O que você pensa quando ouve falar em ponto eletrônico para empresas? Acredita que ele é apenas uma obrigação trabalhista ou enxerga essa ferramenta como um diferencial competitivo na gestão de pessoas?
Independentemente de qual seja a sua opinião, é inegável que esse equipamento é uma das maneiras mais seguras para realizar o registro e controle da jornada de trabalho.
Com ele, os profissionais de Recursos Humanos ou Departamento Pessoal conseguem ter informações em tempo real acerca dos eventos que compõem a relação trabalhista.
Ao longo da história, essa ferramenta passou por diversas transformações, que ajudaram os gestores a conseguir atuar de forma muito mais estratégica e efetiva.
Consequentemente, o ponto eletrônico também revolucionou a estrutura organizacional das empresas, otimizando a gestão de pessoas e tornando esse processo muito mais efetivo.
Apesar dessas mudanças, ainda é muito comum alguns gestores não darem a devida importância ao ponto eletrônico, ou então, terem certas dúvidas a respeito dessa ferramenta.
Se esse é o seu caso, te convidamos a ler este guia completo sobre o ponto eletrônico que nós preparamos. Com ele, você irá entender tudo o que sempre quis saber sobre essa ferramenta, além de compreender como ela é essencial para uma gestão de pessoas mais efetiva em sua empresa.
Sendo assim, separe um tempo de qualidade e venha acompanhar a leitura conosco, pois ela está repleta de informações que serão muito úteis para você!
O que é o ponto eletrônico?
Primeiramente, antes de entendermos melhor tudo o que envolve o ponto eletrônico para empresas, é sempre importante conhecer o que ele é.
Basicamente, a ferramenta é um sistema informatizado, que armazena os horários de trabalho dos colaboradores por meio de um equipamento eletrônico.
A depender de qual seja o aparelho utilizado, essas marcações podem ser feitas via biometria, cartão de ponto, senha ou até mesmo reconhecimento facial.
Todas essas opções possibilitam que os registros de entradas, saídas, pausas, horas extras e demais eventos da jornada de trabalho, sejam armazenados de forma prática e segura, tanto para os colaboradores quanto para a empresa.
Desse modo, independentemente de qual seja o tamanho ou segmento de atuação da organização, é possível realizar um fechamento eficiente da folha de pagamento dos funcionários.
Com isso, além de trazer mais integridade e transparência na relação entre empregador e empregado, o ponto eletrônico otimiza para empresas facilita a gestão da folha de ponto, minimizando erros e assegurando o correto cumprimento da jornada de trabalho de cada colaborador.
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Como funciona o ponto eletrônico?
Com essa definição que trouxemos acima, muitas pessoas podem pensar que o ponto eletrônico se resume apenas a gerenciar os eventos da jornada de trabalho.
Todavia, nosso intuito neste guia é trazer luz a diversas situações que podem parecer meramente subjetivas.
Neste sentido, é essencial você entender como essa ferramenta funciona, pois ela vai muito além do que uma simples obrigação.
O ato de bater ponto engloba diversas nuances, que não se resumem apenas marcar os horários de entradas e saídas dos funcionários.
É por isso que o ponto eletrônico se apresenta como uma solução essencial para um melhor crescimento organizacional.
Por meio desse dispositivo, a empresa consegue ter um controle muito mais efetivo das escalas, jornadas e turnos de trabalho, realocando esforços em melhorias que visem uma gestão realmente eficaz.
Ademais, ter uma cultura que valorize a marcação de ponto assegura que a empresa esteja em dia com as suas devidas obrigações trabalhistas.
Neste contexto, empresas que antes não davam o devido valor a esse procedimento, agora estão buscando ferramentas efetivas para modernizar as operações do seu departamento de RH.
Entretanto, apesar de todas essas possibilidades, não podemos falar sobre ponto eletrônico sem citar a sua validade jurídica.
Sendo assim, é salutar que você esteja ciente ao que determina a legislação trabalhista acerca dessa ferramenta, como veremos no próximo tópico!
