Quando você finalmente está decidido a aderir um sistema de ponto eletrônico, surgem muitas dúvidas sobre qual software é o melhor e o mais conhecido no mercado. Mas será que essa é a melhor estratégia na hora de escolher?

Além de possibilitar a gestão das horas trabalhadas de forma ágil, prática e eficiente, essa ferramenta é fundamental para otimizar e organizar a rotina de trabalho dos gestores e colaboradores.

Consequentemente, essa tecnologia ajuda a empresa a atuar de maneira mais estratégica, além é claro, de protegê-la juridicamente contra eventuais problemas na justiça do trabalho, como processos trabalhistas.

Por isso, a decisão por escolher o melhor sistema de ponto eletrônico para à empresa deve levar em consideração alguns fatores essenciais.

Para te ajudar a não errar quando for buscar por essa ferramenta, nós preparamos este artigo completo, com todas as informações que você precisa saber. Siga a leitura conosco e confira!

O que é um sistema de ponto eletrônico?

Primeiramente, antes de você entender quais são os diferenciais que tornam um sistema de ponto eletrônico eficiente, é justo que saiba o que é, de fato, essa ferramenta.

Ela é um sistema informatizado, capaz de armazenar os registros da jornada de trabalho dos funcionários por meio de um equipamento eletrônico.

Ao todo, são três tipos de sistemas de ponto existentes: manual, mecânico e eletrônico. Além disso, dependendo das características do modelo, as marcações podem ser realizadas por biometria, senha, cartão de ponto e reconhecimento facial.

Neste sentido, todas essas possibilidades ajudam a garantir que as marcações de entradas, saídas, pausas, horas extras e outros eventos da jornada de trabalho, ocorram de maneira prática e segura.

Assim, além de trazer mais segurança ao trabalho dos setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, o sistema de ponto eletrônico também otimiza a gestão da folha de pagamento, garantindo que os colaboradores sejam remunerados de forma justa e íntegra.

O que diz a lei sobre o sistema de ponto eletrônico?

Quando falamos sobre sistema de ponto eletrônico, não há como não mencionar a Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Em vigência desde o dia 08 de novembro de 2021, ela foi criada com o objetivo de atualizar situações importantes da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

Essa nova portaria unificou regras que, anteriormente, estavam previstas nas antigas Portarias 1510 e 373, que acabaram sendo extintas.

Entretanto, a principal mudança trazida pela legislação foi a nova classificação dos pontos eletrônicos. Por conta disso, ela ficou popularmente conhecida como “Lei do Ponto Eletrônico”.

Neste sentido, a Portaria 671 estabeleceu três tipos de Registradores Eletrônicos de Ponto (REP). São eles:

• Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C);
• Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A);
• Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P).

Entre as principais mudanças trazidas por essa legislação, estão a necessidade dos sistemas REP-C e REP-P emitirem o comprovante de registro de ponto de maneira impressa ou digital.

Outra alteração foi a extinção da obrigatoriedade da realização de acordos para utilização do REP-P, ao contrário do REP-A, que ainda precisa dessa autorização.

Em relação ao REP-P, ele foi a grande novidade trazida pela Portaria 671. Essa nova categoria abrange equipamentos como coletores de marcação, armazenamento de registro e programas de tratamento de ponto, que tem a possibilidade de serem executados em servidor próprio ou em nuvem, desde que tenha um certificado de registro.

Ademais, o REP-P precisa ser registrado no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI), além de precisar emitir o Arquivo Fonte de Dados (AFD) e o comprovante de registro de ponto do colaborador, que pode ser gerado de forma digital ou impressa.

Para saber mais sobre a Portaria 671, confira o vídeo que publicamos lá em nosso canal no Youtube:

É obrigatório ter um sistema de ponto eletrônico?

Quando falamos de sistema de ponto eletrônico, uma dúvida muito comum entre os gestores de RH é se toda empresa é obrigada a utilizar essa ferramenta.

Apesar da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não expressar essa regra, ela determina que toda organização que tenha mais de 20 colaboradores, deve registrar o ponto dos funcionários, conforme consta no artigo nº 74:

“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”.

Desse modo, embora qualquer uma dessas ferramentas de controle de ponto seja permitida, é recomendável utilizar o sistema de ponto eletrônico, pois ele é uma solução moderna e segura.

Graças às suas praticidades, ele também é uma ótima opção para micro e pequenas empresas, com mens de 20 colaboradores, que podem tirar grande proveito da sua utilização, principalmente no que diz respeito à proteção jurídica.

Ademais, essa tecnologia traz uma série de vantagens às empresas que o utilizam, conforme veremos a seguir!

