Falar sobre planejamento de RH muitas vezes parece estranho, principalmente para empresas que nunca fizeram algo do gênero. Isso porque, na maioria das vezes, o RH é visto como um setor que apenas auxilia nas burocracias trabalhistas ou dedica tempo para fazer novas contratações. Ao seguirmos essa lógica, não faz sentido fazer um planejamento de RH, já que a burocracia é parte da rotina e a contratação de novos colaboradores é esporádica.

Contudo, essa visão é antiquada e errônea. O departamento de Recursos Humanos exerce um papel fundamental no desempenho de uma empresa. Com um departamento de RH fraco (ou seja, apenas operacional e nada estratégico) surgem problemas como:

• Contratações erradas;
• Salários e benefícios poucos competitivos;
• Pagamento de salários, horas extras, comissões ou rescisões crescem descontroladamente;
• Talentos se demitem ou são erroneamente demitidos;
• Funcionários ficam desmotivados e geram resultados medíocres;
• Gestores não sabem como direcionar equipes;
• Erros acontecem por falta de processos estruturados ou por falha de comunicação;
• Atritos acontecem por falta de união dos times, afetando inclusive o cliente final;
• Falta de clareza sobre organograma, sucessores e planos de carreira.

 

Isso e outras situações afetam diretamente o bem-estar da empresa, afetam resultados, atendimento de clientes e até a qualidade de produtos e serviços. Por isso, o RH merece sim um planejamento estruturado, com objetivos, metas e entregas importantes.

Porém, a pergunta que surge agora é “como fazer este planejamento?”. Pode ficar tranquilo(a), porque neste artigo você vai entender melhor por onde começar, como aplicar, seguir e mensurar o sucesso do seu planejamento de RH. Acompanhe abaixo nossas dicas e boa leitura.

 

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Os 4 passos para fazer um planejamento de RH

Se você não sabe como começar um planejamento de RH, pense em uma ordem lógica de como “resolver” o atual estado deste departamento.

 

1) Comece analisando o RH dentro do contexto da empresa

Chiavenato, professor brasileiro e escritor da área de administração e recursos humanos, já destacava a necessidade do RH estratégico e do planejamento de RH nas empresas. Segundo ele, as pessoas são o principal ativo das empresas. Por ser o principal ativo, não se deve ignorar ou menosprezar a forma de lidar com as pessoas em uma organização. Ou seja, o departamento de RH é fundamental para atingir os objetivos da corporação e não deve ser visto como um setor de apoio ou separado.

Sendo assim, é preciso analisar o contexto do RH dentro da empresa, refletir e entender de que forma o setor poderia se empoderar para, consequentemente, melhorar o desempenho dos colaboradores.

Um exemplo é quando uma empresa tem muitas demandas relacionadas a RH, mas possui apenas uma pessoa desempenhando as funções Administrativas, Financeiras e de Recursos Humanos ao mesmo tempo. Aqui, o primeiro passo é separar as funções e contratar alguém focado para cuidar do RH. A mesma lógica vale para empresas com setores enxutos, mas que poderiam contar com profissionais focados em tarefas de Departamento Pessoal, Endomarketing/Comunicação Interna, Atração, Treinamento & Desenvolvimento ou até mesmo Benefícios.

Questões como orçamentos, ferramentas, contratação de pessoas, participação em eventos ou criação de ações internas são essenciais para destacar o departamento de RH como setor relevante. São esses incômodos e necessidades que vão ajudar a desenhar um planejamento de RH para a sua empresa.

Caso você não saiba por onde começar, um ótimo caminho é usar uma Análise SWOT. Por meio desse framework você consegue listar Forças, Fraquezas, Oportunidades e Desafios que o seu departamento de RH pode estar vivenciando e, a partir desta lista, consegue se organizar e priorizar melhorias.

 

 

2) Avalie métricas e resultados relevantes para o RH

Agora que um diagnóstico mais qualitativo foi realizado, é hora de analisar isso em números. Esses dados irão corroborar as suas percepções e dar insights sobre o quanto é preciso fazer para atingir o seu objetivo.

