis fraudes. 

O ponto eletrônico por QR Code da MarQ. também permite que as marcações diárias sejam feitas em um único aparelho fixo em algum local da empresa. 

Nos casos em que o colaborador utilize seu próprio tablet ou smartphone para bater o ponto, a geolocalização também é captada, tornando o processo ainda mais seguro.

Reconhecimento facial

O controle de ponto por reconhecimento facial também é outra opção segura de registro presente no MarQTab, que possibilita que os registros de ponto ocorram por meio das características faciais de cada colaborador.

Como cada rosto humano possui suas características específicas, o reconhecimento facial visualiza essas informações utilizando formas algorítmicas e geométricas, proporcionando uma assinatura completa. 

Isso garante um nível ainda maior de segurança e precisão no registro da carga horária trabalhada, sendo uma solução completa para o RH.

PIN

Outra maneira de realizar o controle de ponto no MarQTab é por meio do PIN.

O PIN é um código de identificação pessoal, que autentica os usuários e protege suas informações, como por exemplo, uma senha. Basta o gestor cadastrar um número de 4 ou 6 dígitos no sistema.

Para registrar o ponto, o colaborador precisa apenas digitar esse código ao entrar no MarQTab e confirmar a marcação.

Por ser um código personalizado e individual, o controle de ponto por PIN é uma das formas de registro alternativo mais práticas e eficientes.

Crachá

Por fim, a outra opção de marcação de ponto no MarQTab é via crachá.

Caso a empresa opte por esta função, o colaborador terá um crachá com QR Code incorporado. 

Para registrar o ponto, ele precisa apenas abrir a câmera do aplicativo, escanear o QR Code e confirmar a marcação.

O crachá é uma maneira autêntica e autônoma para o funcionário fazer a gestão da sua jornada de trabalho.

Desse modo, é possível potencializar os níveis de produtividade e proporcionar mais tranquilidade ao RH.

Principais dúvidas sobre o controle de ponto

O controle de ponto abrange diversos tópicos e situações distintas. Por conta disso, é natural que os gestores de RH tenham algumas dúvidas.

Mas, o nosso intuito neste artigo é descomplicar a sua gestão da jornada de trabalho e facilitar a sua rotina de trabalho. Para tornar essa tarefa ainda mais simples, listamos algumas dúvidas principais relacionadas ao registro de ponto. Confira:

Duvidas-controle-de-ponto

Quais regras seguir?

É salutar compreender quais são as regras que devem ser seguidas ao controlar a jornada de trabalho dos colaboradores.

Primeiramente, é necessário estar atento ao modelo de controle de ponto utilizado pela empresa.

REP-A

Como vimos anteriormente, ferramentas como o REP-A só podem ser utilizadas mediante aprovação em acordos ou convenções coletivas.

O controle de ponto alternativo também precisa registrar de forma fiel as marcações de horários realizadas pelos colaboradores, sem permissão para alteração, nem pode haver restrição para os registros de ponto dos funcionários

Por fim, o REP-A precisa emitir o Arquivo Fonte de Dados (AFD) quando for solicitado pelo Auditor Fiscal. Este arquivo, obrigatoriamente, deve ser assinado eletronicamente, com um certificado digital válido. 

REP-C e REP-P

As demais categorias, REP-C e REP-P, também contém regras específicas, e que merecem sua atenção.

O REP-C deve sempre estar disponível no local de trabalho e precisa ser capaz de extrair os dados para o Auditor Fiscal.

Além disso, somente os colaboradores da mesma empresa devem utilizar o mesmo aparelho, exceto nos casos de trabalho temporário e organizações que pertencem ao mesmo grupo econômico que compartilham o mesmo local de trabalho.

Por fim, o REP-P também possui algumas regras específicas para ser utilizado na gestão da jornada de trabalho. 

Ele pode ser executado tanto em um servidor próprio, quanto em um ambiente de nuvem, com um certificado digital.

O controle de ponto obrigatoriamente precisa ser utilizado para os registros da jornada de trabalho, sendo capaz de emitir os documentos decorrentes da relação trabalhista.

O REP-P também deve estar apto a realizar controles de natureza fiscal e trabalhista, relacionados à entrada e saída dos colaboradores do seu ambiente de trabalho. 

