O controle de ponto é fundamental para comprovar a jornada de trabalho de um funcionário. Com esse registro, a empresa evita processos trabalhistas, possui provas suficientes para uma possível demissão por justa causa e garante que as horas extras estão sendo pagas corretamente.

Mas afinal, quais são os erros comuns na hora de preencher a folha de ponto e como você pode evita-los? Fique atento a algumas dicas:

Quem preenche a folha de ponto é o funcionário

Você é quem preenche o horário de entrada e saída do seu trabalhador? Atenção, a sua empresa está cometendo um grave erro. O empregador deve orientar o funcionário a preencher a folha de ponto da maneira correta, mas o registro deve ser feito pelo empregado.

Pense comigo, se todo empregador preenchesse a folha de ponto dos funcionários, qual seria a garantia de que o preenchimento estaria de acordo com os horários de entrada e saída do empregado? Nenhuma. Por isso, é essencial que ele faça esse preenchimento.

Ao final do mês, para ser validado pela Secretaria de Trabalho, o documento de espelhamento deve ser entregue para o empregado assinar. Nos casos de empregados analfabetos, o empregador pode registrar os horários na folha de ponto, mas a assinatura deve ser feita com a impressão digital do empregado.

Caso o funcionário se negue a preencher a folha de ponto, ele pode sofrer advertências verbais, advertências por escrito, suspensões, e em casos de persistências, o empregador pode pedir a sua demissão por justa causa. Isso porque ele está desrespeitando uma norma da empresa, mesmo que esse registro não seja obrigatório para todos os estabelecimentos.

Folha de ponto não pode ter horários uniformes

De acordo com a Súmula 338 do Tribunal Superior do Trabalho – Inciso III, os registros que apresentarem horários uniformes serão inválidos como meio de prova. Assim, se o seu funcionário abrir um processo trabalhista alegando a falta de pagamento de horas extras, você não será protegido pela folha de ponto.

Por exemplo, se o empregado preenche que entra no trabalho todos os dias às 9h e sai às 18h, a folha de ponto será anulada como forma de prova. Isso porque, apesar dele cumprir essa jornada de trabalho, é impossível que chegue e saia todos os dias nesses mesmos horários. Não à toa, existe o tempo de tolerância.

Caso a folha de ponto seja invalidada, é invertido o ônus da prova. Ou seja, cabe a você comprovar que aquele empregado que acionou judicialmente não tem direito as horas extras. Existem outras formas de comprovar isso? Sim, mas de maneira bem mais complicada, você pode tentar utilizar as seguintes provas:

• Testemunhas;
• Imagens;
• Vídeos.

Para validar a prova, evite rasuras

Uma das desvantagens da folha de ponto, é a possibilidade desse registro poder ser facilmente alterado e possuir erros de preenchimento frequentes. Em um eventual processo trabalhista, o ponto rasurado poderá ser desclassificado como prova a favor da empresa, diante da alegação de ter sido rasurado.

Cuidado na hora de calcular as horas extras

Folha de ponto preenchida! Agora, você tem certeza que as horas extras estão sendo contabilizadas da maneira adequada? Sabemos que esse processo pode ser complexo. Leve em conta: horário de entrada e de saída, intervalos interjornada e intrajornada, feriados remunerados, tempo de tolerância, tipo de jornada de trabalho. Repasse esses pontos e evite processos trabalhistas.

Possíveis prejuízos com os erros de preenchimento

• Atraso no pagamento do salário do colaborador;
• Retrabalho para os setores envolvidos;
• Atraso no recolhimento de impostos;
• Possíveis processos trabalhistas;
• Folha de ponto anulada como meio de prova;
• Risco de multas.

Aprimore seu controle de ponto

Se a sua empresa quer evitar esses erros, deve partir para as inovações. Isso porque, apesar da folha de ponto ser necessária e servir como uma segurança da empresa, ainda possui limitações. Já que não oferece exatidão de apontamentos, pode ser facilmente alterada e preenchida de forma incorreta.

Recomendamos então o uso do controle de ponto eletrônico, que além de garantir a exatidão do registro e servir como meio de prova judicial, garante o cálculo automático das horas do trabalhador, economizando o tempo da sua equipe de Recursos Humanos.

A MarQ. é uma ótima solução para você que procura uma tecnologia de ponta, com valores acessíveis. A empresa garante o registro e a gestão da jornada de trabalho dos seus funcionários por meio de aplicativo para Android, IOS e interface web.

Dessa maneira, você fecha a folha de ponto de uma forma segura e com pelo menos 80% de agilidade do que se fizesse isso de forma manual. Ficou interessado? Teste o nosso sistema gratuitamente.