Em muitas empresas, existe a percepção de que as pessoas são o principal ativo da empresa, ou seja, a engrenagem fundamental para qualquer negócio funcionar. Por isso, existe o cuidado e o sistema de gestão de pessoas. Os Recursos Humanos de uma corporação são, em boa parte, a alma do negócio.

Por isso, neste conteúdo vamos falar sobre o gerenciamento dos colaboradores, a sua importância, suas funções e de que maneiras um sistema de gestão de pessoas auxilia a empresa a turbinar resultados e se tornar cada vez mais relevante no mercado. Convidamos você a acompanhar conosco! 

 

O que é gestão de pessoas?

A gestão de pessoas é, basicamente, o gerenciamento de tudo o que se relaciona com os Recursos Humanos de uma organização. Ou seja: salários, treinamentos, questões burocráticas, férias, documentos, aquisição, seleção, demissão, entre tantas outras esferas relacionadas aos colaboradores de uma empresa.

A gestão de pessoas fica sob os cuidados do Departamento de Pessoal, também chamado de RH. São profissionais especializados em cuidar das pessoas da empresa sob todos os aspectos. Além de agir para que os colaboradores atuem em conformidade com a lei e com o melhor desempenho possível, o RH também age para que os trabalhadores da empresa tenham condições dignas de trabalho.

Um dos pontos fundamentais da gestão de pessoas é a gestão de ponto. Ou seja, o controle do horário em que os colaboradores começam e terminam seu trabalho. Falaremos mais especificamente sobre este aspecto em tópicos posteriores.

Quais as principais funções da gestão de pessoas?

As funções da gestão de pessoas são diversas e extremamente importantes. No geral, elas são, principalmente, as seguintes:

• Recrutamento e seleção de novos colaboradores: o trabalho da gestão de pessoas começa antes mesmo do funcionário entrar na empresa. É o RH que cuida do recrutamento, da seleção e da admissão de colaboradores;
• Treinamento e desenvolvimento de equipes: junto às lideranças das equipes, o RH elabora e aplica treinamentos e dinâmicas que têm o objetivo de desenvolver e alinhar o trabalho dos times da empresa;
• Avaliação de desempenho: cabe também à gestão de pessoal fazer avaliações contínuas e periódicas de desempenho em todos os colaboradores – incluindo eles mesmos e líderes da empresa;
• Gestão de benefícios e remuneração: o pagamento de benefícios e remuneração, algo fundamental dentro de qualquer empresa, também passa pelas mãos da gestão de pessoas, em trabalho conjunto com o time financeiro;
• Promoção do bem-estar no ambiente de trabalho: a gestão de pessoas também cria uma ponte entre colaboradores e empresa para ouvir demandas e promover bem-estar e melhorias nas condições de trabalho dos colaboradores;
• Resolução de conflitos envolvendo os colaboradores: conflitos internos envolvendo funcionários das empresa podem sempre acontecer. A gestão de pessoas também é responsável por mediar e resolver estes impasses;
• Garantir que a empresa cumpra as leis trabalhistas: empresa legal se protege de processos trabalhistas e atua de forma justa com os empregados. O RH também cuida disso;
• Cuidar das pessoas – o mais importante: por fim, cuidar das pessoas como um todo. Uma equipe de RH não pode apenas tratar de burocracias, mas sim, ser o braço humano da empresa.

E o que é um sistema de gestão de pessoas?

O sistema de gestão de pessoas é um software utilizado pelas equipes de Recursos Humanos para otimizar e gerenciar as atividades da gestão da jornada dos colaboradores.

É uma solução indispensável para empresas de grande, médio e pequeno porte. Porém, hoje em dia, mesmo em uma empresa com poucos colaboradores, o sistema de gestão de pessoas pode trazer grandes benefícios.

Há inúmeras possibilidades de ação para um sistema de gestão de pessoas. O sistema armazena dados dos colaboradores, permite controle de ponto, ajuda em trâmites burocráticos, possibilita avaliações de desempenho e feedbacks, economizando horas de trabalho dos profissionais de RH e tornando sua atuação mais assertiva. 

Qual o objetivo do sistema de gestão de pessoas?

