Quando você pensa em organograma, o que vem a sua mente é uma imagem da estrutura de cargos dentro de uma empresa? 

Se sua resposta à pergunta foi sim, você está certo. Podemos dizer que essa imagem representa um organograma, todavia são poucas as pessoas que compreendem a real importância do organograma dentro de uma empresa. 

Uma das principais funções de um organograma é identificar a quem um colaborador ou gestor deve prestar contas das suas atividades. 

Toda empresa possui um nível hierárquico entre seus membros e com um organograma é possível coordenar e organizar os setores e tarefas conforme os cargos que existem. E a sua empresa? Deixa esse tipo de informação clara para seus colaboradores?

Para muitas pessoas o organograma é apenas um documento que contém a representação gráfica dos cargos – o esqueleto de uma empresa. Porém, ele representa mais que isso e é extremamente importante, devendo ser feito por todas as instituições. 

Isso porque este documento, por mais que pareça simples, dá ordem ao caos. Afinal de contas, como seus funcionários conseguirão ser produtivos sem entender a quem devem prestar contas, tirar dúvidas e pedir ajuda? Assim, percebemos que o organograma também pode ser usado como forma de garantir um bom ambiente de trabalho.

Quer entender melhor o que é, para que serve e conhecer alguns modelos de organograma de uma empresa? Vem com a gente!

O que é um organograma de uma empresa?

Um organograma é feito para garantir que seus funcionários realizem suas funções da melhor forma possível.  Ele representa a forma como sua empresa organiza seus grupos, áreas, departamentos, cargos e hierarquias.

Esse ‘’esqueleto da empresa’’ é a documentação fundamental para mapear quais são os times necessários para que a companhia possa funcionar a todo vapor e qual o funcionamento dele (ou seja, quem se reporta a quem). Ele também é utilizado para compreender quem são os profissionais que devem compor cada equipe, suas competências e as funções necessárias para que a empresa possa crescer.

Além disso, um organograma faz com que seus colaboradores sejam mais produtivos, uma vez que, quando eles entendem a estrutura da empresa que trabalham, aumenta-se a  probabilidade deles trabalharem melhor em equipe, os profissionais desempenham seus papéis com mais confiança e se sentem seguros.

Assim,  seus colaboradores têm conhecimento sobre todos os departamentos que a empresa tem, quem está no comando de cada um e quem os compõem. Com isso, é muito mais fácil compreender quem eles devem contatar em casos de necessidade.

Do mesmo modo, esse conhecimento sobre o esqueleto da empresa garante boa comunicação entre todos os colaboradores. 

A partir do que vimos nesse pequeno tópico, já podemos perceber que o organograma é parte fundamental da organização de uma empresa. É através dele que as responsabilidades e limites de cada cargo e setor institucional são definidas.

 

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Para que o organograma serve?

Previamente trouxemos o conceito de organograma e com essa definição já pudemos entender um pouco sobre o assunto. Entretanto, agora vamos nos aprofundar um pouco mais sobre as funcionalidades de um ‘’esqueleto da sua empresa’’.  Confira abaixo:

Demonstrar a estrutura da empresa para os funcionários 

Já mencionamos previamente que uma das funções do organograma é mostrar a estrutura da sua empresa para os seus colaboradores. Com  isso, se estabelece uma boa comunicação. 

Frequentemente, em empresas de grande porte, alguns funcionários não possuem total entendimento dos cargos que a empresa possui, nem de quem está no topo da hierarquia. Quando a estrutura fica clara, os colaboradores passam a ter melhor entendimento do seu papel dentro da organização e dos seus colegas. 

Aumenta a produtividade 

Podemos dizer que esse segundo ponto é uma continuidade do primeiro, já que quando os colaboradores entendem seu papel dentro da organização, esse passam a ter melhorar o desempenho da empresa. Do mesmo modo, também permite melhor produtividade entre equipes já que é possível com que os funcionários tenham uma maior alinhamento entre si. 

Otimização do processo de onboarding 

O processo de onboarding é feito todas as vezes que um novo colaborador é contratado. Essa pessoa é ‘’imersa’’ em informações sobre a empresa para que ele seja bem recebido e se sinta parte de seu novo local de trabalho.

Para que o processo de onboarding seja bem feito, o novo colaborador deve compreender, de forma fácil e rápida, quais são as principais equipes da instituição, seus colegas e os líderes de cada departamento.

Caso o colaborador não tenha contato com a estrutura da empresa, isso pode gerar confusão já que, na maioria das vezes, ele não entrará em contato com todos os departamentos e seus respectivos líderes. 