O que diz a CLT sobre o ponto eletrônico?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) é a responsável por reger as regras relacionadas à jornada de trabalho.
Entre todas as questões previdenciárias que compõem a relação trabalhista, uma muito presente é em relação à marcação de ponto.
A legislação trabalhista determina que toda empresa que tenha mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, é obrigada a aferir o ponto dos funcionários.
Essa regra é prevista no segundo parágrafo do artigo nº 74 da CLT:
“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).
2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”.
Conforme o presente inciso descreve, o registro de ponto pode ser realizado de três maneiras distintas: manual, mecânica e eletrônica, o que abre a possibilidade da utilização do ponto eletrônico.
Entretanto, existe uma outra legislação que é complementar à CLT, e é a responsável por regulamentar todas as questões que envolvem a gestão de ponto.
Estamos falando da Portaria 671. No próximo tópico, vamos aprofundar melhor o que é essa normativa.
Portaria 671 e ponto eletrônico: qual a relação?
Antes de entendermos os principais pontos chaves relacionados à Portaria 671, é importante contextualizarmos um panorama histórico.
Portaria 1510
As leis que regulamentam o ponto eletrônico já existem há mais de uma década, quando a então Portaria 1510 entrou em vigor, no dia 21 de agosto de 2009.
Sancionada pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), ela foi a responsável por definir regras para a utilização do ponto eletrônico, levando em consideração as determinações previstas na CLT.
Neste sentido, a Portaria 1510 teve como principal intuito, estabelecer critérios para a utilização dos Registradores Eletrônicos de Ponto (REP) e para os Sistemas de Registro de Ponto (SREP), padronizando a marcação de ponto eletrônico para todas as instituições.
Sendo assim, as mudanças trazidas pela legislação passaram a estabelecer que o REP tinha que ser um equipamento devidamente homologado e certificado pelo Instituto Nacional de Metrologia e Tecnologia (INMETRO).
Ademais, a Portaria 1510 também determinava certos critérios técnicos que o REP precisava ter, como a marcação individual de cada funcionário, emitir comprovantes dos registros, ser capaz de armazenar os dados e guardar as informações registradas com segurança.
Contudo, a legislação também definia outras regras para o SREP, que não poderia:
- Restringir o registro de ponto;
- Permitir marcações automáticas;
- Possibilitar que os dados do sistema fossem alterados.
Além disso, o SREP era obrigado a emitir os comprovantes de registro dos colaboradores, assim como conter os horários de entradas, saídas e pausas dos funcionários.
Portaria 373
Todavia, apesar da Portaria 1510 ter sido um marco na regulamentação do ponto eletrônico, foi preciso atualizar algumas situações.
Assim, no dia 25 de fevereiro de 2011, entrou em vigência a Portaria 373 do MTE.
Essa nova legislação passou a permitir que as organizações utilizassem sistemas de ponto online.
Neste sentido, além do REP, as empresas também estavam autorizadas a fazer uso de outros sistemas para gestão da jornada de trabalho.
Entretanto, esses sistemas só poderiam ser utilizados após autorização e Convenção Coletiva ou Acordo Coletivo de Trabalho.
Além do mais, a Portaria 373 havia estabelecido outras regras para a utilização dos sistemas de ponto online. São eles:
- Estar disponível no local de trabalho;
- Identificar tanto o empregador quanto o empregado;
- Garantir o acesso aos dados pelos funcionários;
- Possibilitar a extração dos arquivos eletrônicos e a emissão dos comprovantes de marcação de ponto
Apesar dessas determinações, a legislação também manteve outras regras para a utilização do SREP, que já eram previstas na Portaria 1510.
Assim, esses sistemas não poderiam restringir o registro de ponto, permitir marcações automáticas e possibilitar alterações nos dados e informações do sistema.
Todas essas atualizações propostas pela Portaria 1510 tinham como intuito principal, assegurar a proteção jurídica para as empresas que optassem por utilizar o ponto eletrônico.