Se você não possui números ou métricas (como taxa de turnover, nível de absenteísmo ou indicadores de engajamento), o primeiro passo é estudar como começar a ter esses dados. Isso irá dar mais visibilidade para as suas estratégias, permitindo que você saiba se elas estão surtindo efeitos ou não. Para isto, ferramentas com dashboards, relatórios, eNPS, pesquisas internas e People Analytics irão dar este apoio quantitativo necessário.

Porém, se você já tem esses acesso a esses números, metade do seu esforço já foi realizado. Agora é necessário entender pontos de melhoria em cada um deles. Abaixo, estão listadas algumas métricas e onde elas podem impactar na sua empresa:

 

Métricas do RH

Absenteísmo: Taxa que mostra ausências por dias trabalhados. Pode indicar contratações equivocadas, riscos relacionados à saúde levando a faltas ou falta de motivação por parte de colaboradores.

Turnover (geral ou por área): É a relação entre o número de funcionários que saíram da empresa pelo total de funcionários no período. Pode indicar contratações equivocadas, salários e benefícios pouco competitivos e problemas com gestão ou processos.

Retenção de Talentos: Mede a capacidade de reter profissionais. Envolve cálculos com os colaboradores que iniciaram em determinado período e o total de colaboradores que saíram. É uma contra-métrica do Turnover e ajuda a contextualizar melhor ele.

Engajamento: Mede o nível de comprometimento com a empresa. É obtido por meio de pesquisas de eNPS e impacta em estratégias de employer branding.

Custo RH/Colaborador: Soma dos custos relacionados à gestão de pessoas (como ferramentas de contratação, terceirização de headhunters, salário de profissionais de RH, etc) dividido pelo número total de colaboradores. Indica o quanto é investido para manutenção da gestão.

ROI do RH: Retorno sobre investimento em programas de RH. Envolve o cálculo de ROI usando lucro obtido e custos de RH (como com ferramentas de treinamentos, ações de engajamento, etc).

 

 

Métricas do DP

Custo de Horas Extras: Horas extras pagas versus o orçamento. Em caso de um custo muito elevado, é preciso entender a raiz do problema. Muitas vezes, um simples sistema de ponto mais eficaz reduz e gera maior economia.

Tempo Médio de Processamento de Folha: Mede a eficiência no processamento da folha de pagamento. Assim como no tópico anterior, um sistema de ponto com Planilha Horário pode ajudar a agilizar esta rotina.

 

Métricas de Recrutamento & Seleção

Tempo Médio de Contratação: Cálculo feito entre a abertura da vaga e a contratação do colaborador. Pode também ser feito por etapas para entender quais áreas precisam de ajustes em relação a salários ou benefícios.

Taxa de Aceitação de Ofertas: Indica o percentual de candidatos que aceitaram propostas. Também impacta nas estratégias de contratação.

Taxa de Retenção Pós-Admissão: Mede a permanência dos contratados em períodos de 3, 6 ou 12 meses. Indica a qualidade e assertividade das contratações, bem como a qualidade de salários e benefícios.

 

Métricas de Treinamento & Desenvolvimento

Horas de Treinamento por Colaborador: Soma total de horas de treinamento dividido pelo número de colaboradores. Ajuda a indicar a melhoria na qualificação de profissionais ou na garantia de conhecimento de produtos, serviços, processos ou normas internas.

Índice de Satisfação com Treinamentos: Média de feedbacks recebidos após os treinamentos. Pode ajudar a indicar o engajamento de colaboradores.

Diminuição em Solicitações de Ajuda/Suporte: Em alguns casos, os treinamentos podem afetar diretamente outras áreas. Por isso, ações de treinamento também podem ter seu sucesso medido pelo impacto em outras áreas.

 

 

3) Defina bem seus objetivos

Normalmente, quando falamos de planejamento, pensamos nesta etapa. Ela consiste em reunir a liderança de RH ou até mesmo todo o time para definir ações a serem feitas no próximo ano. Porém, como vimos, existem processos anteriores a serem feitos.

Com o diagnóstico qualitativo feito e métricas coletadas para ajudar a priorizar e direcionar melhor os esforços, é hora de definir objetivos para o departamento de RH.

