Fazer o fechamento da folha ponto dos colaboradores é uma das atividades essenciais presentes na rotina do departamento de recursos humanos. Seja qual for o tamanho da equipe da empresa, é necessário dedicar muita atenção para essa atividade, evitando possíveis erros.
Felizmente, a tecnologia trouxe ferramentas que facilitam esse trabalho, propondo a integração de informações para agilizar e otimizar todo esse processo. No entanto, ainda sim, é preciso de tempo para que seja bem-feito.
Seja de forma manual ou eletrônica, é preciso saber como calcular a folha de ponto. Preparamos este material para que você possa acompanhar como concluir essa atividade corretamente. Acompanhe!
O que é uma folha de ponto
De maneira simples, a folha de ponto, ou livro ponto, é o documento que mostra os horários em que os colaboradores registraram o ponto, ou seja, os horários de entrada e saída da empresa, bem como o intervalo para descanso.
Só pela definição já deu para entender o quanto esse documento é importante, não é? Nele ficam registradas as principais informações para o cálculo da folha de pagamento, por isso nada pode ser registrado errado.
Além disso, a folha de ponto mostra dados como atrasos, ausências e até horas extras, tudo que o RH e o DP precisam para agir dentro das normas trabalhistas.
No entanto, com a chegada do eSocial, é preciso ficar alerta e ajustar algumas questões referentes à apuração da folha de ponto dos colaboradores. Isso porque o período apurado deve ser do dia 01 ao último dia corrente do mês.
É sempre bom lembrar que o eSocial exige das organizações um controle maior sobre a jornada de trabalho dos colaboradores!
O que diz a CLT sobre fechamento de folha de ponto?
A lei determina que todas as empresas mantenham um rígido controle sobre a jornada de trabalho de seus colaboradores. E essa atividade é feita por meio do registro da folha de ponto.
Nela, devem constar todas as informações referentes aos horários em que o trabalhador inicia ou termina sua jornada, e ainda as pausas realizadas durante o dia.
Conforme o artigo 47 do Decreto Lei nº 5.452/43 da CLT, no segundo parágrafo, as empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a manter um registro com as entradas e saídas dos trabalhadores. Veja o que ela diz:
“ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).”
A empresa deve enxergar a folha de ponto como um mecanismo de segurança tanto para o trabalhador, como para ela mesma, já que e dessa forma que garantirá o cumprimento da lei.
A legislação, como pode ser visto no trecho citado, não determina a forma de realizar o controle de ponto, podendo ser manual, mecânico ou eletrônico. Entretanto, no final do mês, o livro de ponto deve ser assinado pelo funcionário e guardado pela empresa.
O ideal é que sejam encontradas formas eficientes de registrar o ponto, para que não seja exigido muito tempo e trabalho no final do mês para fazer o fechamento das informações.
Obrigatoriedade de controle de ponto
A CLT propõe diversas exigências para que a relação entre empresa e funcionário seja a mais justa possível.
Por isso, de acordo com a lei trabalhista, empresas com mais de 20 funcionários devem ter algum meio de controle de jornada de trabalho, podendo ele ser manual, mecânico ou eletrônico.
Todavia, muitas empresas acabam negligenciando essa regra, e com a chegada da Lei da Liberdade Econômica, algumas empresas acabaram até mesmo se desfazendo do controle de jornada e adotando o registro de ponto por exceção, conforme prevê o texto incorporado ao artigo 74 da CLT:
“§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.”
De acordo com essa previsão, as empresas podem adotar o registro apenas para variações de jornadas, como por exemplo, atrasos ou horas extras.
No entanto, essa não é uma saída inteligente, uma vez que manter o controle de ponto diário ajuda na transparência das informações e também no planejamento estratégico da sua empresa.
Quando você anota apenas as variações, não sabe qual é a realidade da frequência da sua empresa e não pode tomar ações preventivas ou corretivas. Outra ressalva, é que com essa anotação, sua empresa fica a mercê de fraudes no registro ou até mesmo processos trabalhistas.
Então, o melhor a se fazer é seguir a obrigatoriedade do ponto e adotar a anotação da jornada na sua empresa.