O sistema de gestão de pessoas, que também é chamado de sistema de gestão de RH, tem como objetivo, coordenar e gerenciar os colaboradores da organização, a fim de alcançar as metas e os objetivos da companhia com eficiência e eficácia. Veja a seguir algumas das metas deste software:

• Recrutamento e Seleção: fazer triagem, identificar, admitir e fazer os processos de contratação dos novos colaboradores, de acordo com as necessidades da corporação;
• Desenvolvimento dos colaboradores: estimular o desenvolvimento pessoal e profissional dos funcionários com treinamentos, capacitações e outros programas de evolução;
• Gestão e avaliação de desempenho: o sistema de gestão de pessoas também é utilizado para avaliar a performance dos colaboradores, usando métricas padronizadas, definidas pela gestão, e features de feedbacks otimizados;
• Planejamento para o RH estratégico: usado para alinhar estratégias de RH aos objetivos estratégicos da corporação, promovendo o sucesso a curto, médio e principalmente longo prazo;
• Remuneração e benefícios: é o ‘núcleo duro’ do sistema de gestão de pessoas, administrar os pagamentos de remuneração, salários e benefícios;
• Promoção da cultura organizacional: os sistemas de gestão de pessoas também tem o efeito direto e indireto de promover uma cultura organizacional de união, trabalho com propósito e comprometimento dos colaboradores;
• Gestão de relações e conflitos internos: um sistema de gestão também objetiva tornar as relações entre colaboradores mais claras e justas, evitando e solucionando conflitos.

Por que utilizar um sistema de gestão de pessoas?

O sistema de gestão de pessoas é um aliado fundamental para qualquer empresa crescer e se manter relevante e bem-sucedida. Veja a seguir alguns dos principais benefícios que este software traz para o seu negócio:

1. Centralização e Organização: a centralização dos dados facilita a organização do RH e otimiza o trabalho de gestão, acesso e utilização das informações para os fins necessários. É ganho de tempo para a empresa e o RH;
2. Melhoria da Comunicação e Engajamento: sistemas de gestão de pessoas facilitam a comunicação efetiva dentro das empresas e um compartilhamento otimizado de informações entre os públicos interessados;
3. Otimização de Processos e Redução de Erros: diversos erros acontecem quando o RH não tem total controle sobre a gestão de pessoas e isso causa prejuízos a empresa. Um bom sistema de gestão de pessoas evita falhas de cálculo na folha de pagamento, atrasos, monitoramento insuficiente de performance e atividades repetitivas manuais;
4. Análise de Dados e Tomada de Decisão Embasada: as melhores decisões que uma empresa pode tomar são baseadas em dados. O sistema de gestão de pessoas reúne as informações e traz insights que possibilitam a tomada de decisões estratégicas com melhores fundamentos;
5. Redução de Rotatividade e Retenção de Talentos: o sistema de gestão de pessoas também ajuda a reduzir a rotatividade por atuar diretamente desde o recrutamento e a seleção, auxiliando na contratação do colaborador mais adequado. As melhorias proporcionadas na rotina de trabalho reduzem o interesse dos talentos em deixar a empresa. 

Erros e falhas que podem ser resolvidos com um sistema de gestão de pessoas

Agora que você já viu os benefícios que o sistema de gestão de pessoas traz à empresa, vale também entender os tipos de erros que esta solução pode prevenir no seu negócio, evitando prejuízos:

1. Ineficiências em Processos Manuais: primeiramente, processos feitos de forma manual têm altas chances de erros e falhas, muitas vezes causadas por desatenção de quem executa a tarefa. O sistema de gestão de pessoas automatiza os processos com parâmetros e padrões definidos pela gestão;
2. Falhas na Comunicação e Feedback: sem um sistema próprio, feedbacks e comunicações podem ser feitas de maneira com pouco controle e monitoramento por parte da empresa. Aqui, o empreendimento consegue ter mais assertividade em uma comunicação efetiva;
3. Dificuldades na Análise de Dados e Tomada de Decisão: ao usar apenas ferramentas manuais ou sistemas descentralizados, a empresa tem pouco controle sobre seus próprios dados. O sistema de gestão de pessoas evita falhas causadas por esta limitação.