Portaria 671
Apesar de todas essas atualizações, o advento da tecnologia passou a exigir novos procedimentos para que a gestão da jornada de trabalho fosse realizada.
Foi aí que a Portaria 671 entrou em cena. Publicada pelo Ministério do Trabalho no dia 08 de novembro de 2021, ela revolucionou o registro de ponto.
Até por conta disso, essa nova legislação ficou conhecida como “Lei do Ponto Eletrônico”.
A Portaria 671 foi desenvolvida para unificar e atualizar muitas questões que faziam parte das Portarias 1510 e 373, que acabaram sendo extintas.
Entretanto, a principal mudança foi em relação à nova classificação dos Registradores Eletrônicos de Ponto (REP).
Agora, existem três novas categorias. São elas:
- Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C);
- Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A);
- Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P).
Nova classificação do ponto eletrônico
A nova legislação passou a permitir o uso do REP-A desde que permitido por meio de convenção ou acordo coletivo de trabalho, assim como a possibilidade da emissão dos comprovantes de marcação ocorrerem de forma impressa ou eletrônica.
Além disso, outra mudança importante foi em relação ao REP-P, que inclui equipamentos como coletores de marcação, armazenamento de registro e programas de tratamento de ponto.
A Portaria 671 também determina que o REP-P pode ser executado em servidor próprio ou ambiente em nuvem, desde que tenha um certificado de registro.
Ademais, o equipamento precisa ser utilizado de forma exclusiva para a marcação da jornada de trabalho, assim como ser capaz de emitir todos os documentos que compõem a relação trabalhista.
Por fim, o REP-P também precisa ser apto a fazer o controle da natureza trabalhista e fiscal referentes aos registros de entrada e saída dos colaboradores do local de trabalho (como é o caso do arquivo AFD).
É de extrema importância conhecer e estar atento ao que diz a Portaria 671, pois ela impacta diretamente o ponto eletrônico nas empresas.
Sendo assim, ela é indispensável para garantir a transparência na condução dos processos organizacionais e proporcionar mais segurança à gestão do RH.
Quais são os tipos de ponto eletrônico permitidos?
Conforme vimos anteriormente, a CLT permite que o controle de ponto seja feito de três formas distintas: manual, mecânica e eletrônica.
Apenas para recapitular, todas essas possibilidades são amparadas pela Portaria 671, responsável por reger as regras para o registro de ponto nas empresas.
Neste sentido, existem três principais tipos de ponto eletrônico disponíveis no mercado.
São eles: ponto com cartão, ponto biométrico e ponto digital. Abaixo, vamos explicar melhor todas as suas características:
Ponto com cartão
O ponto eletrônico com cartão é um dos modelos mais tradicionais que existem, sendo utilizado por muitas empresas brasileiras.
Normalmente, esse tipo de sistema une a tecnologia eletrônica com o uso de crachás ou cartões de uso individual, que podem ser magnéticos, RFID ou com código de barras.
Assim, para que o sistema funcione corretamente, o ponto com cartão pode ser instalado nas portas de acesso à empresa, a fim de que os colaboradores registrem suas marcações de ponto.
Apesar de trazer vantagens, como mais facilidade e praticidade no controle da jornada de trabalho, o ponto com cartão é um sistema vulnerável, pois qualquer pessoa que tenha o cartão, pode registrar o ponto.
Com isso, a empresa pode ter alguns problemas, principalmente no que diz respeito à veracidade das informações e dados da jornada de trabalho.
Ponto biométrico
O ponto biométrico é um sistema de ponto eletrônico muito similar aos relógios de ponto existentes.
Entretanto, para que o equipamento possa gerenciar a jornada de trabalho, ele utiliza características biométricas dos colaboradores, como suas respectivas impressões digitais ou reconhecimento facial.
Neste sentido, a partir do momento em que essas características são registradas no sistema, um perfil único é criado e automaticamente associado a cada colaborador.
Para que a marcação seja feita, basta o funcionário posicionar o dedo no scanner ou alinhar o seu rosto no leitor biométrico, responsável por fazer a leitura das características únicas do profissional.