Assim, percebemos a importância do organograma. Graças a ele, os novos colaboradores conseguem entender como funciona a hierarquia da sua empresa e todas as informações relevantes a isso.

Analisar o que não está funcionando 

Com um organograma bom e eficiente você pode perceber possíveis equívocos dentro da sua organização, já que por meio dele é possível ter um visão mais clara do que está funcionando ou não. 

Questões como funções similares em equipes diferentes ou estruturas de cargos complexas podem ser facilmente resolvidas quando são postas no papel em um formato de organograma. 

Além disso, também é possível perceber se novas contratações ou novos departamentos são necessários dentro da sua estrutura organizacional, bem como aprimorações nas habilidades e conhecimentos de seus funcionários. 

Entendeu porque ter um organograma é extremamente importante para sua empresa? Agora,  vamos focar nas principais vantagens que sua instituição pode ter com um organograma.

Quais as vantagens de usar um organograma na sua empresa? 

Independente do modelo de organograma que for adotado, é inegável que ele representa avanço no RH de uma empresa.

Uma boa estrutura organizacional ajuda no bom funcionamento da organização, visto que simplifica muitos processos e garante agilidade na percepção das várias áreas do seu negócio. 

Fora isso, com as informações empresariais mais organizadas o cronograma também facilita a todos terem uma visão sistêmica da organização. Isso promove um maior envolvimento entre os colaboradores, padroniza os processos da empresa e mostra os pontos fortes da instituição e os que podem ser melhorados

Como última vantagem geral, podemos dizer que os cronogramas permitem visualizar quem é quem na estrutura organizacional, bem como quais cargos ou funções estão conectadas. Nesse sentido, é possível ter uma melhor compreensão dos fluxos de autoridade e hierarquias quanto às funções.

Em síntese, os organogramas são uma ótima ferramenta que ajuda a simplificar as rotinas da sua empresa. Eles também são um ótimo aliado na estruturação de planos de carreiras para seus funcionários, o que os ajuda a entender para onde podem crescer e quais cargos podem almejar.

Modelos de organograma

Você sabia que existem vários modelos de organogramas? Cada um deles possui características únicas, que podem trazer vantagens e/ou desvantagens para sua empresa. Portanto, é  de extrema importância que você compreenda como cada um desses modelos funciona para que você consiga escolher o que melhor se adeque às necessidades da sua empresa. Veja alguns exemplos:

Organograma Simples, Vertical, Clássico ou Funcional 

Esse primeiro tipo de organograma é o modelo mais tradicional de se organizar a estrutura de uma empresa. Ele também pode ser considerado como o mais simples e o mais comum, já que ele mostra uma hierarquia da empresa de cima para baixo.

Dessa forma, os líderes da instituição se encontram no topo da estrutura, enquanto os cargos mais baixos se encontram na base do gráfico. Ou seja, o organograma vertical apresenta a hierarquia entre os cargos, os fluxos de comunicação entre eles e a estrutura de cada setor.

Vantagens:

• Facilita a criação de um plano de cargos e carreiras;
• Gera rápida compreensão do fluxo de trabalho;
• Agiliza a gestão e o desenvolvimento de processos de capacitação.

Organograma Horizontal 

Este segundo organograma apresenta a mesma essência que o anterior. Sua grande diferença em relação ao vertical está em sua representação gráfica: aqui, as caixinhas são apresentadas horizontalmente. 

Nesse caso, é possível encontrar os cargos de gestão à esquerda (mais importantes hierarquicamente) , enquanto os operacionais ficam à direita. Ele pode ser muito útil para organizar projetos ou departamentos de um estabelecimento, agregando uma percepção mais igualitária e menos hierárquica.

Vantagens:

• Agilidade na gestão;
• Maior autonomia para os colaboradores;
• Ambiente informal e menos burocrático.

Organograma Circular ou Radial 

O organograma circular ou radial de uma empresa diz respeito ao trabalho em equipe. Portanto, este tipo de organograma mostra a hierarquia de sua empresa de forma circular, colocando cada cargo da instituição lado a lado.

Aqui, o ogranograma apresenta os responsáveis mais ao centro da imagem e, os demais colaboradores, ao redor. Desse modo, o organograma deve apresentar cada cargo ou função deve em cores diferentes, para facilitar a visualização.

Pela sua estruturação diferenciada – e não tão hierárquica aparentemente – empresas que possuem o objetivo de passar uma ideia de colaboração entre seus membros e de trabalho em equipe, e não a ideia de chefes e subordinados.

