Já faz parte do dia a dia das empresas realizar o controle de ponto dos colaboradores. Seja para cumprir a legislação trabalhista que determina a necessidade de marcação de ponto ou para estabelecer um controle mais eficaz da jornada de trabalho, o registro de ponto pode trazer uma série de vantagens tanto para a organização quanto para os funcionários. Uma forma de acompanhar os horários dos colaboradores, que vêm sendo muito adotada por empresas, é o controle de ponto online.

Pensando em solucionar essas dúvidas, a MarQ. elaborou esse artigo com as principais informações que você precisa saber sobre esse sistema para o dia a dia da sua empresa, principalmente no que diz respeito às melhores e mais modernas ferramentas para realizar esse controle, como, por exemplo, os sistemas de controle de ponto online.

Como pode ser feito o controle de ponto?

Primeiramente, há diversas maneiras através das quais uma empresa pode fazer o controle de ponto de seus colaboradores. Ainda é muito comum que as organizações utilizem Registradores de Ponto Eletrônico (REP) ou até mesmo uma planilha de controle de ponto.

No entanto, apesar de comuns, tais soluções tendem a ser cada vez mais falhas, pois além de não evitarem fraudes no momento da marcação do ponto, permitem que muitos erros sejam cometidos. Além disso, os preços para aquisição de um REP tendem a ser muito altos, o que acaba sendo uma desvantagem ou até mesmo inviável para muitos negócios.

Uma alternativa que está sendo cada vez mais adotada por várias empresas é utilizar o controle de ponto online, que é um método de registro de ponto que permite que as marcações sejam feitas por um dispositivo que se conecte à internet, como celular, computador, ou tablet, dispensando, assim, relógios de ponto biométricos e outras soluções ineficientes.

Assim, os principais motivos para muitas empresas adotarem o controle de ponto online, resumidamente, são:

• Economia de dinheiro (principalmente para pequenas equipes);
• Controle de funcionários externos (como uma equipe de vendas, por exemplo);
• Praticidade de uso (afinal, basta que a empresa tenha um dispositivo com acesso à internet para o ponto virtual funcionar).

Controle de ponto online e transformação digital

A transformação digital é um período de transição que afeta todos os tipos de empresa e já está em curso há algum tempo. O controle de ponto online é apenas um dos seus produtos, já que surgiu na necessidade da empresa ser mais eficiente com o uso de tecnologia em todos os seus processos. Em suma, é uma fase de adaptação digital das empresas para se tornarem ainda mais produtivas e competitivas.

Realizar o controle de ponto online, desta forma, coloca a empresa em outro nível, trazendo um controle mais integral, com informações em tempo real, para todos os tipos de relações de trabalho.

Como funciona?

O controle de ponto online é uma tecnologia que, na prática, permite fazer a marcação de ponto digitalmente, ou seja, por meio do acesso à web via computador, tablet ou celular. Neste último caso, o registro de entrada e saída dos colaboradores é feito através de um aplicativo instalado no smartphone, por exemplo.

Sendo assim, essa marcação pode ser feita de duas formas: apenas com a batida de ponto online, sem biometria ou outra forma de segurança, e pelo reconhecimento facial do profissional.

O reconhecimento facial é feito com base em fotos do colaborador armazenadas no software de controle de ponto. Dessa maneira, é impossível que outra pessoa realize o registro, inviabilizando as fraudes que costumam acontecer quando a empresa usa crachás com leitor ou outros métodos menos informatizados.

Com o ponto online, equipamentos físicos não são necessários

Como você deve ter percebido no tópico anterior, o uso de um sistema de ponto online dispensa a necessidade da instalação de aparelhos que requerem manutenção, se assim a empresa quiser.

Cada pessoa possui uma credencial única com o seu celular, ou seja, é impossível falsificar ou duplicar uma marcação de ponto. Além disso, a velha desculpa de ter esquecido o crachá em casa deixa de existir, tornando seu controle de presença ainda mais eficaz.

Por fim, a seguir, falaremos de mais vantagens sobre a adoção do método.

Vantagens do software de controle de ponto online

Como mencionamos acima, o controle de ponto online é, hoje, uma das soluções mais completas, eficientes e com preço justo no mercado.

Além disso, esse modelo de registro otimiza o trabalho das equipes e, também, o acesso à informação por parte dos profissionais.