Feito isso, o próprio sistema de ponto eletrônico faz instantaneamente a verificação das informações biométricas que foram capturadas, registrando automaticamente as marcações de ponto dos funcionários.
Essa segurança trazida pela biometria é a principal vantagem desta ferramenta, pois ajuda a evitar que pessoas indevidas registrem o ponto de outros colaboradores.
Contudo, os custos de aquisição e manutenção desse sistema são mais elevados, o que pode ser um problema, especialmente para as pequenas empresas.
Ponto digital
Por fim, no que diz respeito ao ponto eletrônico, o ponto digital é, atualmente, a tecnologia mais moderna e segura destinada à gestão da jornada de trabalho.
Esse sistema é muito mais intuitivo e confiável, pois ele pode ser instalado em dispositivos móveis, como celulares, tablets ou notebooks.
Graças à automação presente no processo, o ponto eletrônico digital proporciona mais precisão e segurança nos registros de ponto, impedindo que ocorram fraudes ou erros.
Além disso, essa tecnologia facilita o gerenciamento de eventos como, faltas, atrasos, horas extras e banco de horas, centralizando todos esses dados em uma única plataforma, como é o caso da MarQ.
O nosso módulo de gestão de ponto oferece uma série de funcionalidades aos gestores de RH, que conseguem ter acesso em tempo real às informações da jornada de trabalho.
Com isso, é possível reduzir a burocracia existente e otimizar as rotinas de trabalho, aumentando a produtividade empresarial,
Foi o que ocorreu com a Ágil Eireli, que deixou para trás seu antigo software de ponto e abraçou a inovação proporcionada por nossa ferramenta.
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Plataformas de ponto eletrônico
Como você observou no tópico anterior, o avanço da tecnologia proporcionou diversas possibilidades para as empresas registrarem os pontos dos seus funcionários.
Neste sentido, existem diferentes maneiras para que o ato de bater ponto seja feito de forma eficiente.
Assim, os profissionais de RH contam com diversas opções para tornar o setor mais dinâmico e evitar a perda de tempo com retrabalhos.
Hoje, por exemplo, os colaboradores não precisam mais ficar em uma fila esperando a sua vez para que possam registrar a presença.
Afinal, os modelos são muito mais rápidos e permitem mais autonomia para os profissionais no momento das marcações.
Abaixo, listamos duas dessas plataformas de ponto eletrônico. Confira:
Ponto por navegador
Também conhecido como ponto web, o ponto por navegador é uma forma de registrar a jornada de trabalho, geralmente, por meio de um computador.
Neste caso, não é necessário fazer o download de nenhum aplicativo, basta abrir o navegador, fazer o login no sistema e realizar a marcação de ponto.
Essa plataforma ajuda a tornar a gestão de ponto mais veloz e eficaz.
É normal que colaboradores formem filas em torno de um relógio de ponto físico, ainda mais em grandes empresas. Por outro lado, ao adotar o ponto por navegador essa condição é superada.
Ademais, o ponto por navegador está de acordo com as normas da categoria REP-P da Portaria 671, sendo uma modalidade interessante para empresas que têm colaboradores externos ou que trabalham em home office.
Graças a esse dinamismo, o ponto por navegador é uma ferramenta que traz mais agilidade, confiabilidade e segurança aos gestores de RH, que conseguem gerenciar de forma muito mais segura e eficaz a jornada de trabalho de times remotos.
O ponto web é uma das opções de registro que a MarQ. oferece, com liberação via login, senha e IP. Nosso modelo é intuitivo e permite marcações de ponto em poucos segundos.
Ponto eletrônico no celular
O ponto eletrônico no celular é uma forma simples de garantir que os registros sejam efetuados.
Homologada pela Portaria 671, essa ferramenta possibilita que os colaboradores marquem sua jornada de trabalho em poucos cliques.
Além disso, essa forma de marcação de ponto utiliza aplicativos inteligentes e recursos de geolocalização, que garantem mais precisão e segurança nos registros de presença dos colaboradores.
