Melhorar os processos internos é uma necessidade das empresas que querem se destacar. Conheça 6 dicas para ter mais eficiência e lucratividade.

Eficiência!

Cada vez mais ouvimos falar sobre essa palavra no mundo organizacional. Uma das principais maneiras de se alcançar mais eficiência dentro da sua organização é através da melhoria dos processos internos. Mas o que são esses?

Os processos internos são todas as atividades operacionais e habituais de uma empresa, como processos produtivos, controle financeiro, organização de estoque, dentre outros. Um modo para atingir essas melhorias é por meio do investimento em tecnologias, já que essa proporciona aumento da produtividade, redução de custos, maior alinhamento da equipe, dentre outros fatores, que viabilizam um crescimento da empresa e beneficiam seus resultados financeiros.

Um exemplo de otimização dos processos internos por meio da tecnologia, é um controle de ponto online. Pense que seu setor de Recursos Humanos, possui várias atividades que devem ser executadas com extrema precisão – entre elas está o acompanhamento do registro de ponto dos funcionários – , assim, melhorar os processos internos garante mais eficiência para esse setor empresarial. 

De maneira geral, ao se preocupar em melhorar os processos internos de sua empresa, você passa a ter acesso a benefícios como: aumento da produtividade; ampliação da qualidade da execução do processo; minimizar falhas; maior satisfação por parte dos funcionários e melhor aproveitamento do tempo da equipe.

Esse último ponto, minimizar o desperdício de tempo nas rotinas de trabalho vem sendo cada vez mais debatido e necessário no mercado de trabalho, especialmente nas empresas, que lidam com mercados altamente competitivos. Saber otimizar o tempo e aumentar a produtividade é essencial para se manter à frente da concorrência e a melhoria nos processos internos é chave para isso! 

Confira abaixo 6 dicas que separamos para melhorar o desenvolvimento da sua empresa:

1-Mapeie todos os seus processos internos 

Antes de avaliar exatamente os aspectos que devem ser melhorados em sua empresa, é preciso mapear todos os seus processos internos. Nem sempre esses estão claros, então, colocá-los no papel é fundamental para ter uma visão do todo e poder identificar quais etapas precisam ser ajustadas.

Deve-se ser feito um levantamento de todas as atividades que são realizadas diariamente, por cada setor e realizar uma análise de como cada etapa se inicia e qual seu trajeto até chegar ao resultado esperado. 

 Assim, esse planejamento serve como um caminho a ser seguido para a realização e avaliação de todos os processos que envolvem a sua empresa, bem como identificar possíveis ajustes. Também é possível conferir os colaboradores responsáveis por cada uma destas atividades e quais os objetivos esperados para cada uma delas.

2- Não se apegue aos velhos hábitos 

É comum se deparar com uma certa resistência por parte dos profissionais envolvidos durante o curso de mudança dos processos internos, então, não se preocupe! 

Mudanças nem sempre são bem-aceitas logo no início, por isso, é preciso que a melhoria de processos venha atrelada a uma mudança da cultura organizacional.

É de extrema importância que todos os colaboradores entendam que otimizar processos internos visa não apenas alcançar melhores resultados, ou aumentar as vendas, por exemplo, mas sim, buscar uma melhor otimização para toda a empresa: a ideia da gestão e mapeamento de processos é, também, facilitar o trabalho diário de cada colaborador envolvido. Ou seja, é algo benéfico a todos. 

Essa mudança necessária na cultura organizacional que mencionamos, está diretamente atrelada ao tópico que abordaremos abaixo: o Comunicação Interna!

3-Incentive a Comunicação Interna 

A comunicação entre gestores e os demais colaboradores da empresa é um ponto vital de todo negócio. É através dela que a integração entre os setores é possível.

Portanto, para garantir o bom funcionamento dos processos internos, é muito importante que a comunicação interna seja baseada em diálogos abertos e acessíveis: facilite o processo comunicativo e elimine hierarquias que possam gerar falhas de entendimento entre os setores.  

Se as equipes não se comunicam de maneira transparente e objetiva, é possível que ocorram desencontros de objetivos. Gerando, assim, gastos desnecessários e até mesmo desmotivação dos colaboradores que não atingem suas metas.

O ideal é que todos possam interagir por meio dos canais de comunicação da empresa (reuniões periódicas, jornais murais, intranet, etc.) e que os gestores estejam sempre a par do planejamento estratégico.

