A folha de pagamento é uma parte essencial de qualquer empresa.

Contudo, é comum observarmos gestores tendo mais trabalho do que deveriam ao trabalharem com cálculos manuais, que geram trabalho adicional, custos desnecessários e até mesmo um RH insatisfeito.

Ainda assim, graças a evolução da tecnologia e as mudanças na legislação trabalhista ao longo dos últimos anos, hoje é possível que  batidas de ponto sejam realizadas em softwares e relógios avançados, como a MarQ. Assim, o Rh da sua empresa passa a ter mais eficiência e otimização de até em 90% com relação ao fechamento de ponto!

Todavia, você sabia que é possível obter cálculos automatizados para facilitar a vida da empresa? Acompanhe os detalhes a seguir e saiba mais sobre a automatização dos cálculos de folha de pagamento. Assim, vai sobrar muito mais tempo para os gestores pensarem em questões estratégicas do negócio, além de evitarem prejuízos.

O que é a folha de pagamento?

Antes de mais nada, vamos entender do que se trata a folha de pagamento: Ela é a forma que uma organização contabiliza os valores devidos aos funcionários, prestadores de serviço, entre outros que estão de alguma forma conectados ao dia a dia da empresa.

De certa forma, a folha de pagamento é um espelho das informações e atividades de cada funcionário da empresa. Ela é usada para demonstrar os salários bruto e líquido, além de conter as informações fiscais, contábeis e trabalhistas de cada funcionário.

A elaboração da folha de pagamento é feita mensalmente, onde no final, sempre, será emitido o famoso holerite. Esse deve ser entregue para cada colaborador como uma forma de  recibo sobre seus rendimentos, assim, os profissionais podem identificar os valores que possuem direito ao fim de cada mês de trabalho, com detalhes.

Como mencionado anteriormente, o holerite é o documento onde deve constar todas as informações sobre a jornada de trabalho do funcionário. Ou seja, caso ele  tenha feito horas extras durante aquele período, a quantidade das horas tanto quanto o valor a serem pagas devem constar nesse documento.

Mas não é só isso, no holerite deve conter todas as informações como desconto de faltas,  FGTS, INSS, pagamento de adicional noturno, quantidade de dias trabalhados entre outros eventos correspondentes àquele colaborador.

A elaboração da folha de pagamento é extremamente importante. Ela possui um importante papel na relação entre empresa e colaborador, gerando maior transparência nas relações trabalhistas. Além disso, o fato de a empresa ter esse controle auxilia na visão geral do negócio, uma vez que os encargos sociais e os salários afetam diretamente o lucro. 

Portanto, esse trabalho requer muita atenção e precisão do profissional, para evitar possíveis processos trabalhistas.

Agora vamos seguir para aprender mais sobre a folha de pagamento.

Como fazer o cálculo da folha de pagamento

Para calcular a folha de pagamento, o primeiro passo é definir bem o quadro de funcionários e estar sempre atento, tendo total controle das admissões e demissões que ocorrem dentro da organização.

Logo após conferir o cadastro e a classificação, deve-se realizar a exportação de todas as informações referente a jornada de trabalho dos colaboradores do sistema de controle de ponto. Ou seja, todas as informações da folha de ponto dos colaboradores, tais como horas extras, faltas, atrasos, descontos de DSR, adicional noturno entre outros dados. Com essas informações, todos os acréscimos de salários ou descontos são enviados para a folha de pagamento.

Por fim, você deve separar o salário líquido do salário bruto, em cima do qual irá trabalhar com todas essas informações. Muita coisa, não é mesmo? São inúmeros processos que envolvem muitos detalhes e considerações de anotações passadas (como faltas ou horas extra).

Entretanto, esse processo não precisa ser tão trabalhoso. É possível automatizá-lo para agilizar toda essa parte e ainda garantir a segurança da empresa e do colaborador. Reunir tudo isso pode dar muito trabalho sem um sistema de ponto eletrônico como a MarQ. que controla essas informações!

