Os primeiros dias do funcionário na empresa são essenciais para uma boa adaptação. Conheça os benefícios do onboarding!

O processo de onboarding de funcionários se refere à integração e adaptação de novos colaboradores nas empresas. O objetivo do onboarding é instruir os novos funcionários sobre cultura, rotina e dinâmicas corporativas.

Esse processo é muito importante, já que as primeiras semanas são essenciais para que o funcionário tenha uma boa impressão do seu novo local de trabalho. Além disso, é importante para a marca, porque esse é o momento em que o colaborador mais vai falar sobre a sua empresa.

Diferente do que muitos imaginam, o processo de recrutamento e seleção é só o primeiro passo para uma boa contratação. Lembre-se que você passou confiança para que esse profissional tenha integrado a equipe. Durante o onboarding, amplie essa conexão e faça com que ele queira permanecer na sua empresa.

Por isso, investir nas boas práticas de onboarding é fundamental. Com o intuito de ajudar você a construir um processo de onboarding eficiente na empresa, preparamos este conteúdo com os principais pontos sobre esse processo.

O que é onboarding?

Em linhas gerais, onboarding trata-se de um processo para integrar o novo colaborador à equipe, cultura e forma de operação da organização, com o objetivo de assegurar a adaptação e a retenção desse profissional.

É o processo de integração de novos colaboradores em uma instituição, para que eles possam obter os conhecimentos, as habilidades e os comportamentos necessários a fim de efetivamente se tornarem parte da equipe.

Ele envolve várias etapas, como orientação, supervisão, acompanhamento e treinamento.

O momento adequado para iniciar esse processo é logo após a contratação, que é quando o profissional está motivado, engajado a mostrar um bom trabalho e aberto para receber orientação e se adaptar com maior facilidade. No entanto, ele deve se estender até o funcionário estar à vontade em sua função.

Por isso é uma prática que exige um grande planejamento por parte do setor de Recursos Humanos. Por meio dele, é possível motivar os funcionários desde o momento em que eles chegam para o primeiro dia de trabalho. Nesse sentido, pode ser entendido como uma estratégia crucial de gestão de pessoas.

Muitas companhias ainda ignoram a importância do onboarding de empregados e acabam realizando somente uma breve apresentação. Esse é um erro grave, principalmente porque o mercado se encontra cada vez mais competitivo, e as empresas que investem em talentos ficarão com os melhores profissionais.

Planejamento do onboarding

Para realizar o onboarding, é preciso fazer o planejamento desse processo. Nesse momento, você pode pensar quem serão as pessoas envolvidas e que conteúdos serão apresentados ao funcionário. Essa é uma grande oportunidade para também apresentar as funções, responsabilidades e as metas do seu setor.

Conversa de boas-vindas

É o primeiro dia de trabalho e normalmente as pessoas tendem a se sentir inseguras. Por isso, recebê-lo como alguém que é importante é uma boa forma de quebrar o gelo. Durante todo o primeiro mês, o gestor de Recursos Humanos deve assegurar que o colaborador esteja tendo uma boa integração.

Nessa primeira conversa, também é hora de passar toda a orientação do que ele deve fazer ou não, quais são os horários de intervalo, entrada e saída, onde ele poderá encontrar maiores informações e quais são as pessoas de segurança. Assim, você insere o colaborador nas políticas da empresa e evita a falta de clareza.

Apresentação da empresa

Recomendo que você faça uma apresentação em power point com o conteúdo alinhado com aquilo que a organização espera dos novos colaboradores. Além disso, aproveite para falar da missão, visão e valores da empresa. Conte a história do negócio, para que o funcionário entenda como a empresa se tornou o que é hoje. 

Toda empresa possui setores diferentes e é importante que o colaborador conheça como é feita essa divisão, assim, terá mais liberdade para saber quem procurar para assuntos específicos. Além disso, apresentar os líderes de cada setor e a hierarquia da empresa, é essencial para que ele se molde a nova estrutura de trabalho.