Assim, diferentes pontos de vista sobre as variadas atividades podem ser expostos e a identificação de possíveis problemas, bem como a projeção de novas soluções, que acontecem com mais facilidade. 

Amplie a comunicação interna, procurando sempre saber o feedback dos funcionários, os problemas que eles veem nos processos e como melhorá-los!

4- Motive e capacite seus colaboradores 

Um fator intrinsecamente ligado a Comunicação Interna é a motivação dos colaboradores. Manter funcionários engajados com a cultura organizacional da sua empresa, e motivados durante o processo de melhoria de processos operacionais, é um desafio. 

Para superar esse desafio, é importante que se invista em treinamentos frequentes a fim de aprimorar as habilidades de sua equipe. A partir disso, é possível estabelecer recompensas individuais em caso de cumprimento de metas ou não e alocar pessoas em funções onde serão mais efetivas. Assim, os colaboradores se mantêm motivados e com perspectiva de crescimento dentro de sua empresa.

Compartilhar os bons resultados obtidos com melhoria de processos é outro ponto importante para a motivação dos seus colaboradores: com ciência dos resultados das mudanças, a tendência é que a sua equipe se mostre mais comprometida com as conquistas da empresa. O colaborador fica mais livre para desenvolver seu trabalho, enquanto os gestores podem investir seu tempo em outras melhorias.

5- Integre os setores da sua empresa 

Uma organização precisa ser vista como um organismo único, onde todos os seus departamentos estão integrados, e onde todas as áreas necessitam umas das outras. 

Os departamentos da sua empresa não devem ser analisados de forma isolada. Saber como melhorar processos internos depende da identificação da empresa como algo único e cada setor sendo uma peça chave da grande engrenagem que faz tudo funcionar. 

Isso quer dizer que os setores precisam manter uma boa comunicação entre si. Para isso, é preciso que um setor entenda como o outro funciona, e que tipo de objetivo ele está buscando. Portanto, todos os setores da sua organização devem estar integrados entre si e comprometidos com o crescimento do negócio de uma forma geral.

Ainda que existam processos internos característicos de cada setor, uma empresa só funciona com sua capacidade máxima quando esses conversam entre si. Sem contar, que são inúmeras as tarefas que transitam entre uma área e outra da empresa até serem finalizadas. Por isso, saber como melhorar processos internos abrange entender a necessidade de integrar, o máximo possível, os setores da sua empresa.

6 – Invista em tecnologia 

É improvável que durante a mudança dos processos internos não se considere a utilização de tecnologia. O uso de sistemas e softwares contribuem para garantir velocidade, eficiência, qualidade e organização de diversos processos. 

Nesse sentido, com o objetivo de melhorar os processos internos, a busca por tecnologias que facilitem a execução de algumas etapas dos processos pode fazer a empresa ganhar em economia e agilidade.

Atualmente, não há processo que não possa ser otimizado com o bom uso da tecnologia – de aspectos simples relacionados à comunicação interna até a organização e mapeamento de dados complexos sobre o mercado no qual a empresa atua.

Centralizar todas as informações em um só lugar, realizar pesquisas visando melhorias e automatizar ações.

Além disso, para que essas atividades sejam otimizadas é necessário ter uma ótima comunicação entre as equipes, integração entre os setores, colaboradores engajados – e, é claro, soluções tecnológicas devidamente implementadas! 

Conclusão 

Como pudemos ver há várias maneiras para se melhorar os processos internos da sua organização. 

Os velhos hábitos devem ser deixados de lado e, através de uma cultura organizacional forte e incentivos da comunicação interna.

Não se pode esquecer que os colaboradores precisam ser inseridos nessas mudanças organizacionais para ter total compreensão do que está acontecendo e o que os espera no futuro.

Assim, esses colaboradores, estarão mais mais engajados e, consequentemente, aumentarão a produtividade no trabalho. 

Falando em produtividade, clique aqui e leia nosso artigo que fala sobre como a autonomia dos colaboradores afeta positivamente a produtividade! 

Por fim, ficou claro como o investimento em sistemas tecnológicos para aprimorar os processos internos deixou de ser uma alternativa. Se as empresas querem estar um passo à frente nesse mercado cada vez mais competitivo, é em tecnologia que elas precisam investir. 

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Confira algumas das nossas funcionalidades: 

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• Controle de ponto – Por meio do aplicativo, os funcionários têm acesso a informações como: saldo de horas, escala de trabalho, espelhos de ponto e mensagens recebidas.
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