Esses mecanismos ajudam a identificar se os funcionários estão na sede da empresa ou em outro local previamente autorizado para marcar sua jornada de trabalho.
Ademais, as informações dos colaboradores ficam armazenadas de forma criptografada, protegidas com segurança avançada, o que garante a total integridade dos dados e registros.
Graças à sua facilidade de uso e acessibilidade, o ponto eletrônico no celular é a melhor alternativa para as empresas que desejam reduzir a burocracia e ampliar a eficiência na gestão de pessoas.
Por que utilizar ponto eletrônico pelo celular?
Se você leu este guia até aqui, pôde perceber como o registro correto da jornada de trabalho dos funcionários facilita bastante o trabalho da gestão de pessoas em uma empresa.
Consequentemente, essa ferramenta ajuda a minimizar problemas que fazem parte da relação trabalhista, como debates relacionados à horas extras, controle de banco de horas e problemas com processos trabalhistas.
Entretanto, para evitar que isso ocorra e prejudique a credibilidade da empresa, a melhor alternativa pode ser justamente alterar o sistema de marcação de ponto utilizado.
Em um primeiro momento, migrar todas as informações que já existem para um novo tipo de ferramenta, pode parecer um grande trabalho.
Todavia, para as empresas que, eventualmente, já utilizam um relógio de ponto, fazer a migração para o ponto eletrônico online é uma missão mais simples do que parece.
Isso porque, os gestores de RH já estão familiarizados com sistemas para controle de jornada, ao passo que os colaboradores também estão ambientados em bater ponto rotineiramente.
Sendo assim, é tranquilamente possível migrar para um sistema de controle de ponto online, que otimiza a gestão de pessoas e traz uma série de benefícios à empresa.
Abaixo, trouxemos algumas das principais vantagens que o ponto eletrônico pelo celular oferece:
Redução de custos
A redução de custos é uma das grandes virtudes oferecidas pela tecnologia do controle de ponto online.
Essa ferramenta tem como uma das principais características, a possibilidade de funcionar em nuvem, o que elimina a necessidade de investimentos em equipamentos externos, como o relógio de ponto.
Isso é possível pois os colaboradores precisam apenas de um tablet ou celular para registrar os seus pontos.
Além do mais, o ponto eletrônico no celular dispensa a necessidade de manutenção, pois eventuais atualizações ou melhorias ocorrem de forma automática, dentro do próprio sistema.
Assim, além de evitar o desperdício desses recursos financeiros, a empresa também não corre o risco de ficar sem o sistema, o que, inevitavelmente, ocorreria caso a jornada de trabalho fosse controlada com um aparelho REP.
Intuitivo e amigável
Anteriormente, nós já citamos o fato do ponto eletrônico no celular ser uma ferramenta completa de gestão, pois ela centraliza todas as informações da jornada de trabalho em uma mesma plataforma.
Neste sentido, além possibilitar que os funcionários registrem seus pontos em poucos cliques, essa tecnologia também otimiza a gestão do RH, que poderá fazer o fechamento da folha ponto de forma muito mais rápida.
Além disso, com poucos cliques, também é possível organizar turnos e escalas de trabalho, o que é essencial para manter a produtividade das empresas em bons níveis.
Ademais, para além de toda essa praticidade, o ponto eletrônico online também é amigável e intuitivo, permitindo que tanto os gestores quanto os colaboradores, consigam visualizar as informações de forma otimizada e eficiente.
Assim, é possível ter muito mais segurança e transparência na gestão da jornada de trabalho.
Facilita a gestão de horários
Conforme dissemos anteriormente, a Portaria 671 é a responsável por definir as regras relacionadas ao registro de ponto.
Neste sentido, para que uma empresa utilize um equipamento REP, independentemente de qual seja o modelo, também é preciso ter um outro sistema, conhecido como SREP.
Ele é o sistema responsável por tratar as informações da jornada de trabalho, enquanto o REP é apenas o equipamento que registra as marcações dos colaboradores.