Além disso, a ferramenta precisa emitir o arquivo AFD e o comprovante de ponto impresso ou digital.

Em comum, os três tipos de REP, obrigatoriamente, precisam ter capacidade de registrar fielmente as marcações de ponto, conforme prevê o artigo nº 74 da CLT.

O que deve constar no comprovante de marcação?

Essa é uma questão que também costuma causar algumas dúvidas em quem é responsável por gerenciar o controle de ponto. 

Considerando que os registradores eletrônicos de ponto precisam emitir o comprovante de marcação, é importante saber quais informações devem constar no registro, pois elas garantem a autenticidade do comprovante.

Sendo assim, eles devem conter a identificação do empregado e do empregador, os horários da jornada e as marcações efetuadas.

Todas essas recomendações estão descritas no artigo nº 84 da Portaria 671, que como dissemos anteriormente, é a responsável por gerenciar a legislação do ponto eletrônico.

Pode adulterar o ponto eletrônico?

Com tantas opções de controle de ponto eletrônico e digital, é comum haver dúvidas se eles podem ser adulterados.

Quanto a isso, pode ficar tranquilo. Desde que o equipamento esteja em conformidade com a Portaria 671, é impossível as informações serem fraudadas, pois cada mudança necessita ser justificada.

É possível corrigir um ponto marcado incorretamente?

Caso algum funcionário, eventualmente, tenha feito sua marcação de forma errada, o RH pode alterá-la.

Contudo, é preciso que haja uma justificativa para essa alteração. No módulo de gestão da MarQ. o procedimento pode ser feito no próprio aplicativo, com poucos cliques. 

O que acontece se a empresa tiver um ponto eletrônico irregular?

Conforme vimos anteriormente, a CLT determina que toda empresa com mais de 20 colaboradores, deve ter um controle de ponto. 

Desse modo, instituições que se enquadram nesta situação e não gerenciam a jornada de trabalho, podem sofrer consequências. 

A principal delas são os passivos trabalhistas por parte dos funcionários. A carga horária trabalhada armazenada em um software irregular, torna-se totalmente inválida. 

Além dos processos trabalhistas, a empresa que utiliza o ponto eletrônico de maneira irregular, também pode ser multada nas fiscalizações do Ministério do Trabalho. 

processos-trabalhistas-controle-de-ponto

Por que investir em um controle de ponto?

Se você leu este artigo até aqui, pode conferir que o controle de ponto é um componente fundamental para uma boa gestão empresarial. 

Existem inúmeras razões para que sua empresa adote essa ferramenta. Abaixo, separamos quais são as principais: 

Automação de processos

Ter uma ferramenta de controle de horas trabalhadas permite automatizar o controle eletrônico de ponto de forma que a intervenção humana no processo seja mínima. 

O ganho em produtividade e eficiência para os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal é inquestionável, tornando-os áreas mais estratégicas e menos operacionais.

Motivação

A comunicação interna de uma empresa precisa ser o mais transparente possível para gerar o tão desejado engajamento dos funcionários. 

Neste sentido, processos bem estabelecidos, como o controle da jornada de trabalho, também contribuem para despertar a lealdade da sua equipe.

Acesso às informações em tempo real

Quando a corporação conta com um bom controle de ponto ela é capaz de oferecer aos gestores e aos próprios colaboradores, o acesso aos horários e marcações em tempo real. 

Isso ajuda na transparência trabalhista, pois o funcionário, logo após marcar os pontos, pode conferi-los com exatidão no sistema.

Igualmente, os gestores também podem manter esse monitoramento, o que inclusive é de grande auxílio para garantir o cumprimento das regras internas e políticas de horas extras, caso a empresa tenha.

Controle das horas ao longo do mês

Um bom controle de ponto, como o oferecido pela MarQ. também é capaz de atualizar todas as informações que dependem dos horários de marcação.

Por exemplo, o sistema é capaz de utilizar os dados registrados e, com eles, gerar as informações de horas extras. O mesmo ocorre quanto à adição de horas no banco de horas.

Por isso, o trabalhador e os gestores não só podem conferir se a marcação feita reflete no registro, mas também, podem consultar como essa marcação reflete sobre o valor de labor extraordinário, descontos e possibilidades de compensação.

