A cada ano que passa, você fica com a sensação de que quer ser melhor. Mais do que isso, você quer ver a sua empresa crescer e a sua equipe de trabalho ser produtiva. Ainda assim, não sabe onde tem errado e por que não encontra tempo para investir naquilo que é realmente importante. Você precisa aumentar a sua produtividade.

Esse artigo foi criado para te dar um recado: você não pode melhorar o que você não mede. Ou seja, você precisa aprender a categorizar as suas atividades como importantes, urgentes ou circunstanciais. Portanto, pare de fazer as coisas sem planejamento e saiba qual é o seu perfil atual, para evoluir e ser melhor amanhã. 

Tríade do Tempo: Categorias das atividades

Vou te apresentar o caminho para você ser realmente melhor. Primeiro, analise e categorize todas as suas atividades em importantes, urgentes ou circunstanciais. Pode parecer difícil, mas toda atividade tem alguma categoria. O mais importante nesse processo, é garantir que nenhuma atividade tenha mais de uma categoria.

Atividade Importante

São as atividades que trazem bons resultados e que têm um verdadeiro sentido para a sua vida. Os resultados podem ser colhidos em curto, médio ou longo prazo, mas o importante é estar no caminho dos seus objetivos. Ou seja, essa atividade poderia esperar horas, dias ou semanas, mas você coloca-a como uma prioridade.

Alguns exemplos de atividades importantes (física, mental, espiritual e emocional):

• Atendimento a clientes importantes;
• Ouvir pessoas da sua equipe;
• Fazer exercícios físicos;
• Brincar com o seu filho;
• Fazer orações.

Atividade Urgente

Sabe aquela atividade que surge em cima da hora e precisa ser executada para ontem? Pois é, essa é uma atividade urgente. Normalmente, ela causa estresse e você só consegue voltar para a sua rotina normal após finalizá-la. Ou seja, são atividades com tempo curto e que precisam ser feitas agora!

Alguns exemplos de atividades urgentes:

• Interrupções constantes;
• Pausa para atender o telefone;
• Relatórios sem direcionamento;
• Reuniões extraordinárias;
• Idas ao médico por motivo de doença e não por rotina.

Atividade Circunstancial

Pense nas atividades desnecessárias do seu dia, que não vão te evoluir e nem trazer resultado algum. Ou seja, normalmente são feitas por uma questão de comodidade ou por serem socialmente apropriadas. Então, a definição é simples: as atividades circunstanciais não trazem resultados, mas levam apenas a frustrações. 

Alguns exemplos de atividades circunstanciais:

• Reuniões desnecessárias;
• Eventos sem importância;
• Assistir programas de TV sem conteúdo;
• Abertura de e-mails promocionais que você não pretende comprar;
• Atender ligações de telemarketing;

Qual é a Tríade do Tempo ideal?

Muitas pessoas iludem-se achando que se está executando tarefas importantes e urgentes, está no caminho certo. Pense comigo, o seu time de trabalho está cansado, fazendo horas extras constantes, pedindo as contas e você acha que está tudo normal? Não mesmo. Cuidar da saúde mental da sua empresa é importante!

A Tríade do Tempo ideal é aquela que possui a maioria de atividades importantes. Mesmo assim, ainda existem porcentagens menores de atividades urgentes e circunstanciais. Isso porque é impossível remover totalmente as urgências da sua vida e também é difícil recusar todos os eventos, o equilíbrio é tudo. O ideal é:

• 70% de atividades importantes;
• 20% de atividades urgentes;
• 10% de atividades circunstanciais.

Perfis perigosos da Tríade do Tempo

Depois de elencar as suas atividades, conseguirá definir em qual perfil você se enquadra hoje. Mas fique tranquilo, hábitos podem ser mudados e isso só depende de você. Conheça os três principais perfis que são considerados perigosos pela Tríade do Tempo:

1. O Super-Homem

Nesse perfil, a esfera de urgência é a predominante, seguida das atividades circunstanciais. Esse é aquele profissional que vive resolvendo problemas e crises que aparecem no dia a dia. Para ele, isso pode parecer normal, mas a verdade é que não está sobrando tempo para as atividades importantes.

O resultado disso é que quando ele não está na rotina das atividades urgentes, recorre às atividades circunstanciais, como uma forma de reduzir o estresse. Pode parecer normal, mas esse perfil tende a apresentar alguns problemas, como: depressão, insegurança, cansaço, estresse e doenças.

2. Homer Simpson

Esse perfil é de um clássico comodista. Normalmente, essa pessoa entrega tudo nas mãos do destino, sem buscar algo melhor para a sua vida. Por exemplo, ainda que esteja insatisfeito com o emprego atual, não tenta enviar currículos para outras organizações, nem nada parecido. 

Nesse caso, a esfera circunstancial é a predominante. Existe uma ausência de sonhos e uma falta de coragem na hora de lutar. Quando não está nas atividades circunstanciais, está apagando incêndios. Por isso, nunca sobra tempo para ouvir os outros funcionários e para lutar pelo seu ideal de vida. 

3. O Equilibrista

Esse é o perfil mais comum e um dos mais preocupantes, porque as atividades urgentes e circunstanciais são as predominantes. Esse é aquele profissional que está sempre ocupado, porque não possui planejamento e aceita todas as atividades que lhe são propostas, ele não sabe dizer não.

Ou seja, a intenção é das melhores, mas o resultado disso é o esgotamento e o estresse. Nesses casos, é comum a falta de energia para dedicar-se aos seus afazeres pessoais, como cuidar da saúde e da família. O equilibrista sempre está ocupado, buscando fazer algo produtivo, mas deixa o importante de lado.

Conclusão

Como você percebeu ao longo da leitura, a Tríade do Tempo apresenta muitas situações do dia a dia, que dizem muito sobre como você faz a gestão das suas atividades.

Mais do que priorizar e otimizar da forma correta o nosso tempo, essa atitude é capaz de orientar e trazer soluções para melhorar o seu caminho.

Isso é muito importante para quem é gestor de RH. Uma foram de gerenciar esse tempo é otimizando o controle da jornada de trabalho dos colaboradores.

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