Por conta disso, o REP precisa atuar em conjunto com outros sistemas complementares, para tratar os registros de ponto eletrônico, para garantir que os cálculos da jornada de trabalho não apresentem inconstâncias.
Com o ponto eletrônico no celular, esse problema é resolvido, pois os gestores conseguem monitorar em tempo real todos os dados dos registros de ponto efetuados, sem a necessidade de extrair as informações do aparelho.
Além disso, também é possível anexar instantaneamente, de forma prática e ágil documentos como atestados, dispensas e abonos de faltas justificadas.
Como esse procedimento pode ser realizado pelo próprio colaborador, o RH consegue poupar um tempo valioso que seria gasto no fechamento da folha de ponto.
Esse dinamismo é sumariamente importante para agilizar processos e otimizar o trabalho de todos os profissionais da empresa, que poderão focar esforços em realizar atividades estratégicas.
Cálculo automático
Todo profissional de Departamento Pessoal ou Recursos Humanos que trabalha com gestão de pessoas, sabe que o cálculo das horas trabalhadas é um dos processos burocráticos que existem na rotina trabalhista.
Não é incomum ouvirmos casos de empresas que perdem dias realizando o fechamento de ponto dos seus funcionários.
Neste sentido, ter um sistema de ponto eletrônico que facilite essa missão, acaba sendo indispensável.
O registro de ponto online cumpre com essa função pois permite que os cálculos da jornada de trabalho sejam realizados automaticamente.
Isso significa que, no momento em que os colaboradores registram seus pontos, o sistema já contabiliza as horas trabalhadas, mesmo que haja algum evento excepcional, como horas noturnas e sobreaviso, que possuem regras diferentes para serem calculados.
Todas essas praticidades são encontradas no módulo de gestão de ponto da MarQ. que tem inúmeras funcionalidades que ajudam a facilitar o dia a dia das empresas, otimizando custos e reduzindo o fechamento da folha de ponto para menos de um dia.
Fácil acesso às informações
O uso do ponto eletrônico em nuvem tem sido algo cada vez mais corriqueiro na rotina corporativa.
Estes sistemas armazenam informações em servidores oferecidos por empresas que lidam com tecnologia. Assim, entregam grandes vantagens em comparação com softwares instalados nas máquinas físicas.
Além de aumentarem a flexibilidade dos investimentos, essas tecnologias permitem a gestão de qualquer hora ou lugar, o que é fundamental para um monitoramento mais eficiente da jornada de trabalho.
Também, a tecnologia funciona como uma forma de aumentar o potencial competitivo das pequenas empresas, equiparando-as com as grandes instituições.
Além disso, garante mais segurança jurídica ao permitir uma melhor gestão de documentos e dados trabalhistas.
Acesso em tempo real
A tecnologia do ponto eletrônico no celular contribui para que a gestão de pessoas deixe de ser uma responsabilidade exclusiva do RH.
Atualmente, é possível ter acesso a informações em tempo real em qualquer lugar, o que ajuda muito os profissionais do setor. É possível tomar decisões no momento em que as situações acontecem.
Os dados laborais passam a fazer parte do dia a dia dos líderes, trazendo mais autonomia e agilidade, permitindo fazer escolhas assertivas e se antecipar diante de possíveis crises.
Ademais, com as informações organizadas e disponíveis em tempo real, os responsáveis conseguem gerir com mais eficiência seus times.
Dessa forma, cada gerente concilia o perfil dos colaboradores e as estratégias da empresa, o que é fundamental para o crescimento organizacional.
Proteção contra passivos trabalhistas
Os passivos trabalhistas seguem fazendo parte das rotinas corporativas das empresas brasileiras.
Além da má gestão da jornada de trabalho, essas tão temidas situações costumam ocorrer devido à falhas no controle de ponto.
Com o auxílio de ferramentas digitais, as empresas conseguem ter muito mais precisão nas marcações de ponto, sem falar na possibilidade de ter documentos comprobatórios à disposição, nos casos de eventuais disputas trabalhistas.