Quais as informações obrigatórias na folha de pagamento 

Conforme visto previamente, toda empresa deve gerar mensalmente a folha de pagamento e disponibilizar uma via para cada um de seus colaboradores. Esse é um documento importante, para esclarecer possíveis dúvidas dos profissionais. Ela deve carregar as seguintes informações:

• Nome do colaborador;
• Cargo, serviço prestado ou função exercida;
• Valor bruto e líquido do salário;
• Quantidade de dias trabalhados;
• Valor de horas extras, adicionais e adiantamentos;
• Descontos (INSS, contribuição sindical, FGTS, VT);
• Parcelas que fazem parte da remuneração;
• Demais parcelas que não fazem parte da remuneração, como diárias, ajuda de custo, entre outros;
• Número de quotas de salário-família que são atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

Além dessas informações, ela também deve conter detalhes referentes ao 13º salário, férias, descontos relativos ao vale-refeição e vale-transporte, se houverem. 

Todas essas informações devem estar na folha de pagamento sem exceção, sob o risco de processos trabalhistas caso haja alguma imprecisão.

Sendo assim, as empresas têm deixado de optar pelo modelo impresso da folha para admitir o modelo de folha de pagamento online, inclusive por sua versatilidade.

Isso porque com ele vem a possibilidade de automatizar os processos para calcular a folha, tirando a sobrecarga do RH. Para saber mais a fundo sobre esses dados, confira abaixo quais são os principais adicionais.

Quais são os adicionais e descontos

Agora vamos ver com mais detalhes quais são os principais adicionais que devem constar na folha de pagamento: 

Horas Extras 

Assim como as faltas e atrasos, as horas extras também fazem parte da folha de pagamento. Vale lembrar que a hora extra é calculada com o acréscimo de 50% da hora normal. Mas o mais importante é que você precisa se lembrar de discriminar na folha de pagamento os valores pagos para cada situação.

Adicional noturno 

O adicional noturno é pago ao empregado que trabalha no período entre as 22 horas de um dia e as 5 horas do dia seguinte. Dessa forma todo funcionário que trabalhar durante esse período tem direito  a receber o adicional noturno e ele deve constar na folha de pagamento.

Horas extras noturnas 

A hora extra noturna se configura quando um colaborador estende sua jornada dentro do período em que o horário noturno começa. Ou seja, qualquer colaborador pode ter hora extra noturna. 

Descanso semanal remunerado (DSR) 

Todo colaborador tem direito a remuneração do Descanso Semanal Remunerado, o qual corresponde a um dia normal de trabalho e isso deve ser discriminado na folha de pagamento. Contudo,  assim como ele tem direito a receber pelo DSR caso ele não cumpra a jornada de trabalho integralmente a empresa poderá descontar o valor do DRS. Nesse caso o desconto deve ser feito e discriminado na folha de pagamento.  

Férias 

O pagamento das férias é um dos itens que deve constar na folha de pagamento. É importante que esteja discriminado os valores que foram destinados a férias dos colaboradores, bem com o valor do ⅓ do salário pago para o mesmo.

Décimo terceiro salário (13º salário) 

O 13º é outro item que deve constar na folha de pagamento. Esse adicional pode ser pago em duas parcelas, sendo a primeira entre os meses de fevereiro a novembro de cada ano e a segunda até 20 de dezembro. Seu valor corresponderá a 1/12 da remuneração devida em dezembro, por mês de serviço, do ano correspondente. As faltas legais e justificadas ao serviço não são deduzidas para fins de cálculo de 13º salário.

Esses são os principais adicionais que devem ir na folha de pagamento. Todavia, eles não param por aí. As novas práticas de gestão de pessoas tem pensado cada vez mais em benefícios para os colaboradores. Isso porque além de flexibilizar o pagamento, essa prática também melhora o desempenho dos profissionais no trabalho.

