O ponto online é uma ferramenta que vem conquistando cada vez mais espaço na rotina corporativa, sobretudo, nos últimos anos, quando novas modalidades de trabalho ficaram mais evidentes.

Isso ocorreu, principalmente, após a pandemia de Covid-19, que obrigou as empresas a se adaptarem e criarem alternativas para manter a segurança dos colaboradores sem prejudicar o pleno andamento dos negócios.

Nesse contexto no qual o trabalho remoto ficou cada vez mais popular, foi necessário utilizar novas ferramentas para que o controle de ponto dos funcionários fosse realizado.

Afinal, embora o trabalho à distância tivesse um predomínio, ainda assim, era preciso respeitar o que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina sobre a gestão da jornada de trabalho nas empresas que tenham mais de 20 colaboradores.

Além disso, também era preciso manter a produtividade empresarial em bons níveis. Foi aí que o ponto online se popularizou e passou a ser utilizado como um recurso essencial na gestão do RH.

Nos dias atuais, mesmo com a crise sanitária estando controlada, especialistas afirmam que o home office segue se consolidando como tendência nas grandes empresas.

Sendo assim, a utilização da tecnologia no controle de jornada passa a ser indispensável. Contudo, é preciso elaborar estratégias, para que essa tecnologia possa, de fato, trazer bons resultados na gestão de ponto da empresa.

Neste artigo, traremos estratégias, que vão ajudar a sua instituição a implantar o ponto online de forma eficiente. Também apresentaremos dicas e algumas boas práticas, que vão garantir que essa ferramenta seja utilizada da melhor maneira possível.

Te convidamos a seguir a leitura conosco e descobrir como otimizar a gestão das suas equipes remotas!

O que é o ponto online?

Antes de entendermos melhor sobre as funcionalidades e recursos que essa ferramenta oferece, é importante conhecer o que é o ponto online.

Basicamente, ele é uma ferramenta que possibilita que os colaboradores gerenciem os eventos da jornada de trabalho utilizando um sistema eletrônico, que pode ser acessado pela internet.

Esse sistema centraliza as informações das marcações de entradas, saídas, pausas e intervalos em um banco de dados, o que torna a gestão do RH muito mais simplificada.

Como o ponto online surgiu?

O ponto online surgiu com o intuito de modernizar o controle da jornada de trabalho nas empresas. Neste contexto, ele é uma evolução dos métodos tradicionais de registro, que utilizavam cartões de ponto físicos, sistemas manuais ou relógios de ponto.

À medida que a tecnologia se desenvolveu, foi possível criar sistemas eletrônicos e digitais para gerenciar os horários de trabalho dos colaboradores.

Além disso, essa ferramenta permite diversos benefícios se comparada ao controle de ponto tradicional.

Podemos destacar possibilidades como a redução de erros nas marcações, a oportunidade de gerenciar em tempo real a carga horária dos colaboradores e a facilidade de administrar informações de diferentes locais e filiais, caso a empresa tenha.

Ademais, o ponto online é uma tecnologia que traz muito mais segurança à empresa, pois ela impede que os colaboradores marquem indevidamente eventuais horas extras ou alterem horários sem autorização.

O que mudou com a pandemia?

Como todos sabemos, a pandemia de Covid-19 modificou a maneira como muitos processos eram conduzidos, e não foi diferente no controle de ponto.

O distanciamento social e as diversas restrições impostas à época, obrigaram as empresas a colocarem seus profissionais para trabalhar de forma remota, o que acelerou a necessidade da utilização de ferramentas como o ponto online.

No período pré-pandemia, era comum as empresas utilizarem métodos como planilhas eletrônicas e relógios de ponto, para gerenciar a jornada dos seus colaboradores.

Entretanto, com a necessidade do distanciamento social, essas novas tecnologias digitais se tornaram indispensáveis, tendo em vista que os funcionários não podiam ir até à empresa para marcar seu ponto.

Este cenário obrigou muitas corporações a utilizarem ferramentas como o ponto online, que permite que as marcações sejam feitas à distância, por um aplicativo ou site.

Além disso, essas tecnologias permitem que os gestores administrem a carga horária de trabalho dos colaboradores de forma muito mais eficiente, o que é essencial quando falamos em trabalho remoto.

Ademais, a pandemia de Covid-19 também acelerou o aperfeiçoamento da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA), responsável por monitorar a saúde e segurança no local de trabalho, como aferição de temperatura, rastreio de contato e sistemas que sinalizem o distanciamento social.