Ademais, conforme vimos em outro item, a tecnologia presente nesta ferramenta permite que os cálculos da jornada de trabalho ocorram de forma automática e em tempo real.
Dessa maneira, a empresa conseguirá se precaver juridicamente, pois haverá garantia de que seus colaboradores estão sendo remunerados de forma justa e transparente.
Construção de um RH estratégico
Por fim, o ponto eletrônico contribui para a construção de um RH estratégico, pois fornece relatórios ideais e ajuda a integrar as políticas do setor aos objetivos gerais do negócio.
Entretanto, vale frisar, que para que haja essa atuação estratégica, é preciso repensar tudo desde o início.
Neste contexto, é necessário que o RH prepare estratégias de comunicação, capacitação e motivação, para que a empresa atinja os melhores resultados.
Então, com os relatórios proporcionados pelo sistema de ponto, é possível entender o que precisa ser feito.
Aliás, as informações se tornam mais seguras em relação às anotações feitas à mão.
Assim, os profissionais conseguem identificar as situações antes que elas se repitam, facilitando a tomada de decisões.
Neste sentido, a tecnologia é excelente. Existem softwares e aplicativos de ponto eletrônico que auxiliam na avaliação dos horários de chegadas e de saídas.
Os trabalhos podem ser automatizados, evitando que os gestores tenham que avaliar pilhas de documentos de forma manual.
Enfim, é um investimento importante, pensando nas decisões assertivas e na construção de um setor de Recursos Humanos realmente focado em decisões estratégicas.
Como escolher o melhor ponto eletrônico para sua empresa?
Se você chegou até aqui na leitura deste guia, já sabe tudo o que envolve ponto eletrônico, desde a tecnologia embarcada até a legislação vigente.
Como a tecnologia não para de se desenvolver, a tendência é de que, nos próximos anos, os softwares de ponto ganhem ainda mais espaço.
Mas, com todas as informações que você descobriu, pode estar se perguntando: como eu escolho o melhor ponto eletrônico para minha empresa?
Essa não chega a ser uma resposta complexa. Entretanto, é sumariamente importante que você leve em consideração alguns fatores principais.
Com isso, ficará mais fácil para você escolher a ferramenta ideal para o seu negócio.
Abaixo, listamos os itens principais que você deve se atentar:
Avalie as necessidades da empresa
Primeiramente, é fundamental que você enxergue esse investimento como uma ação estratégica.
Neste sentido, não deixe de avaliar e conhecer quais são as reais necessidades da sua empresa.
Qual é o tamanho dela? Quantos colaboradores você tem? São diferentes tipos de escalas e turnos de trabalho? Existem outras filiais? O objetivo é reduzir custos e aumentar a produtividade?
Essas são apenas algumas questões que você deve levar em consideração quando for buscar por um ponto eletrônico eficiente.
Funcionalidades necessárias
Também é importante que você avalie quais são as funcionalidades necessárias que a ferramenta precisa ter para que ela atinja as demandas da sua empresa.
Neste sentido, é indispensável que o sistema de ponto possa ser integrado ao sistema de gestão de pessoas que sua corporação utiliza.
Todavia, também é essencial que a tecnologia apresente relatórios detalhados sobre a quantidade de horas trabalhadas, faltas, atrasos e demais eventos da jornada de trabalho.
Todos esses itens são fundamentais para que a ferramenta consiga cumprir com maestria a sua função principal.
Personalizável e de fácil usabilidade
Outro cuidado que você deve ter ao escolher a ferramenta ideal, é em relação à sua usabilidade, afinal, não basta que ela tenha diversas funcionalidades.
Também é importante que ela seja intuitiva e de fácil utilização, tanto para os gestores quanto para os colaboradores.
Desse modo, verifique se o ponto eletrônico oferece diferentes métodos de registro, como biometria, senhas, cartões de proximidade e reconhecimento facial, por exemplo.
Essa personalização é crucial para que a empresa consiga usufruir de todas as praticidades oferecidas, além de atingir os resultados esperados.
