Empresas realizam coleta de dados de seus colaboradores de forma sistematizada todos os dias. Estes dados são úteis tanto para a segurança do colaborador, como também para que a corporação possa ter maior controle sobre os Recursos Humanos, evitando falhas, fraudes e erros que causam prejuízos e contratempos ao empregador.

Neste conteúdo vamos falar sobre os diferentes tipos de coleta de dados que as empresas fazem de seus funcionários. Também vamos falar sobre Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD) e alguns cuidados que as empresas precisam ter na hora de tratar essas informações. Estes temas são muito importantes, por isso, convidamos você a acompanhar até o fim!

 

O que é coleta de dados?

No contexto da gestão de RH, a coleta de dados é o processo de recolhimento, armazenamento e análise de informações dos funcionários da sua organização.

Esses dados incluem várias informações, como histórico de emprego, desempenho no trabalho, habilidades, treinamento, remuneração, benefícios, feedback dos funcionários, além de dados pessoais, demográficos, entre outros.

A coleta de dados dos colaboradores é fundamental para que os gestores e a equipe de RH possam tomar decisões bem fundamentadas sobre uma série de questões relativas aos funcionários, incluindo recrutamento, seleção, treinamento e desenvolvimento, avaliação de desempenho, remuneração, promoções, políticas de trabalho e conformidade com regulamentações e legislação trabalhista.

Com a análise dos dados coletados dos trabalhadores, a sua empresa pode identificar tendências, padrões e áreas de melhoria, além de prever necessidades futuras de pessoal e desenvolver estratégias eficazes para atrair, reter e desenvolver talentos.

No entanto, é extremamente importante garantir que a coleta e o uso dos dados estejam em conformidade com as leis e regulamentações de proteção de dados (LGPD), garantindo a privacidade e a segurança das informações dos funcionários. Traremos mais detalhes sobre isso em um item a seguir.

Como funciona a coleta de dados?

As coletas de dados em uma empresa podem acontecer de forma periódica, ocasional e contínua, dependendo do momento pelo qual está passando o colaborador, bem como da finalidade dos dados coletados. 

A coleta de dados periódica, como a palavra sugere, acontece em períodos determinados, com intervalos regulares entre cada coleta. É o caso, por exemplo, de informações pessoais e dados cadastrais que precisam ser atualizados todos os anos.

As empresas utilizam esses dados, principalmente, para fins de cadastro, regulamentação fiscal e trabalhista. Outra coleta de dados periódica acontece quando atividade do funcionário obrigue que ele faça exames médicos ocupacionais periodicamente.

Já a coleta de dados ocasional acontece em determinadas ocasiões, ou conforme a necessidade. É o caso, por exemplo, de dados que são coletados nos momentos de admissão e demissão do funcionário. Estas informações, como nome, idade, CPF, RG, biometria, entre outras, não precisam ser atualizadas ao longo do tempo, pois não se alteram.

Contudo, se houver uma alteração não programada em qualquer dado de uso da empresa, pode ser necessária uma coleta de dados ocasional apenas devido à mudança.

E, por fim, há a coleta de dados contínua. Esta aqui, muitas vezes, tem maior relação com o dia a dia de trabalho do colaborador. São dados de performance, características de trabalho, custos agregados, entre outros.

É o tipo de coleta que, na maioria das vezes, é feita de maneira automática por computadores e sistemas digitais da empresa, como o sistema de RH, por exemplo.

Por que fazer a coleta de dados?

A coleta de dados é hoje um aspecto fundamental da empresa, em especial, no que diz respeito à gestão estratégica do negócio e do RH.

Em primeiro lugar, a empresa coleta dados relevantes dos colaboradores. O funcionário de uma empresa não pode ser um estranho dentro do empreendimento: a empresa deve conhecê-lo, ter seus dados pessoais e utilizá-los de maneira legal. Por outro lado, dados demográficos ajudam o empreendimento a entender a necessidade de diversidade na equipe.

Dentre os dados coletados pelo RH, também é muito relevante fazer o monitoramento da satisfação da equipe. Com a devida mensuração, o clima organizacional de uma empresa pode ser gerido de forma mais assertiva, realizando dentro das possibilidades as reivindicações dos colaboradores para obter melhores resultados. É uma ação que estimula a cultura de fornecer feedbacks, algo muito positivo no meio corporativo.

Com isso, melhora-se também a cultura organizacional da empresa. Colaboradores satisfeitos viram propagadores da cultura organizacional de maneira espontânea, fomentando resultados positivos e o desenvolvimento conjunto entre empresas e funcionários.