Demonstração das políticas de horas extras na prática

É muito importante que as empresas tenham à disposição, uma política de jornada e de horas extras. 

E um sistema de ponto moderno, como o da MarQ. é capaz de ajudá-lo nisso, pois as marcações são atualizadas em tempo real. Assim, é possível ver como as regras são cumpridas.

Ainda, é possível demonstrar, de forma prática, como a política deve ser cumprida. Nesse sentido, estamos nos referindo, por exemplo, à imposição de limites de horas extras diárias (que seja diferente das 2 horas diárias que a lei permite).

Ou, então, sobre as situações que permitem a prestação de trabalho extraordinário ou como a marcação deve ser feita.

Isto é, o controle de ponto feito com um sistema moderno, ajuda seus gestores e RH a analisar como as políticas de horas extras são cumpridas e, também, como elas devem ser cumpridas.

Ou seja, ele se torna algo didático dentro da empresa, além de ser uma grande fonte de informações imprescindíveis para o cumprimento das leis de gestão de ponto e para garantir o correto funcionamento da organização.

Por isso, é inegável que um sistema de ponto moderno ajuda muito na gestão interna e na transparência com os colaboradores. 

Redução de custos

Ao ter um sistema de controle de ponto, a empresa consegue mensurar métricas e índices fundamentais para a gestão de pessoas.

Além disso, é possível reduzir custos desnecessários, tanto no que diz respeito a gastos operacionais quanto àqueles relacionados à eventuais ações judiciais, principalmente àquelas resultantes da má gestão da jornada de trabalho. 

A substituição do cartão de ponto manual por um controle de ponto digital, como o aplicativo da MarQ. reduz as atividades operacionais do setor de RH e contribui para a redução de custos com pessoal.

Ao mesmo tempo, o aumento da assertividade e segurança no registro das informações, diminui as falhas no cálculo de horas extras ou banco de horas, contribuindo para a diminuição de despesas com a folha de pagamento.

Com a solução da MarQ. a WH Soluções eliminou a burocracia antes existente e agora não precisa mais enviar as folhas de ponto para um escritório validá-las. 

Essa praticidade foi possível graças à funcionalidade da assinatura digital, que permite que o colaborador assine digitalmente os documentos, dentro do próprio módulo de gestão. Confira o case de sucesso da WH Soluções clicando no banner abaixo:

wh-solucoes-eficiencia-horas-extras

Como implantar um controle de ponto?

A gestão da jornada de trabalho é uma atividade fundamental e indispensável para toda e qualquer empresa, mesmo as que são de pequeno porte.

Apesar disso, o controle de ponto não pode ser encarado apenas como uma obrigação trabalhista.

Além de otimizar o cálculo da folha de pagamento, garantir uma melhor gestão das horas trabalhadas e automatizar uma série de tarefas burocráticas, esta ferramenta também aumenta a produtividade empresarial.

Entretanto, para implantar um sistema de ponto eficiente na empresa, você precisa levar alguns itens em consideração. 

Com isso, fica mais fácil escolher uma plataforma que atenda todos os requisitos da empresa.

Abaixo, listamos os principais itens que você deve se atentar:

Conheça as necessidades da empresa 

O primeiro passo é entender e conhecer a realidade da sua empresa. Isto é, quais são as suas necessidades.

O objetivo é aumentar a produtividade? Reduzir custos? Garantir mais transparência jurídica?

Essas são algumas perguntas que você deve fazer. Pense no controle de ponto como uma ação estratégica.

Nesse sentido, ao realizar esse planejamento, ficará muito mais fácil escolher uma ferramenta que seja realmente eficiente. 

Comunique os funcionários

Depois de planejar, o próximo passo é ser transparente com os colaboradores, para que eles fiquem à par das mudanças.

Toda nova situação pode causar estranhamento no início. Portanto, é essencial manter uma comunicação ativa, conscientizando os profissionais sobre os objetivos das mudanças que estão sendo feitas.

É fundamental apresentar aos funcionários todas as vantagens que o controle de ponto irá proporcionar, principalmente se a sua empresa ainda não utiliza nenhuma ferramenta para gestão da jornada. Assim, a empresa evitará qualquer tipo de mal-estar. 