Quais são as vantagens do sistema de ponto eletrônico? 

O sistema de ponto eletrônico é muito útil para otimizar o tempo do Recursos Humanos da sua empresa. Com ele, você vai controlar melhor as escalas de trabalho dos seus funcionários, acompanhar aqueles que atuam em atividades externas e gerar automaticamente um espelho de ponto personalizado.

Além disso, os melhores sistemas de ponto eletrônico oferecem funcionalidades que automatizam também o Departamento Pessoal da sua empresa. Sendo assim, ela ganha mais tempo, pagando menos. Além disso, essa ferramenta ajuda em diversas situações, como:

• Controle da marcação de ponto;
• Gerenciamento da folha de pagamento;
• Programação de férias e feriados;
• Métricas gerenciais;
• Gestão de documentos;
• Gestão de atividades.

 

Além do mais, ao automatizar a gestão de pessoas, o RH consegue focar esforços em ações estratégicas, que visem a construção de uma cultura organizacional muito mais eficiente.

O que considerar na hora de escolher o sistema de ponto eletrônico?

Você só vai encontrar o melhor sistema de ponto eletrônico se considerar alguns aspectos importantes para uma experiência final satisfatória. Dentre eles, estão:

1. Atendimento 

Uma das principais funções do sistema de ponto eletrônico é otimizar o tempo do RH da sua empresa. Mas e se ele precisar gastar todo esse tempo quando for tirar uma dúvida ou resolver um problema do sistema? Nessa hora, pesa a importância de um bom atendimento ao cliente.

Nesse caso, analise o atendimento desde a parte de vendas até o treinamento com o suporte, isso diz muito sobre como a empresa vai se comportar quando você for um efetivo cliente. Se preferir, também pense nas formas que ela oferece o suporte: por e-mail, por telefone ou por chat? Qual facilita o trabalho da sua equipe?

2. Interface intuitiva

Quando fizer o teste grátis de cada um dos sistemas, pense em qual é o mais intuitivo de usar. Assim, você economiza tempo com o suporte da empresa. Se isso não acontecer, você terá dificuldades para simplificar as operações do seu negócio. Por isso, tire todas as suas dúvidas antes mesmo da contratação.

Analise se é rápido para baixar a folha de ponto personalizada, se é fácil acrescentar ou desligar um funcionário do sistema, se os ajustes e solicitações são feitos de maneira rápida. Nesse caso, preze pela visualização fácil das jornadas de trabalho da sua equipe e outros aspectos para tomar decisões importantes.

3. Funcionalidades

Como você leu no começo deste artigo, é importante pensar nas funcionalidades que não podem faltar no seu sistema. Aqui, entra a parte do produto da empresa que você pretende contratar. Lógico que se ela oferece mais funcionalidades, tende a atender às suas necessidades, mas a decisão vai além disso.

Por exemplo, se você possui funcionários externos, é interessante escolher um sistema que tenha o aplicativo de ponto eletrônico. Mais que isso, será que esse software permite o registro de ponto offline? Será que possui geolocalização para determinar um perímetro para o registro? Pense em todas as possibilidades.

4. Segurança

Garanta que o sistema de ponto eletrônico esteja adequado à Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego. Afinal, só assim você vai garantir a segurança jurídica para a sua empresa. Apenas com essa adequação, esse sistema terá validade para reunir provas na hora de se defender de uma ação trabalhista.

Escolha um sistema que proteja os dados dos seus funcionários e que pense em funcionalidades que evitem fraudes na hora do registro de ponto, como o uso da foto selfie. Ainda que o funcionário não esteja presente na empresa, essa é uma forma extremamente segura para garantir que é ele quem está marcando o ponto.

Diferenciais do sistema de ponto eletrônico da MarQ.

A MarQ. é uma empresa de sistema de controle de ponto eletrônico que permite o registro e a gestão da jornada de trabalho dos seus funcionários por meio do aplicativo para Android, iOS, tablet e interface web.

Os colaboradores podem registrar seus pontos à qualquer hora ou lugar, graças à tecnologia 100% digital que o módulo de controle de ponto e gestão de benefícios oferece.

Além disso, a nossa ferramenta oferece uma série de funcionalidades, como relatórios instantâneos, métricas e insights, que colaboram para uma atuação mais estratégica por parte dos gestores.

Graças à todas essas praticidades, é possível desburocratizar a rotina de trabalho do RH, que poderá focar esforços naquilo que realmente importa: cuidar de pessoas.

E o melhor: você pode ter tudo isso agora mesmo em sua empresa. Clique aqui ou no banner abaixo, solicite seu teste grátis de 7 dias e comece a revolução estratégica em seu RH!