Segurança
Contudo, não basta apenas o ponto eletrônico ter diversas funcionalidades e ser personalizável. A solução escolhida precisa ser capaz de garantir a segurança dos dados dos colaboradores.
Isso implica não somente seguir as determinações da CLT e da Portaria 671, mas também, no que diz respeito à Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD).
Essa legislação tem como principal intuito, estabelecer regras sobre coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais.
A sua finalidade é assegurar mais transparência na relação entre a pessoa titular dos dados e pessoas físicas e jurídicas que desejam utilizá-los.
Por isso, é essencial que o sistema de ponto eletrônico consiga garantir a privacidade e integridade das informações tanto da jornada de trabalho, quanto dos dados pessoais.
Reputação do fornecedor
Esse é um item fundamental para você levar em consideração quando for escolher essa ferramenta de gestão de pessoas.
Procure informações com outras empresas e leve em conta as opiniões sobre como a fabricante é avaliada em fóruns de tecnologia.
Assim, você conseguirá avaliar a qualidade do suporte oferecido pelo fornecedor, o que é essencial para garantir que a ferramenta é, de fato, uma ótima opção para sua empresa.
Teste o sistema
Finalmente, mas não menos importante: não hesite em solicitar e testar o sistema de ponto eletrônico escolhido.
Isso é fundamental para avaliar se a ferramenta atende às suas expectativas. Se possível, utilize esse período de teste para ver, na prática, a eficácia do sistema.
Ao seguir essa lista de cuidados que trouxemos, você terá condições de comparar diferentes opções de sistemas de ponto eletrônico e escolher o que melhor se adequa às demandas da sua empresa.
Conclusão
Em suma, após finalizar a leitura deste guia, você conseguiu entender melhor tudo o que envolve o ponto eletrônico.
Este guia teve como principal intuito, ajudar os gestores e demais profissionais de RH e DP a tirarem suas dúvidas acerca dessa ferramenta, que é indispensável para uma gestão de pessoas mais eficiente.
O gerenciamento da jornada de trabalho é salutar para que a empresa consiga realizar seus processos de forma íntegra, justa e transparente.
Portanto, não deixe de considerar utilizar essa tecnologia e automatizar as rotinas da sua jornada de trabalho. Pode ter certeza que a sua empresa só tem a ganhar ao decidir se abraçar e utilizar a tecnologia ao seu favor!
Conheça o ponto eletrônico da MarQ.
Isto posto, agora que você já conseguiu compreender melhor tudo o que precisava saber sobre o ponto eletrônico, já sabe o que é preciso levar em conta para escolher aquele que mais se adequa às necessidades da sua empresa.
Por isso, se você busca por um controle de horas eficiente e que proporciona todos os diferenciais e funcionalidades já citadas, te convidamos a conhecer a MarQ.
A nossa solução permite que o seu RH monitore, em tempo real, as marcações de ponto dos colaboradores, com acessos instantâneos a diversos relatórios personalizados.
O módulo de ponto eletrônico da MarQ. é o primeiro do Brasil a aliar registro de ponto e gestão de benefícios em uma mesma plataforma.
Com pesquisas e desenvolvimento, o nosso DNA inovador já devolveu mais de 2 milhões de horas ao RH de mais de 3.000 empresas brasileiras, que agora, podem focar no que realmente importa: cuidar de pessoas!
Ademais, nossa solução conta com diversas aplicações pensadas para facilitar a gestão de jornada dos colaboradores, além de automatizar a rotina do RH.
Enfim, nosso sistema de ponto eletrônico foi pensado para simplificar os processos organizacionais de empresas de todos os portes e segmentos, além de garantir uma gestão muito mais prática, ágil e eficiente da jornada de trabalho.
Por isso, não perca a chance de maximizar o potencial estratégico da sua empresa. Clique aqui ou no banner abaixo, solicite agora mesmo seu teste grátis de 7 dias e utilize nossa ferramenta sem custo algum!