Confira, abaixo, outros benefícios de utilizar esta ferramenta:

Custo

Este tipo de sistema não precisa de grandes servidores: tudo é feito por meio de uma plataforma online. Ele também requer menos tempo dos profissionais de RH na sua administração, por ser automatizado, podendo ser implementado de maneira simples.

Segurança

Uma das principais vantagens do software é a veracidade dos dados. Tanto o empregador como seus funcionários contam com uma fonte confiável de informações, caso precisem revisar alguma marcação de ponto, ou até mesmo, comprovar algo em ações judiciais.

Totalmente dentro da lei

Soluções digitais vêm ganhando mais espaço no mercado por estarem totalmente em conformidade com a legislação do controle de ponto. Isso confere segurança jurídica às empresas e facilita a comprovação do total de horas trabalhadas pelos colaboradores de forma simples e eficaz.

Escalabilidade do controle de ponto online

Ao adotar esse sistema de ponto como forma de registrar a rotina dos seus colaboradores, é possível expandir rapidamente a sua equipe. Em apenas alguns minutos você faz o cadastro de novos funcionários e eles já ficam aptos a realizar o registro de ponto online.

Informações facilitadas a qualquer hora

O registro online pode ser feito por meio de aplicativo ou web. Dessa forma, gestor e trabalhador podem acompanhar a sua rotina de qualquer lugar. Existe também a opção de emitir lembretes e alertas para os colaboradores respeitarem os horários de suas jornadas.

Assim, esse controle online deixa as pessoas mais bem informadas e com uma maior consciência do andamento da sua rotina na empresa.

Acesso restrito ao sistema

As ferramentas de controle de ponto online, como a da MarQ., contam com diferentes níveis de acesso. Isso significa que a empresa que utiliza a solução tem a opção de limitar as ações que os colaboradores podem realizar, bem como as informações que cada um pode visualizar.

Dessa forma, é possível fazer com que o acesso ao histórico de registro de ponto, as informações do banco de horas e outros dados sensíveis seja restrito ao gestor de RH e outras lideranças definidas pela empresa.

Assim, os demais colaboradores têm acesso somente às funcionalidades que precisam para fazer suas marcações e conferi-las, tornando a solução mais segura.

Menos Burocracia

Controles de ponto tradicionais podem ser burocráticos e envolver uma série de etapas que desperdiçam o tempo do RH. Com um sistema online de gestão de ponto, a burocracia e as tarefas repetitivas ficam por conta dos algoritmos. Aos humanos, sobram mais horas para ações estratégicas.

Fácil utilização

Outro ponto extremamente positivo do sistema de gestão de ponto online, é que o software é feito totalmente com base na experiência do usuário – seja o gestor de RH, seja o colaborador. Desta forma, usuários com diferentes níveis de familiaridade com sistemas digitais também poderão usar a plataforma.

Gestão

A análise dos dados gerados pelo controle fica muito mais simplificada com a utilização do ponto digital, já que todas as informações são processadas em tempo real no sistema. Dessa forma, vêm organizadas e facilmente acessíveis.

Empresa mais estratégica

A adoção de uma ferramenta como o sistema de ponto digital favorece o RH estratégico, uma vez que sua equipe se livra de atividades burocráticas e passa a se concentrar em desenvolver estratégias de retenção de talentos e desenvolvimento de pessoas.

O que a Portaria 671 fala sobre o controle de ponto online?

De acordo com o parágrafo segundo da Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e com as alterações feitas após a aprovação da MP da Liberdade Econômica, o controle de ponto é obrigatório para empresas que tenham um número maior ou igual a 20 colaboradores em seu quadro de funcionários.

No entanto, desde 2011, a edição da Portaria 373 do MTE, permitiu o controle de ponto online nas empresas, possibilitando que cada empresa adote o método que preferir para realizar o controle de ponto de seus colaboradores, desde que este esteja de acordo com a convenção coletiva de trabalho.

Todas essas situações foram corroboradas após a implantação da Portaria 671, em novembro de 2021. A legislação alterou a classificação dos REPs, permitindo às empresas, uma maior liberdade na hora de fazer o controle de frequência, com tecnologias de mais flexibilidade e que atendem aos interesses específicos de empresas e colaboradores.

Essa medida permitiu que muitas empresas, principalmente as pequenas e médias, facilitem seus processos e economizem com sistemas de controle de ponto, pois o controle de ponto online não é apenas mais barato que um relógio de ponto tradicionais, mas também economiza tempo no dia a dia dos responsáveis pelo acompanhamento desse processo.

