Durante a pandemia da Covid-19, assim como vários setores, o Departamento de Recursos Humanos trouxe muitos dos seus processos para o mundo digital. Essa foi uma forma de evitar contato entre os colaboradores e também de melhorar a eficiência das atividades propostas.
Quando pensamos no registro de ponto, o novo padrão tecnológico permaneceu o mesmo. Muitas empresas deixaram de registrar o ponto biométrico e adotaram o controle de ponto eletrônico. Além desse método ser mais econômico, traz consigo outras funcionalidades, como a assinatura digital do espelho ponto.
O que é assinatura digital do espelho ponto?
Ao final do mês, as empresas precisam que os colaboradores assinem o espelho ponto. Apesar desse processo não ser obrigatório, é recomendado para que ambas as partes possam se proteger perante a justiça. Para isso, o Departamento de Recursos Humanos precisa coletar a assinatura de cada funcionário.
Até o momento, o mais comum era fazer isso de forma manual. Ou seja, com o espelho ponto impresso e uma caneta para colher a assinatura. No “novo normal”, os sistemas aderiram a assinatura eletrônica. Ou seja, o colaborador recebe uma notificação que avisa a necessidade da assinatura digital do espelho ponto.
Como fazer a assinatura digital do espelho ponto?
Depois da empresa habilitar a assinatura eletrônica, o processo fica bem simples. Quando o Departamento de Recursos Humanos precisar que o funcionário assine o espelho ponto, é só solicitar o envio. O colaborador vai receber uma notificação para fazer a assinatura digital, por meio do seu aplicativo de ponto eletrônico.
Quais são os benefícios da assinatura digital do espelho ponto?
Lembre-se que a assinatura eletrônica é uma forma de assegurar que o colaborador está ciente e concorda com as informações contidas no espelho ponto. Portanto, é acima de tudo uma segurança para a empresa. Abandonar o processo manual para o tecnológico traz grandes benefícios, confira quais são:
Economia de tempo
Em um cenário que cada minuto importa para que o dia seja bem aproveitado, a economia de tempo deve ser levada em conta. Pense que, até então, o responsável pelo Recursos Humanos tinha que passar em cada setor da empresa, colher as assinaturas e depois fazer a conferência de todo o processo.
Hoje, em poucos minutos, esse profissional consegue enviar a solicitação individual. Além de evitar possíveis esquecimentos, consegue conferir se todos assinaram de forma bem mais simples. Por fim, possíveis contestações podem ser feitas de forma digital e com a solução bem mais rápida, como com o anexo de algum atestado.
Facilidade para o Home Office
Com a pandemia do Coronavírus, o home office tornou-se mais comum nas empresas. Com a assinatura digital do espelho ponto, o gestor de Recursos Humanos não precisa mais encontrar-se com o colaborador para colher a assinatura. Ou seja, evita qualquer tipo de contato que possa ser contagioso.
Economia de recursos
Apesar de ser ignorado dentro dos departamentos, o custo da papelada impressa é alto, e a assinatura digital é uma forma de diminuir esse gasto. Além da empresa economizar com a impressão, no caso do home office, evita a necessidade do uso do motoboy para encaminhar a documentação para os funcionários.
Segurança de dados
Uma das premissas do Departamento de Recursos Humanos é a organização, mas ela pode ser facilmente comprometida com o acúmulo de documentos impressos. Por isso, uma das facilidades da assinatura digital do espelho ponto é o armazenamento das informações de forma segura e totalmente online.
Como aderir a assinatura digital do espelho ponto?
Escolha um sistema que ofereça mais do que apenas a assinatura eletrônica. Sabemos que manter o Departamento de Recursos Humanos atualizado é importante, mas opte por empresas que possam te oferecer mais do que apenas uma funcionalidade, podendo economizar mais tempo com menos dinheiro.
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