Se você quer entender melhor quais são os benefícios dessa prática, continue lendo esse texto, mais adiante vamos te mostrar alguns benefícios.
Impactos do e-Social
O e-Social modificou bastante a dinâmica das rotinas trabalhistas, mas trouxe diversas facilidades, como a digitalização e agilidade nos processos.
Entretanto, o sistema do governo é mais rígido no cumprimento da legislação vigente. De modo que empregadores que fazem fechamento da folha de ponto com período diferente do mês civil correm riscos.
Dessa maneira, empresas que, por exemplo, fecham a folha do dia 25 de janeiro a 25 de fevereiro estão descumprindo a lei. Isso porque a CLT determina que o pagamento deve ser realizado até o 5º dia útil do mês seguinte ao vencimento. Assim, para fins legais, o mês é do dia primeiro ao dia 30 (ou 31).
Por isso, é importante que os processos internos das empresas sejam revisados. Afinal, essa prática é ilegal e pode gerar multas.
Erros comuns no fechamento da folha de ponto
Usar métodos manuais no fechamento da folha de ponto gera diversos problemas às empresas. De modo que os erros mais comuns são:
- Perder documentos: armazenar documentos físicos é um verdadeiro desafio, por isso, perder ou danificar documentos importantes é bastante comum;
- Errar o cálculo: seja na calculadora ou no Excel, os erros de cálculos estão sempre presentes e podem custar caro para sua empresa;
- Falta de registros: com métodos manuais de controle, é comum que o colaborador esqueça de fazer a marcação em algum dia, causando distorções significativas na folha de ponto.
Por isso, é tão importante lançarmos mão da tecnologia e parar de ter prejuízo e dor de cabeça no fechamento da folha de ponto. Nesse sentido, o controle de ponto eletrônico é essencial se sua empresa quer ter produtividade, cumprir a legislação e fechar a folha sem erros!
O controle de ponto eletrônico pode acabar com os erros!
Enfim, para nunca mais errar no fechamento da folha de ponto, é necessário ter um controle de ponto eletrônico. Com um sistema informatizado, sua empresa nunca mais irá se preocupar com erros de cálculos, armazenamento de documentos físicos e perda de prazos.
Use o poder da tecnologia em seu favor e alivie seu RH e DP. Assim, o setor poderá atuar de forma mais estratégica, em vez de ficar se preocupando se colocou a porcentagem correta no Excel.
Folha de ponto online
Já imaginou ter que fazer os cálculos acima, semanalmente, para cada colaborador? Verificar o saldo devedor, as horas que devem ser compensadas, o que deve ser pago ou descontado de acordo com as políticas da empresa?
Tudo isso devidamente conferido mais de uma vez, evitando dar margem para qualquer problema relacionado a Justiça do Trabalho?
Certamente, a rotina do departamento de recursos humanos seria resumida apenas ao controle de folha de ponto manual. No entanto, buscando por praticidade e pela atuação de um RH mais estratégico, muitas empresas têm optado pela folha de ponto online.
Esse controle pode ser realizado a partir do registro feito em relógio de ponto eletrônico ou os modernos aplicativos de ponto online, com marcação pelo celular, em uma plataforma de gestão de colaboradores, capaz de resolver todas as rotinas trabalhistas via web.
Sendo assim, quando o profissional registra o ponto (geralmente por meio da biometria), os dados são enviados automaticamente para o app, as informações correm em tempo real e todos os cálculos são atualizados automaticamente, facilitando o controle de banco de horas para gestão e para o colaborador, pois ele também passa a controlar suas horas trabalhadas.
A vantagem é que, além de tudo, esses sistemas ainda conseguem exportar os dados para o e-Social e ao contador da empresa de maneira automática, trazendo praticidade para a rotina dos profissionais do RH.
Folha de ponto online é permitida pela lei?
Sim. A folha de ponto online faz parte do controle de ponto alternativo e, de acordo com o artigo 74 parágrafo 2° da Consolidação das Leis do Trabalho, a adoção de sistemas eletrônicos de controle de jornada é válida.
