Esse gerenciamento está relacionado ao controle do tempo disponível. A administração incorreta do tempo pode causar frustrações e cansaço excessivo. Por isso, saber como gerenciar tempo da melhor forma possível é fundamental.

Em 1748 quando o inventor e jornalista Benjamin Franklin disse a famosa expressão “tempo é dinheiro”, ele não tinha ideia da popularidade que este conceito adquiriria no futuro e da sua importância para as companhias.

Pensando nisso, criamos este artigo com os conceitos fundamentais relacionados à gestão de tempo.

O que é gestão de tempo?

A gestão de tempo pode ser definida como a prática de organização administração do tempo disponível para a realização de certas atividades.

Entretanto, o gerenciamento do tempo não é sobre planejar cada segundo do seu dia, mas sim, sobre otimizar o dia-a-dia. Dessa forma, também se considera como realizar um planejamento que ofereça resultados produtivos de uma forma que ofereça bem-estar.

Um planejamento bem estruturado gera produtividade, que nem sempre está relacionada à um alto número de horas trabalhadas, mas sim com os resultados gerados nessas horas.

Dentro deste cenário, um bom planejamento de tempo pode ser o pontapé inicial para o controle sobre o tempo gasto em cada atividade. Por esse motivo, habilidades de como manter o foco e saber definir as prioridades são essenciais para evitar o desperdício de tempo e criar um bom fluxo de trabalho.

Como administrar melhor o tempo?

gestão de tempo

O primeiro ponto para ter uma gestão de tempo efetiva está no planejamento.

Um dos principais erros que pode acontecer ao estabelecer uma rotina é a repetição de tarefas apenas por causa do hábito de fazê-las. Quando acontece a automação de algum processo, por exemplo, é comum que a pessoa continue repetindo ações desnecessárias caso não monte um planejamento do seu tempo.

A administração de tempo ainda é uma tarefa misteriosa em diversos níveis. Afinal, cada indivíduo estabelece a sua organização profissional de maneira singular, fazendo uso das ferramentas que melhor lhe convém ao longo do processo.

Em exemplo, enquanto algumas pessoas possuem nas agendas físicas as suas melhores amigas, outras preferem lembretes no celular ou uso de softwares eletrônicos para a tarefa.

Não há um único modelo para realizar a gestão de tempo, é necessário que se encontre aquele que melhor se adeque às suas necessidades.

Defina metas e prazos

Outro ponto importante para a gestão de tempo e produtividade é a criação de um cronograma. Com ele, é possível analisar seus tempos de maneira inteligente. Você determina suas metas e prazos de realização.

A especialista em gerenciamento de tempo Laura Vanderkam tratou diretamente sobre o estabelecimento de prioridades diárias.

Segundo a profissional, precisamos estabelecer uma ordem de importância das nossas atividades diárias. Sendo assim, para a execução prática de uma administração efetiva do tempo, as seguintes dicas podem ser bastante úteis:

  • organize listas detalhadas das atividades que precisam ser executadas;
  • defina prazos para concluir cada atividade;
  • certifique-se que o responsável pela tarefa é a pessoa mais indicada para ela;
  • estabeleça um tempo hábil que permite a resolução de problemas e imprevistos, caso eles ocorram.

Delegue tarefas

Gerenciar seu tempo não significa apenas um planejamento individual. Para quem trabalha em posições de liderança, é fundamental saber o melhor formato para garantir que o resultado coletivo seja eficiente. Por isso, é importante entender a relação entre as entregas e saber delegar as tarefas para as pessoas certas, descentralizando processos que não precisam da sua intervenção pontual.

Quem trabalha em áreas ligadas à gestão normalmente já tem o hábito de criar listas. Uma técnica que potencializa a eficiência das listas, gerenciando-as, é a sinalização de prioridade e nível de dificuldade. Assim, você pode apontar se uma tarefa é:

  • muito, pouco ou nada urgente;
  • difícil, normal ou fácil de realizar.

Dessa forma, você pode começar a fazer as mais urgentes seguindo até chegar nas sem urgência. Ainda é possível escolher primeiro aquelas mais fáceis de completar para depois olhar para as outras, que exigem maior dedicação.

Reserve um tempo para cuidar de você

A saúde mental é vital para o equilíbrio de qualquer pessoa. Para evitar o esgotamento e garantir maior produtividade, é preciso olhar para você. Cuide-se, pratique atividades físicas regularmente, garanta uma alimentação mais saudável e mantenha a hidratação ingerindo líquidos. Além disso, desenvolva um hobby e busque a harmonia entre todos os pilares da vida, incluindo aspectos sociais, espirituais e afetivos.

saúde mental

Gerenciar o tempo inclui saber que você também precisa de um tempo para continuar rendendo. Sendo assim, organize seu dia de modo que existam pausas para água ou um café entre suas atividades.

Esses pequenos momentos de descanso permitem um respiro para a mente, auxiliando no fluxo de trabalho e na maior compreensão das dúvidas dos colaboradores.

Use tecnologias para melhorar a gestão de tempo e produtividade

Essa habilidade também pode ser aproveitada nos processos e questões administrativas da empresa. Por mais que a inteligência seja um diferencial para alcançar resultados mais produtivos, você pode incluir tecnologias para melhorar a performance.

Com tantas tarefas importantes sendo desenvolvidas, sua empresa corre o risco de sofrer com erros humanos e ter erros graves sendo cometidos, o que gera um alto índice de retrabalho. Sem contar, a sobrecarga e a falta de tempo para ações mais estratégicas.

Para que sua empresa não sofra essas dificuldades, tenha a tecnologia como sua aliada! Mais especificamente o sistema de controle de ponto online da MarQ.

Conte com ferramentas para a gestão da rotina

Falando em tecnologias, umas das mais usadas para ajudar na otimização da produtividade são as ferramentas de gestão.

Com nosso sistema sua empresa poderá automatizar os processos e cuidar da rotina do departamento pessoal de uma forma ágil, prática, eficaz e segura. Além de também assegurar um clima organizacional saudável.

Nosso software permite gestão em tempo real sobre os horários de entrada e saída, atrasos e faltas dos seus funcionários, integralização com a folha de pagamento e uma economia de até 90% das horas dedicadas para a gestão e controle de ponto online dos funcionários.

Portanto, investir em boa tecnologia ajudará na organização de processos do departamento pessoal e é fundamental para o sucesso de seu empreendimento. Entre em contato com um de nossos consultores e realize seu teste grátis e veja como sua produtividade pode ser potencializada!