Os principais descontos que podem aparecer na folha

INSS 

Esse desconto é feito mensalmente sobre o salário do trabalhador e depositado na Previdência Social. Sua função é receber os valores pagos onde futuramente será devolvido ao trabalho por meio da pensão, aposentadoria, ou afastamentos por doença.

Imposto de Renda Pessoa Física (IRRF) 

O Imposto de Renda Retido na Fonte é um desconto compulsório determinado pelo governo federal sobre o rendimento do trabalhador. Todavia, nem todos os trabalhadores possuem esse desconto, já que ele depende do valor do salário do colaborador.

FGTS 

Todas as empresas devem efetuar o depósito do fundo de garantia por tempo de serviço até o dia 7 de cada mês. O valor tem de ser correspondente a 8% da remuneração . O valor do FGTS é uma despesa obrigatória para empresa e não deve ser descontada do funcionário e, embora o FGTS não seja descontado na folha de pagamento, é importante que essa informação esteja discriminada na mesma.

Contribuição Sindical

Esta contribuição normalmente é feita através do desconto mensal ou anual em folha de pagamento, no valor estipulado em convenção coletiva de trabalho. A mensalidade é uma contribuição que o sócio sindicalizado faz, facultativamente, a partir do momento que opta em filiar-se ao sindicato representativo. 

Vale Transporte 

A empresa deve conceder o benefício de vale transporte independente da distância que o funcionário percorre entre sua residência até o local do trabalho. O empregador pode descontar no máximo 6% do salário-base, isso se o valor entregue for maior, caso contrário, deve descontar apenas o valor que será entregue.

Vale Refeição 

Uma das dúvidas mais comuns sobre o tema da folha de pagamento é se a empresa pode descontar algum valor referente à Vale-alimentação ou Vale-refeição a resposta é sim.

Todos esses benefícios podem ou não ser descontados na folha de pagamento.

Faltas e atrasos 

As faltas não justificadas pelos funcionários podem ser descontadas do seu salário, bem como possíveis atrasos. Vale lembrar que esses dias não são utilizados para a dedução da base de cálculo do INSS, IRRF e FGTS.

Esses são os impostos e descontos mais comumente praticados, o que evidencia também a necessidade da sua presença na folha de pagamento. Isso ocorre porque os benefícios legais (como vale-alimentação, transporte e etc.) são descontados do salário do colaborador.

Vantagens da Integração com folha de pagamento

A folha de pagamento está diretamente ligada com a jornada de trabalho dos colaboradores. Todo final de mês, o procedimento é fechar a folha de ponto para depois fechar a folha de pagamento.

É muito difícil que todo mês a folha venha sem nenhuma alteração como faltas, atrasos ou horas extras. Por isso, controlar corretamente essa frequência é de máxima importância, e ter um controle eficiente é mais importante ainda.

A terceirização da folha de pagamento com um software especializado, conta com a segurança de dados em tempo real, maior velocidade nos processos, eficiência, redução de custos, entre outros.

Isso acontece porque o software integra o sistema de ponto online com os sistemas de folha de pagamento. Com a importação de apenas um arquivo no programa, ele faz os descontos da folha de pagamento de forma automática.

O que significa automação de processos? 

Antes de entender o que de fato significa um sistema de folha de pagamento automático, é importante compreender o que significa automação (ou automatização) de processos. 

O termo se refere à transformação de atividades manuais em procedimentos realizados com a ajuda de tecnologia. Com o auxílio de programas, é possível simplificar, otimizar e automatizar diversas tarefas que antes eram feitas manualmente. 

É importante destacar que a automação não substitui profissionais, mas sim facilita o dia a dia deles, de forma que determinadas atividades podem ser feitas com mais agilidade e com menos risco de erros.  

Como fazer o fechamento da folha de pagamento de forma automatizada? 