O seu negócio tem algum tipo de plano de carreira? Cultura de feedback? Plano de desenvolvimento individual? Conversas one-on-one? Apresente isso para o novo colaborador. Aliás, ele não conhece nada sobre a empresa. Ou seja, nessa integração é hora de apresentar as principais ferramentas utilizadas.

Orientação do novo setor

Não importa o quão bom é um funcionário, se ele não conhecer o setor que vai trabalhar, dificilmente vai atingir o seu potencial máximo. Isso porque, apesar de saber exercer a função, nem sempre sabe quais ferramentas e processos a empresa utiliza. Ou seja, explique tudo para que ele ambientalize-se. 

Além disso, quando esse processo é realizado, os erros tendem a diminuir, já que a falta de conhecimento interfere na produtividade. Aqui, você consegue acelerar o desenvolvimento do colaborador, porque ao invés dele conhecer pouco a pouco o seu setor, recebe as informações de uma só vez e de forma organizada.

Aproximação com a equipe

Tudo bem, agora seu funcionário conhece a empresa, sabe as suas funções e os processos do seu setor, mas de nada adianta se ele sentir-se sozinho. Por isso, essa é uma das etapas mais importantes do onboarding, já que é hora de consolidar a equipe de trabalho.

Para que o onboarding não fique chato, não se limite apenas a explicação, mas apresente a empresa com aqueles que realmente fazem ela acontecer: os colaboradores. Nesse caso, um happy hour pode aproximar o novo funcionário. Além disso, é uma boa oportunidade da equipe se conhecer melhor.

Benefícios do onboarding

Você seguiu toda a etapa de planejamento e execução do onboarding? Agora posso te garantir que ele traz grandes resultados para o seu negócio. Confira alguns deles:

1. Redução de turnover

Não existe nada pior do que dedicar tempo e investimento financeiro em um colaborador que não tem a intenção de ficar na organização. Ou pior, que abandona o novo trabalho logo após alguns dias. Quando você integra o novo funcionário, cria um vínculo forte com ele, o que diminui a possibilidade de turnover.

2. Impacto na produtividade

Quando chega um novo funcionário, a produtividade da empresa cai, porque existe o período de adaptação e treinamento. Por esse motivo, as primeiras e últimas semanas de um funcionário são as de menor produtividade. Mas quando você realiza o onboarding, ele tende a se adaptar de maneira mais rápida e produtiva.

3. Fortalecimento da equipe com o onboarding

A chegada de um novo membro na equipe sempre é motivo de comemoração. Aliás, é mais um braço para colocar os planos da organização em prática. Além disso, a novidade sempre causa ânimo dentro dos setores. Nesse momento de onboarding, em que todos estão abertos, é hora de promover esse fortalecimento da equipe.

4. Fortalecimento dos valores da empresa

O novo funcionário chegou e ele está disposto a conhecer a empresa e adaptar-se aos seus valores. Se esse processo de onboarding é anulado, dificilmente o funcionário teria acesso tão claro a cultura da empresa. Ou seja, moldá-lo aquilo que é esperado, depois de já estar ambientalizado, é muito mais difícil. 

5. Redução de erros

A chegada na empresa é o momento em que o funcionário mais erra, mas que também aprende com os seus erros. Por isso, os primeiros dias dos funcionários são o de maior aprendizado. Mas você pode poupar todo esse processo, trazendo de maneira mais clara os métodos de trabalho do setor.

Como melhorar o processo de onboarding?

Com a intenção de sempre engajá-lo, é importante mostrar que o mentor está constantemente acompanhando e auxiliando, mas, ao mesmo tempo, confia no novo colaborador.

Nesse sentido, é essencial dialogar nas primeiras semanas e, após esse período, a cada mês. Se essas conversas estiverem integradas às avaliações de desempenho, é necessário reservar um tempo para discutir sobre a contribuição do empregado e também para o esclarecimento de dúvidas sobre processos, pessoas, cultura da empresa, metas, entre outros.