 

Usando S.M.A.R.T. para definição de objetivos do planejamento de RH

Para ajudar com isso, a metodologia S.M.A.R.T. pode te ajudar a definir metas de forma eficaz. Além de ser um trocadilho com a palavra smart (esperto ou inteligente em inglês), a sigla reúne os 5 fatores decisivos para a definição de objetivos. Segundo esta metodologia, uma meta deve ser:

Specific (Específica):

Ou seja, metas precisam ser bem delimitadas. Nada de definir como objetivo “deixar a empresa mais organizada, gestores mais felizes e o RH mais reconhecido”. Este exemplo tem 3 focos em uma frase só (foco na empresa, em gestores e no RH), o que não ajuda a montar plano de ações, pois o time estará disperso, cada profissional focando em uma parte.

Measurable (Mensurável):

Ainda seguindo o exemplo acima, não há como medir organização, felicidade ou reconhecimento. Por isso, não adianta criar objetivos que não são rastreáveis. Um exemplo melhor seria “Aumentar o eNPS em 20%”.

Achievable (Atingível):

Sua meta precisa ser realista. Nem fácil demais para passar uma falsa impressão de sucesso, nem difícil demais para frustrar o seu time. Por isso, se o seu Turnover nunca fica abaixo de 10%, definir que o objetivo é “Ter Turnover menor que 3%” pode ser distante demais da realidade.

Relevant (Relevante):

Como comentamos anteriormente, o RH é um departamento essencial e que deve estar em alinhamento com o planejamento da empresa. Por isso, definir como objetivo “Melhorar o presente para ações de dia dos pais” não tem a relevância necessária para indicar que o departamento está indo bem.

Time-based (Temporal):

Objetivos com prazos irreais podem causar estresse no time, que irão tentar entregar resultado em um tempo obviamente curtos, ou causar falta de engajamento para prazos muito longos, permitindo que todos esqueçam, priorizarem outras entregas e posterguem o objetivo planejado.

Esta metodologia ajudará na definição dos objetivos do seu planejamento de RH. Contudo, não se esqueça também de atrelar outros detalhes, como responsáveis, ações com as tarefas necessárias para atingi-los e definição de investimento. Assim, você terá um planejamento com objetivos detalhados e que ainda poderão dar origem em OKRs e calendários de ações do seu departamento.

 

4) Siga e priorize o planejamento de RH

Agora que está feito o planejamento de RH, vem a etapa mais trabalhosa: acompanhá-lo.

Fazer um planejamento apenas por fazer é um desperdício de tempo e se torna uma promessa que não foi realizada para os liderados, o que acaba causando uma má impressão. Por isso, o planejamento deve ser importante tanto para gestores quanto para liderados.

Para seguir o planejamento, é preciso colocar em prática as ações e deixar que atividades pontuais tenham menor priorização. Junto a isso, reuniões mensais ou trimestrais para acompanhar a evolução dos objetivos também são necessárias para demonstrar que ninguém esqueceu do planejamento. Além disso, evite postergar, reagendar e não dar a devida atenção em reuniões de planejamento. Esse comportamento demonstra desinteresse pelas ações previamente planejadas e, na hora da priorização de atividades rotineiras, isso impactará a percepção dos liderados (ou seja, “não vou fazer isso, pois ninguém irá cobrar e ninguém se importa”).

Esta é a parte mais massante de todo o planejamento. Porém, no fim do ano, ao apresentá-lo para empresa com os resultados alcançados, isso ressaltará o quão importante ele foi para o seu ano.

Obviamente alterações acontecerão ao longo do ano com ele. Contudo, mantê-lo presente é importante para a evolução do seu departamento.

 

 

Conclusão

Um planejamento de RH bem estruturado não apenas transforma o departamento em um agente estratégico, mas também impacta diretamente na qualidade das contratações, no engajamento dos colaboradores e nos resultados da empresa como um todo.

Analisar o contexto interno, avaliar métricas relevantes, definir objetivos claros e acompanhar a execução do planejamento são quatro passos fundamentais para criar um planejamento sólido e que visa resultados.

Ao fim do ciclo, o sucesso do planejamento de RH se refletirá não apenas nos números, mas também na percepção de valor do RH pelos colaboradores e líderes. Dessa forma, o departamento deixa de ser meramente operacional e assume o papel de protagonista no desenvolvimento sustentável e estratégico da organização.