Controle de Ponto Digital 

Você pôde conhecer um pouco mais sobre as vantagens do controle de ponto digital. Como visto, investir em controle de ponto eletrônico é ter mais informações sobre as entradas e saídas, bem, como as horas cumpridas de trabalho.

É uma forma de alinhar a sua empresas às novas dinâmicas exigidas pela transformação digital – um fenômeno que ocorre em todo o mundo e determinará o mercado nacional. É um sistema prático e intuitivo, sem a exigência de grande capacitação dos seus colaboradores e que garante resultados em todos os pontos do processo.

A solução da MarQ. é uma plataforma inteligente de controle e marcação de ponto com diversas funcionalidades para apoiar nas marcações de horários da rotina de trabalho e serve para todos os tipos de colaboradores da sua empresa.

Você pode adquirir o serviço na medida da sua necessidade, conforme a quantidade de colaboradores que possui. É possível expandir o seu plano gradualmente. Você obtém todas as informações integradas deste processo em um só lugar e poderá tomar decisões mais assertivas.

As principais funcionalidades da solução são:

• Marcação de ponto pelo computador ou dispositivos móveis;
• Ponto eletrônico antifraude e alinhado com todas as disposições legais;
• Controle de férias (ausências, abono, etc.);
• Controle de ponto para equipes externas (com rastreamento em GPS em tempo real);
• Gestão da jornada de trabalho (semanal, turnos, flexível, etc.);
• Sistema integrado com o REP;
• Dispositivos de segurança (como reconhecimento facial, por exemplo);
• E muito mais.

O sistema é flexível e pode atender a diferentes tipos de empresas e de distintos segmentos – como condomínios, empresas de TI, instituições de ensino, indústria, entidades governamentais, empresas de terceirização de mão de obra e outros tipos de negócios.

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Ainda tem dúvidas? Neste conteúdo te damos sete motivos inquestionáveis para investir em controle de ponto online.

Quais cuidados ter ao utilizar o controle de ponto online?

Os principais cuidados neste sentido dizem respeito à escolha do melhor sistema de controle de ponto. É preciso contar com uma desenvolvedor confiável, com boas referências e, de preferência, especializado no ramo do RH.

Algumas empresas de tecnologia com atuação mais generalista também oferecem sistemas de ponto. Porém, elas não possuem a mesma expertise de uma empresa como a MarQ. por exemplo.

Além disso, outro cuidado importante é treinar os colaboradores para o correto uso da solução. Mesmo um sistema de qualidade pode ter especificidades que os colaboradores devem conhecer a fundo.

O controle de ponto é uma prática comum em empresas para cumprir leis trabalhistas e monitorar a jornada dos colaboradores. A tecnologia impulsionou a adoção do controle de ponto online, oferecendo benefícios, como economia de custos, especialmente para equipes pequenas, e eficiência no monitoramento de funcionários externos, como equipes de vendas. Destacamos a facilidade do uso, com a necessidade apenas de um dispositivo com acesso à internet.

Essa abordagem faz parte da transformação digital, buscando aumentar a produtividade. Oferece um controle abrangente da jornada dos colaboradores com informações em tempo real. A marcação de ponto digital é comum, realizada via web em dispositivos como computadores, tablets e celulares. O reconhecimento facial também é uma opção.

Conclusão

O sistema dispensa dispositivos físicos e sua manutenção, usando credenciais únicas por meio de celulares, fortalecendo o controle de presença. O controle de ponto online se destaca como solução completa e eficiente em relação aos métodos tradicionais. Entre suas vantagens estão custo reduzido, segurança dos dados, conformidade com leis, escalabilidade, acesso fácil às informações, gestão simplificada e maior estratégia empresarial.

Segundo a legislação, empresas com 20 ou mais colaboradores devem ter controle de ponto. Desde 2011, a legislação permite o controle de ponto online após acordos coletivos. A solução MarQ. é uma plataforma inteligente para controle e marcação de ponto, adequada a diversos tipos de colaboradores. Ela oferece funcionalidades variadas, permitindo personalização e expansão gradual do plano.

Em suma, o controle de ponto online é uma tecnologia vantajosa em relação aos métodos tradicionais, trazendo economia, eficiência no controle da jornada e adaptação à transformação digital. A solução da MarQ. é uma escolha abrangente e eficaz para implementar o controle de ponto online nas empresas.

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