Vantagens:

• O uso das cores auxilia na visualização e na compreensão imediata;
• É a melhor maneira de identificar a proximidade entre as áreas;
• Destaca a capacidade decisória do CEO ou diretor geral, que fica no centro da imagem.

 

Organograma Linear de Responsabilidade (OLR) 

Podemos dizer que este modelo é o mais diferente que existe, pois seu objetivo é mostrar a relação que existe entre as atividades ou processos da empresa, assim como entre as pessoas que são responsáveis por cada tarefa.

Dessa forma, seu design não foca na hierarquia da empresa, mas sim consiste em uma representação gráfica das atividades de cada setor. Além disso, ele usa diversos símbolos como legendas para cada relação que deseja exemplificar.

Vantagens:

• Funciona muito bem para o gerenciamento de projetos específicos;
• O uso de ícones agiliza a comunicação;
• Identifica as interações entre equipes e atividades com maior facilidade.

 

Organograma Matricial (Para Multinacionais) 

Por fim, chegamos ao organograma matricial que parece muito com o tradicional em questões de design. Contudo, sua diferença está na finalidade.

O organograma matricial é comumente usado para representar a estrutura de organizações que não apresentam uma definição clara de suas unidades funcionais e somente dos grupos de trabalho temporários.

Esse modelo é muito flexível. Empresas que possuem estruturas mais dinâmicas, temporárias e orientações administrativas por projetos utilizam com frequência.

Vantagens:

• Ligação entre os departamentos;
• Auxilia no controle de resultados do projeto;
• Todos os colaboradores podem participar.

Com base no que vimos até agora, podemos perceber que cada um desses modelos de organograma possui suas características específicas. Por isso é extremamente importante que sua empresa tenha em mente como deseja demonstrar a hierarquia de seu local de trabalho para seus funcionários.

Organograma setorial: todos os departamentos da empresa devem ter um? 

Todos os modelos que apresentamos até agora objetivam mostrar as hierarquias e as relações de poder dentro de uma empresa. Agora, vamos apresentar uma outra estrutura que tem uma funcionalidade diferente: o organograma setorial.   

Esse tipo de ‘’esqueleto empresarial’’ mostra os dados de todos os setores como, financeiro, administrativo, vendas e marketing, por exemplo. Também vale ressaltar, você verá este tipo de organograma em empresas de grande porte e que possuem setores de grandes fluxos de tarefas.

Contudo, o ideal seria que todas as empresas tivessem esse tipo de organograma, já que possuir esse tipo de estruturação de cada setor é algo essencial para que sua empresa tenha um maior controle tanto sobre seus gastos, quanto de seu faturamento.

Como um sistema de controle de ponto pode otimizar processos 

O organograma é fundamental para o bom funcionamento do controle de ponto. Já pensou como as empresas administram seus controles de ponto sem compreender como funciona a estrutura de sua empresa? Se não houver organização dos setores, o sistema de controle de ponto será uma bagunça. 

Além disso, ao estabelecer as relações entre cargos, os coordenadores e os gestores de cada time conseguem auxiliar no processo de descentralização da gestão de jornada dos colaboradores.

Através de um sistema de controle de ponto, sua organização terá um maior controle sobre as horas trabalhadas de seus funcionários, assim como informações como a quantidade de horas extras de cada um e outras como faltas e atrasos. E essas funcionalidades, podem te ajudar a evitar processos trabalhistas.

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Seus colaboradores também marcar o ponto onde quer que eles estejam através da nossa funcionalidade de geolocalização. Além disso, também é possível ter certeza de que o colaborador correto está marcando o ponto pois no momento de registro, esse deve tirar uma foto.

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Conclusão 

Através deste texto,  definitivamente pudemos perceber que um organograma é bem mais do que apenas uma representação gráfica da estrutura de uma empresa.

Se sua empresa possui um organograma, dissemine ele entre todos os colaboradores e áreas para facilitar seus processos. A compreensão sobre as hierarquias e quem deve responder a quem, também fica muito mais clara e evitam erros por meio dessa transparência de informações. 

Fora as vantagens gerais que os organogramas podem trazer a sua empresa, cada modelo específico de ‘’esqueleto empresarial’’ trás suas vantagens específicas. Nesse artigo, vimos sobre o modelo horizontal, vertical, setorial, circular, linear e matricial.  

Por fim, eu espero que você tenha entendido como um organograma pode trazer vários benefícios para a sua empresa.

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