Quais os benefícios de utilizar um sistema de gestão de pessoas?

Além do mencionado anteriormente, outras vantagens de utilizar um sistema de gestão de pessoas incluem:

1- Acelera e dinamiza processos: em primeiro lugar, a centralização dos dados e a padronização das informações de maneira automatizada acelera de dinamiza os processos em todas as etapas da jornada do colaborador e a gestão do RH;

2- Qualifica a gestão de RH: em segundo lugar, utilizar um sistema de gestão de pessoas é fundamental para uma gestão de RH profissional, qualificada e de excelência;

3- Favorece o desenvolvimento de talentos: os ganhos de produtividade, remuneração, comunicação, feedbacks e cultura proporcionada pelo sistema de gestão de pessoas melhoram a percepção dos colaboradores e proporciona um ambiente de desenvolvimento e retenção de talentos;

4- Otimiza a comunicação interna: comunicação interna feita de maneira eficaz, padronizada, unificada e ágil. Por isso, tudo o que um empreendimento precisa para ter um bom desempenho e evoluir seus colaboradores;

5- Contribui para o aumento da produtividade: salários em dia, contratações ágeis, dados padronizados, benefícios flexíveis e transparência na gestão. Isto é, fatores do RH proporcionados pelo sistema de gestão de pessoas que impactam diretamente e positivamente na produtividade da empresa. 

6- Diminui os custos: ademais, o investimento em um sistema de gestão de pessoas diminui custos para as empresas a medida que evita falhas que ocasionam pagamentos injustos e passivos trabalhistas que prejudicam o orçamento do negócio. 

Como escolher um sistema de gestão de pessoas eficiente?

Primeiramente, há diversos sistemas de gestão de pessoas disponíveis no mercado. No entanto, nem todos poderão atender às necessidades de sua empresa. Por isso, veja a seguir sugestões de como escolher o melhor para o seu negócio:

• Avalie as Necessidades Específicas da Empresa: toda empresa tem necessidades próprias e especificidades que precisam ser levadas em conta. Logo, pense nisso ao contratar uma solução de RH, pensando em desafios presentes e futuros;
• Compatibilidade e Integração: a sua empresa provavelmente já utiliza outros sistemas, como CRM, CRP e outros. Portanto, verifique as possibilidades de compatibilidade e integração entre os softwares.
• Facilidade de Uso e Acessibilidade: um bom sistema de gestão de RH precisa ser fácil de usar e acessível para todos os usuários, mesmo aqueles que não possuem total domínio de tecnologias. Assim, é melhor testar a solução antes de contratar;
• Suporte e Atendimento ao Cliente: em casos de situações envolvendo o sistema, a sua empresa precisa de suporte imediato e atendimento eficaz. Outro fator a considerar;
• Segurança e Proteção de Dados: os dados dos seus colaboradores não podem ser roubados ou violados. Por isso, contrate uma solução homologada e com robusta segurança de dados;
• Customização e Flexibilidade: também porque empresas são diferentes, é fundamental que o sistema possa ser customizado para as suas necessidades;
• Custo-Benefício: sistema de gestão de pessoas é um investimento. Porém, os valores precisam ser colocados na ponta do lápis. O retorno sobre o investimento precisa valer a pena;
• Reputação do Fornecedor: prefira contratar de empresas com expertise, experiência e que sejam bem avaliadas pelos clientes anteriores. Na MarQ., você conta com tudo isso! 

A MarQ. também ajuda você na sua gestão de pessoas!

A MarQ. oferece uma solução completa para gestão de ponto e muitas outras funcionalidades fundamentais e indispensáveis para o RH. Confira na sequência algumas de nossas features que agregam valor para a sua gestão de pessoas!

Módulo Departamento Pessoal

O Departamento Pessoal da MarQ. oferece um conjunto abrangente de funcionalidades projetadas para otimizar e digitalizar as tarefas diárias do setor de Recursos Humanos. Veja a seguir alguns detalhes sobre a funcionalidade do módulo:

Gestão de Documentos

A MarQ. simplifica o armazenamento e organização de documentos dos funcionários, proporcionando um ambiente online para sua gestão.