Todavia, para que a sua empresa possa adotar esse modelo de sistema, é necessário observar as exigências da lei do ponto eletrônico. No caso do ponto eletrônico digital ou online, a empresa deve observar o que diz a Portaria 373 do antigo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
De acordo com ela, para adotar um sistema de ponto online, a empresa precisa firmar um acordo coletivo ou ter essa previsão na convenção coletiva da categoria.
Quais os benefícios da folha de ponto online?
A folha de ponto online possui diversos benefícios para sua empresa, ela com certeza trará economia de tempo e custos para o seu setor de RH. Por isso, separamos três de suas maiores vantagens para você entender um pouco mais e adotar esse modelo na sua empresa o quanto antes!
Praticidade
Com certeza a praticidade é um dos maiores benefícios de se ter uma folha de ponto online.
Com ela, a sua empresa não precisará mais lidar com todos os problemas da folha de ponto manual, nem com a ineficiência de sistemas arcaicos que a sua empresa precisa utilizar quando tem um REP.
Além disso, ela é muito mais prática, pois você não precisará montar um modelo para que os colaboradores preencham.
Todo mês, ela estará pronta para receber as marcações de ponto, já com os dias de folga, feriados ou dispensas preenchidos.
Fechar a folha fica muito fácil quando se tem esse processo feito de forma online.
Cálculos automáticos
Como falamos acima, um ponto eletrônico online é capaz de realizar todos os cálculos da jornada de forma automática. Isso quer dizer que, quando o funcionário bater o ponto, o sistema já irá entender as informações de acordo com a jornada de trabalho pré-cadastrada.
Assim, ele conseguirá separar o que é hora extra, adicional noturno, sobreaviso, intervalo intrajornada e reconhecerá as faltas, atrasos ou qualquer outra variação da jornada dos colaboradores.
Folha de ponto no celular
A pandemia do Coronavirus fez com que muitas empresas precisassem adotar o home office. O problema é que, com isso, diversas organizações precisaram abrir mão de seus sistemas de ponto, uma vez que não tinham como fazer o registro nem mesmo acessar o sistema.
Com o controle de ponto online isso muda, você pode acessar e conferir a folha de ponto dos colaboradores de qualquer lugar utilizando a internet. E o melhor é que você pode acessá-la do celular, para conferir informações, fazer o tratamento e até mesmo o fechamento de folha com alguns cliques.
Muitas vantagens, não é?
Depois de ter todas as informações sobre a folha de ponto online, você deve estar se perguntando: qual o melhor sistema de ponto eletrônico online?
Porque optar pela folha ponto online?
Da um trabalhão calcular a folha de ponto manualmente. Fazer isso todos os dias do mês, para cada funcionário, demanda um tempo enorme, que poderia ser usado de maneira mais estratégica.
É por esse motivo que as empresas têm optado pela folha de ponto online, seja por meio de relógios de ponto ou então aplicativos de ponto online.
Os relógios de ponto online são equipamentos que permitem a marcação de ponto por meio de biometria, por exemplo.
Uma vez que o trabalhador faz o registro, os dados são enviados para um sistema de controle de ponto que faz todos os cálculos necessários, desde o saldo de horas diário até o saldo mensal.
Já os aplicativos de controle de ponto, como o MarQ. permitem que o trabalhador faça a marcação de ponto onde quer que esteja, mesmo sem acesso à internet.
Todas as vantagens que falamos acima, você encontra no sistema da MarQ. O sistema de controle de ponto alternativo mais robusto e inteligente do mercado!
Com a MarQ. sua empresa tem muito mais agilidade e diversas funcionalidades para ajudar na gestão de ponto. Você pode fazer alterações na folha de ponto dos funcionários a qualquer momento, pode adicionar dispensas, lançar férias e atestados médicos com poucos cliques.
Além disso, o sistema possui regras de cálculos diversificadas, banco de horas customizável e relatórios customizáveis com ótimos indicadores de frequência para sua empresa se tornar muito mais estratégica.
A operação da folha de ponto online da MarQ. é bastante fácil. Quer ver como funciona com uma demonstração exclusiva? Preencha o formulário e nós ligamos para você!