Não abra mão das políticas internas 

Uma vez que os colaboradores estejam cientes das mudanças e benefícios ofertados pelo controle de ponto, é fundamental criar políticas internas claras sobre o assunto.

Crie diretrizes e regras, que orientem os funcionários a utilizar corretamente o sistema de ponto eletrônico.

Considere situações como, horas extras, banco de horas, ausências, atrasos, abonos, faltas, bonificações e todo evento presente na jornada de trabalho.

Todas essas informações são indispensáveis, e fazem total diferença para que a ferramenta cumpra o seu papel. 

Calcule valores

Antes de implantar o controle de ponto, é seguramente importante que você calcule os valores necessários para o investimento.

Apesar de trazer inúmeras vantagens, inclusive no que diz respeito à redução de encargos trabalhistas e operacionais, é fundamental avaliar se a ferramenta não irá prejudicar os cofres da empresa. 

Além disso, não deixe de comparar preços, recursos e funcionalidades, para escolher um software de ponto sem comprometer o fluxo de caixa da companhia.

Sistema personalizável

Também é importante que o controle de ponto seja personalizável, e tenha condições de atender às políticas internas de ponto eletrônico da sua empresa.

Isto é, a ferramenta deve conseguir atender, de forma fidedigna, todas as regras de horas extras, horários flexíveis, banco de horas ou demais políticas e regimentos.

Ademais, além de personalizável, é importante que o sistema seja intuitivo e de fácil utilização, para que os funcionários consigam aproveitá-lo da melhor maneira possível.

Reputação do desenvolvedor 

Essa é uma questão fundamental que você deve levar em consideração ao implantar um controle de ponto.

Busque informações com outros usuários e avalie as opiniões sobre como a empresa fabricante é avaliada em fóruns de tecnologia.

Isso irá garantir que a ferramenta esteja de acordo com as regulamentações trabalhistas, proporcionando toda a proteção jurídica necessária. 

Suporte oferecido 

Não deixe de consultar se a empresa fabricante do controle de ponto oferece suporte e treinamento adequado. 

Muitas empresas acabam escolhendo um sistema apenas pelo menor preço, mas depois, tem problemas de operação na ferramenta.

Isso pode gerar prejuízos, como mais tempo para fechar o ponto e cálculos errados na folha de pagamento. E aí, o barato acaba saindo caro.

Teste o sistema

Por fim, mas não menos importante: teste o sistema, quantas vezes for necessário. 

Esse procedimento é essencial para garantir que tudo funcione dentro do esperado. Isso é fundamental para que o controle de ponto seja realmente eficiente. 

Por fim, seguindo todas essas dicas, sua empresa poderá usufruir todos os benefícios oferecidos pela ferramenta, tornando os processos organizacionais muito mais práticos e seguros.

Banner-7-erros-que-fazem-RH-perder-tempo

Controle de ponto online funciona mesmo?

Depois de todas as informações que você conferiu ao longo deste artigo, conseguiu perceber que o controle de ponto é uma ferramenta repleta de benefícios.

Entre todas as opções de registro de ponto existentes, as mais completas são as digitais, desenvolvidas com o que há de mais moderno em tecnologia.

Neste contexto, o mais recomendável é investir em um aplicativo de ponto. Mas, será que o ponto eletrônico online funciona mesmo?

Essa ferramenta pode ser disponibilizada por meio de sistemas de controle de ponto no PC ou aplicativos móveis

Isso tudo é possível pois esses aplicativos podem conectar-se ao GPS de smartphones e transmitir a localização dos colaboradores para os gestores.

Ademais, não para por aí. Existem inúmeros outros itens que tornam o ponto digital no celular a melhor opção para sua empresa.

São diversos tipos de relatórios de ponto, cada um, com uma função específica. São eles:

Espelho de ponto

É o relatório que mostra todos os pontos batidos pelo funcionário num determinado período, tanto os pontos válidos, como os ajustes de ponto.

Controle de ponto do tipo folha de frequência

Mostra os pontos batidos pelo funcionário num determinado período, porém, apenas os pontos válidos e aprovados, bem como apresenta informações como a classificação da batida (entrada ou saída) e o total de horas trabalhadas.