• Redução de papel e arquivos físicos, migrando para um sistema de armazenamento em nuvem acessível 24 horas por dia;
• Facilidade na solicitação de documentos pelos funcionários através do aplicativo.

Assinatura Digital

Oferecemos a praticidade da assinatura digital de documentos, agilizando e simplificando o processo para os funcionários, incluindo aqueles em equipes remotas.

• Assinatura rápida de documentos pelo aplicativo, garantindo validade jurídica;
• Suporte para equipes que operam remotamente, permitindo a assinatura de documentos de qualquer lugar.

Solicitações de Reembolso

Os colaboradores podem requisitar reembolsos de despesas de forma direta pelo aplicativo, anexando até 4 comprovantes na mesma solicitação.

• Aprovação de solicitações pelo Gestor ou Administrador;
• Configuração de políticas de reembolso e a opção de pagamento via cartão de Benefícios.

Chat com o Gestor ou RH

Estabeleça um canal de comunicação direto entre a gestão e os funcionários, centralizando as conversas em um só lugar.

• Unificação da comunicação em um sistema de gerenciamento;
• Possibilidade dos funcionários enviarem mensagens via aplicativo ou sistema web.

Módulo Produtividade

Para aprimorar o clima organizacional e maximizar a produtividade dos colaboradores, a MarQ. oferece funcionalidades adicionais:

Feedbacks

Possibilidade de enviar e receber feedbacks entre colegas e gestores, permitindo a avaliação de competências personalizadas.

• Personalização de quem pode enviar feedback;
• Solicitação ativa de feedbacks e definição de competências para avaliação.

Check-in

Além do registro de ponto, os funcionários podem registrar sua localização para controle de trabalhos externos.

• Definição de locais para check-ins, acompanhamento do tempo em cada local e registro em locais não pré-definidos.

Termômetro de Humor

Receba feedback diário sobre o humor dos funcionários para promover um ambiente saudável e acolhedor na empresa.

• Avaliação em 5 níveis de humor, integrada ao registro de ponto;
• Geração de relatórios para acompanhar as respostas recebidas.

Módulo Relatórios

Além disso, obtenha uma visão holística da gestão de pessoas com relatórios completos e personalizados, com a flexibilidade de visualização em tela ou exportação para Excel ou PDF:

Fechamento de Ponto

Uma funcionalidade simplificada para o gerenciamento de ponto, permitindo ajustes, quitação de saldos e geração de espelhos, tudo em uma única tela;

• Facilidade para quitar banco de horas e correção de ocorrências antes da geração do espelho;
• Estímulo à equipe para manter a gestão de ponto atualizada.

Relatórios de Ponto

Mais de 15 tipos de relatórios personalizados para controle de ponto, desde horas trabalhadas até ausências, disponíveis em formatos PDF ou Excel.

• Variedade de relatórios, incluindo horas trabalhadas, ajustes, ausências, entre outros;
• Facilidade na exportação para diferentes formatos de relatórios.

Espelho Ponto Personalizado

Gere e envie espelhos de ponto com as informações necessárias para sua empresa em poucos segundos.

• Modelos de espelho simples, detalhado ou personalizado para atender às necessidades específicas;
• Agilidade no envio do espelho para os funcionários.

Exportação de Arquivos

Capacidade de exportar arquivos para Excel, PDF ou integração com outros sistemas compatíveis, oferecendo flexibilidade nos formatos de dados.

• Suporte para arquivos AFD/AFDT, Sankhya, Alterdata, entre outros.

Conclusão

Em resumo, um sistema de gestão de pessoas é um dos melhores aliados que a sua empresa pode ter para performar melhor, contratar, reter e desenvolver uma equipe de excelência!

Os Recursos Humanos da sua empresa fazem diferença na operação e nos resultados do negócio. Por isso, todo investimento no setor vale a pena! 

Por fim, neste conteúdo você entendeu mais sobre gestão de pessoas e como um software especializado ajuda a sua empresa a crescer. Você pode ter tudo isso e testar as nossas soluções gratuitamente por sete dias!