O feedback é fundamental nesse processo de melhoria contínua, já que, por meio dele, será possível identificar se não há contratempos, como desconforto com a equipe, problemas de alinhamento com os valores do negócio, dificuldade na realização das tarefas e demais fatores que possam impedir o desenvolvimento e o interesse do novo funcionário.

Além disso, é possível perceber em que ele se adequou melhor, qualidades que não puderam ser percebidas durante o processo seletivo e ações para aproveitar da melhor forma as competências apresentadas por ele.

Quais as melhores práticas para tornar o onboarding atraente?

Para tornar as práticas de onboarding mais atraentes, diversas medidas podem ser implementadas como forma de alcançar os objetivos pretendidos, principalmente, integração, engajamento e retenção de talentos. Conheça algumas delas.

1. Crie um caminho de onboarding misto

Elabore uma experiência que estimule o conhecimento formal, prático e social com fundamento em objetivos claros. Ela pode ser ligada ao aprendizado contínuo que deve suceder o programa inicial.

2. Permita o acesso a canais de conhecimento

Divulgação de informações e criação de conteúdos acontecem constantemente, e novos colaboradores precisam acessar canais de conhecimento para fortalecer o conteúdo disponível em tempo apropriado.

Além disso, eles podem começar a conhecer os especialistas na companhia em áreas importantes, para que possam buscar orientações quando for preciso.

3. Torne o cenário pessoal e gere experiência

Toda ação de onboarding deve ser diferente em relação à estrutura e ao conteúdo para poder se adequar às necessidades de cada contratado e às suas competências atuais, por exemplo, função exercida, processos que deve conhecer nas primeiras semanas, o que deve ser priorizado, entre outros.

4. Saiba como indicar o mentor

A aplicação da integração tem como finalidade fazer com que o novo colaborador possa se sentir em casa e encontrar uma maneira rápida de atingir bons resultados.

O mentor ideal deve ter a capacidade de ensinar sobre pontos importantes a respeito da organização, dar conselhos e ajudar na execução do trabalho.

Os funcionários devem ter a viabilidade de se conectar facilmente com seus mentores e ter liberdade para fazer perguntas que talvez não realizassem aos gestores por não se sentirem confortáveis.

5. Faça com que o treinamento se transforme em resultado

Certifique-se da objetividade do programa. A intenção do programa deve ser claro e possibilitar a avaliação e a análise do seu sucesso. Procure retorno no meio de recursos disponíveis, como testes, dinâmicas, formulários, entre outros, de modo a aprimorar as próximas ações.

6. Envolvas as pessoas adequadas

Os membros envolvidos devem estar preparados e comprometidos com o objetivo de transformar o programa em uma tarefa bem-sucedida. É importante criar uma lista de desempenho que vai orientar e facilitar o aprendizado dos recém-chegados.

7. Aposte nas transições internas

A queda de desempenho e motivação pode acontecer na mudança de cargos dentro da organização. Assegure que os empregados que se aproveitam da mobilidade interna também sejam acompanhados no novo cargo.

8. Promova a inclusão

O foco da maioria das empresas é o recém-contratado, no entanto, muitas vezes, esquece-se que essa contratação envolve toda a equipe do setor. As organizações que buscam ser grandes referências preparam os funcionários antigos para que compreendam quem está chegando e entendam seus papéis nesse processo.

Sem tempo para planejar o onboarding?

Se você está sem tempo para planejar o onboarding dos seus novos funcionários, é sinal de que provavelmente está sobrecarregado. Eu costumo dizer que o recurso mais valioso de uma empresa são os colaboradores, por isso, esse deve ser o seu foco de atuação.

Para isso, identifique aquilo que tem tomado o seu tempo e automatize esses processos que são mecânicos. Uma das coisas que mais tomam tempo do gestor de Recursos Humanos é o registro e gestão de ponto. Por isso, quero te apresentar a MarQPonto, uma empresa de controle de ponto eletrônico.

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