Relatório ou resumo de ponto

É o relatório enviado mensalmente para o contador (ou empresa de contabilidade), com o intuito de fazer o processamento da folha de pagamento.

AFD/AFDT

Como citamos anteriormente, o AFD é um relatório utilizado exclusivamente para fins de fiscalização do Ministério do Trabalho. 

Isso é necessário para garantir que as marcações de ponto estão sendo feitas corretamente e, principalmente, não estão sendo alteradas ou burladas.

Todos esses relatórios são oferecidos por um controle de ponto digital, como é o caso da MarQ. 

Assim, a empresa tem um sistema completo à sua disposição, conseguindo utilizar cada modelo de relatório de acordo com os seus objetivos. 

Qual o melhor tipo de controle de ponto?

Se você faz parte do setor de gestão de pessoas de uma empresa, essa pergunta pode ser a mais relevante quando o assunto é o controle da jornada de trabalho

Para responder qual é o melhor tipo de controle de ponto, basta considerar os métodos que geram menos gastos e mais segurança fiscal e trabalhista.

Os controles de ponto manuais têm se tornado cada vez mais obsoletos, principalmente pela dificuldade na atualização das informações. 

Afinal, para registrar as horas trabalhadas e intervalos, é necessário que cada colaborador o faça manualmente, ocupando tempo e abrindo brechas para erros.

A biometria presente no controle de jornada eletrônico ajuda a garantir a veracidade das informações, entretanto, ele possui um alto custo de manutenção e instalação, além de impedir o registro externo da jornada de trabalho.

Sendo assim, o controle de ponto digital é a melhor opção para que a empresa continue atualizada e segura. 

Desse modo, ao utilizar um aplicativo de ponto, você pode ter suas informações sempre à disposição, além de não precisar gastar recursos com os registros de papel.

Ademais, a instalação do controle de horas digital pode ser feita em vários dispositivos, dispensando a necessidade de investir em equipamentos como o relógio de ponto.

controle-de-ponto-marq

Conclusão

Ao concluir a leitura deste artigo, você conseguiu compreender melhor todas as situações que cercam o controle de ponto.

O principal objetivo deste guia é desmistificar informações e trazer luz às questões fundamentais que fazem parte da rotina de quem trabalha em RH ou DP.

Este informativo trouxe desde o contexto histórico do controle de ponto, passando sobre as questões jurídicas que o envolvem, bem como os principais tipos de registro, funcionalidades e vantagens.

A gestão da jornada de trabalho é fundamental para que a empresa consiga ser uma referência positiva no mercado, atraindo os melhores talentos disponíveis. 

Isto posto, o artigo também apresentou que as opções tecnológicas, como é o caso do controle de ponto digital, são a ferramenta mais assertiva para gestão de pessoas. 

Controle seu ponto com a MarQ.

Ademais, agora que você já entendeu tudo sobre o controle de ponto, sabe como escolher aquele que atende melhor às necessidades da sua empresa.

Se você está procurando um sistema de gestão de horas digital que possui todas as principais vantagens já citadas, é o momento de conhecer a MarQ. 

Com o controle de ponto online da MarQ., o seu RH pode acompanhar o registro de ponto dos colaboradores em tempo real, além de ter acesso a diversos relatórios personalizados. 

O nosso sistema é o primeiro do Brasil a unir controle de ponto e gestão de benefícios em um único lugar. 

Tudo isso para devolver horas ao RH e permitir que ele possa cuidar daquilo que realmente importa: a gestão de pessoas!

Por fim, nosso software otimiza todas as necessidades das empresas, independente de seu porte, realizando o controle de jornada de forma prática, ágil e segura.

Eleve a gestão de pessoas da sua empresa a outro nível. Clique ou no banner abaixo, solicite seu teste grátis de 7 dias e comece a revolução estratégica em seu RH! 

Nós ajudamos empresas a desburocratizar os processos de gestão de pessoas e tempo, e devolvemos horas para o RH usar no que realmente importa

Veja também

Tire todas as suas dúvidas sobre o salário-família!

14/06/2024

5 estratégias para organizar um turno de trabalho eficiente

13/06/2024

Tudo o que você precisa saber sobre a estabilidade gestante!

12/06/2024