O bom clima organizacional que nasce de uma correta coleta de dados, também ajuda a reduzir o turnover da empresa. A retenção de talentos reduz custos, potencializa o faturamento e ainda ajuda a manter baixos os níveis de absenteísmo do negócio.   

Qual a relação entre a LGPD e a coleta de dados?

Em primeiro lugar, no Brasil, é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que estabelece diretrizes e regulamentos para o tratamento de dados pessoais por empresas.

Isso inclui informações sobre como os dados dos funcionários podem ser coletados e processados. Nesse sentido, há alguns critérios que a sua empresa precisa observar ao tratar esses dados. 

Um dos mais importantes é o consentimento. A LGPD exige que o tratamento de dados pessoais seja realizado com base no consentimento do titular dos dados (funcionários).

No contexto do emprego, o consentimento pode não ser a única base legal para o tratamento de dados dos funcionários,.

Existem outras bases legais previstas na lei, como o cumprimento de obrigações legais e contratuais – importante analisar caso a caso.

As organizações também devem coletar apenas os dados dos funcionários que sejam necessários para fins específicos e legítimos, e o tratamento desses dados deve ser proporcional a esses fins. Ou seja, não devem ser pegos dados que não terão uma utilidade clara pela empresa.

Além disso, as corporações devem fornecer aos funcionários informações claras e transparentes sobre como seus dados serão coletados, usados e processados. Trabalhe isso na comunicação interna.

Lembre-se também que a sua empresa é responsável por adotar medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger os dados pessoais dos funcionários contra acesso não autorizado, uso indevido, perda ou destruição. Por isso é muito importante usar um sistema de gestão de ponto como o da MarQ. que garante essa segurança.

Por fim, é fundamental destacar que a LGPD concede aos funcionários direitos sobre seus dados pessoais, como acessar as informações, corrigi-las, solicitar exclusão, revogar o consentimento e obter informações sobre o compartilhamento de seus dados com terceiros.

Conheça abaixo um caso no qual a MarQ. ajudou a revolucionar o RH da corporação:

 

Quais cuidados o RH deve ter ao coletar dados dos funcionários?

Como você viu no tópico anterior, a LGPD é bastante séria no que diz respeito ao tratamento e uso dos dados por parte das empresas. Por isso, podemos dizer que o principal cuidado que a sua organização pode ter é seguir a lei.

Lembre-se sempre que, caso a empresa não siga as regulamentações da LGPD para a coleta de dados, ela está sujeita a uma série de sanções penais, como passivos trabalhistas e outras situações, que variam desde uma advertência à uma multa de 2% do faturamento, sendo o limite de RS 50 milhões. Imagine o impacto disso no seu orçamento.

Para tanto, é fundamental usar a tecnologia como aliada da sua empresa, não só nos cuidados práticos com os dados, mas também no uso estratégico destas informações para o bem do negócio.

Como a tecnologia auxilia o RH na coleta de dados?

Imagine coletar, armazenar, tratar e utilizar todos os dados dos seus colaboradores utilizando papel ou uma planilha. Só de pensar, esta ideia já se mostra pouco eficaz e extremamente trabalhosa. É para isso que existe tecnologia criada especialmente para estas demandas.

Um software de gestão de RH, por exemplo, pode ser útil na coleta dos dados em qualquer momento da jornada do colaborador.

Veja o exemplo da MarQ. Aqui, o software possui um módulo criado especialmente para auxiliar o RH no recrutamento, seleção e principalmente na admissão do colaborador. Desta forma, a sua empresa já armazena as informações de maneira padronizada, respeitando as definições da LGPD. 

Além do armazenamento, o sistema da MarQ. também assegura a integridade e a segurança da informação dos colaboradores. Isso evita o uso fraudulento dos dados, bem como roubo e extravio de informações pessoais sensíveis dos colaboradores. Impede até mesmo casos internos de corrupção utilizando esses dados. 

Já para a coleta contínua de dados, as soluções da MarQ. atuam diariamente na gestão do ponto e no armazenamento de informações relacionadas a performance, frequência, horas trabalhadas, horas extras, férias e outros dados que sua empresa precisa coletar e armazenar de maneira recorrente. 

Conclusão

Neste contexto de cuidado com a coleta de dados, o armazenamento e o uso das informações, contratar uma solução especializada para esta finalidade é seguramente importante. Empresas que optam pelo software da MarQ. fazem um ótimo negócio.

Além da facilidade de uso de uma plataforma otimizada para todos os usuários, até mesmo o mais leigo, o sistema opera totalmente em conformidade com a LGPD e com a Portaria 671 do MTE, que regulamenta os sistemas de controle de ponto online.

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