Automatizar a folha de pagamento é um dos processos simplificados pela tecnologia, assim como diversos outros, de várias áreas de atuação – como marketing, logística, financeiro, vendas etc. 

Com a ajuda de um programa, é possível calcular automaticamente a margem, disponibilizando, ainda, relatórios para consulta da empresa e dos colaboradores, tudo sem precisar da aprovação do RH. 

Isso acontece porque o software integra os sistemas de folha de pagamento com bancos, convênios e outros benefícios oferecidos aos colaboradores. Com a importação de apenas um arquivo no programa, ele faz os descontos da folha de pagamento de forma automática. 

Benefícios em automatizar a folha de pagamento 

A automação da folha de pagamento oferece uma série de benefícios para a empresa e para a equipe de recursos humanos ou do departamento pessoal. Confira: 

Otimização de processos 

Com um software de automação, você consegue realizar todas as atividades no mesmo lugar – da liberação da margem aos descontos em folhas! 

Cálculos automáticos 

Por ser um programa integrado ao sistema de folha de pagamento da sua empresa, os cálculos de margem são realizados de forma automática, assim como os de benefícios. 

Otimização do tempo 

Com a folha de pagamento sendo gerada de forma automática, o tempo para a realização de determinadas atividades é otimizada, de maneira que a equipe pode focar em ações que trarão resultados mais interessantes para o negócio. 

Diminui a possibilidade de erros 

Com um programa realizando as atividades, os erros manuais diminuem, pois os softwares são desenvolvidos para que não cometam desvios. 

Aumento da segurança 

Logo, com a diminuição de erros e a precaução contra fraudes dos sistemas, a segurança na operação aumenta. Além disso, os programas são constantemente atualizados a fim de permanecerem alinhados às leis trabalhistas vigentes. 

Automatize os cálculos e aproveite o tempo livre

Sem dúvidas o processo manual para a geração de folha de pagamento é um dos obstáculos que muitas empresas vivenciam diariamente. Mas a boa notícia é que já é possível se livrar de todos aqueles cálculos e tornar esta tarefa mais prática, ágil e efetiva.

Com o o nosso software de gestão de ponto, tudo isso já uma realidade.

Isto significa que por meio da tecnologia já é possível obter cálculos automatizados de dados, como horas extras e banco de horas, faltas, entre outras informações relevantes.

O melhor de tudo é que a partir do momento em que o software recebe as batidas de ponto, o sistema realiza o tratamento dos dados. Assim, divide automaticamente entre horas trabalhadas, horas extras, banco de horas, férias, afastamentos e demais detalhes. Desse modo, entrega todos os cálculos prontos para o RH.

Gerenciar as informações para fechamento de folha é um desafio, mesmo para quem já é um profissional experiente. Cálculos manuais se tornam exaustivos à medida em que a empresa vai crescendo e aumentando o quadro de colaboradores. Portanto, escolha um sistema integrado, que realize as atribuições burocráticas de forma automatizada.

Assim, a empresa poderá operar com mais inteligência, eliminando os custos adicionais, a falta de segurança e até mesmo a desmotivação de profissionais devido à sobrecarga de trabalho operacional. Então, durante o tempo livre é possível que os gestores pensem em questões estratégicas para o negócio.

Conte com a MarQ. 

Agora que você entende mais sobre o cálculo da planilha de folha de pagamento, sabe que pode contar com a MarQ.

Somos um software de controle de ponto online capaz de automatizar todo o seu processo de registro de ponto!! Sendo assim, o cálculo de horas, adicionais e faltas é automatizado, evitando erros e imprecisões na hora que você for fazer a folha de pagamento.

Além disso, o software conta com diversas funcionalidades, como indicadores e métricas para medir o humor e produtividade de seus colaboradores, relatórios automatizados com métricas da sua equipe e muito mais. Tudo isso, o num app na palma da sua mão.  Entre em contato ainda hoje e faça um teste gratuito de funcionalidades na sua empresa!