Essas novas tecnologias de saúde no trabalho também podem funcionar integradas ao ponto online, o que é essencial para garantir que os os colaboradores estão cumprindo com as normas e segurança e saúde no ambiente de trabalho.

Como o ponto online ajuda a manter a produtividade à distância?

Ao passo que o trabalho à distância vem se popularizando, alguns desafios surgem, principalmente no que diz respeito a manter a produtividade das equipes em bons níveis.

Neste cenário, algumas medidas e ferramentas podem ser úteis, como é o caso do ponto online. Para que isso seja possível, listamos algumas dicas que podem te ajudar. Confira:

Tenha uma comunicação transparente

Primeiramente, é essencial estabelecer uma comunicação clara e eficaz com todos os colaboradores. Isso é fundamental para que todos estejam atualizados e alinhados com prazos e objetivos.

Neste sentido, utilizar ferramentas como e-mails, mensagens instantâneas, videoconferências e ligações é uma maneira de garantir que os funcionários entendam suas reais responsabilidades no trabalho, mesmo à distância.

Estabeleça metas claras e alcançáveis

Não basta apenas utilizar ferramentas como o ponto online. Também é necessário alinhar e traçar metas que sejam claras e alcançáveis, pois isso manterá a equipe motivada.

Sendo assim, é essencial que as lideranças definam metas individuais e coletivas que realmente façam sentido, além de garantir condições para que os profissionais possam alcançá-las.

Organize reuniões regulares

Outra dica para manter a produtividade no trabalho híbrido é organizar reuniões regulares. Elas são importantes alinhar expectativas e avaliar como está o progresso das metas que foram estabelecidas.

Portanto, não deixe de criar uma agenda clara para que essas reuniões ocorram periodicamente e possam envolver todos os colaboradores, para que eles tenham esse sentimento de pertencimento.

Gerencie o desempenho individual

Também é importante gerenciar individualmente cada um dos colaboradores.

Neste sentido, ter um Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) de cada profissional, é fundamental para que eles possam se manter motivados e buscando se aperfeiçoar cada vez mais.

Estabeleça horários flexíveis 

Possibilitar que os colaboradores possam ter mais flexibilidade na jornada de trabalho, também é uma forma da empresa garantir que a produtividade não seja prejudicada no trabalho remoto.

Logo, o ponto online pode ajudar, pois ele se adapta aos diferentes tipos de horários ou escalas. Assim, a empresa pode flexibilizar as atividades e reduzir o estresse e o esgotamento causado pelas demandas do trabalho.

Mantenha um ambiente de trabalho positivo 

Mesmo que a sua empresa utilize o trabalho à distância, ainda assim, é recomendável criar um ambiente positivo de trabalho, mesmo que de forma virtual. Portanto, não deixe de valorizar os profissionais e celebrar as suas conquistas individuais e coletivas.

Forneça ferramentas adequadas 

Por fim, não se esqueça de fornecer as ferramentas adequadas para que os colaboradores possam desempenhar corretamente as suas atividades.

Neste sentido, é essencial que todos tenham acesso às ferramentas e tecnologias necessárias, como é o caso do ponto online. Assim, todos poderão realizar suas demandas de forma íntegra e eficaz.

O que diz a lei sobre o ponto online?

Quando falamos do ponto online, não se pode deixar de conhecer as regras e leis que tornam legais a sua utilização por parte das empresas.

A CLT determina que toda instituição com mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, deve controlar o ponto dos funcionários, conforme prevê o segundo parágrafo do artigo nº74.

Além da CLT, a Portaria n.º 671/2021 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) também é a responsável por regulamentar as situações relacionadas à utilização do Registro Eletrônico de Ponto (REP).

Conhecida como a “Lei do Ponto Eletrônico”, ela trouxe uma série de atualizações nas regras do ponto eletrônico, antes previstas na antiga Portaria 373.

Com isso, a Portaria 671 estabelece o REP-A como uma nova forma de controle de ponto, autorizada por meio de convenção ou acordo coletivo de trabalho.

Essa mudança teve como principal intuito, modernizar práticas de registro de ponto, para que elas ficassem em sintonia com às novas realidades das empresas, que passaram a poder flexibilizar a forma como o controle é realizado.

Por fim, o ponto online é permitido desde que ele atenda alguns requisitos determinados pela Portaria 671, principalmente no que diz respeito à segurança e integridade dos dados da jornada de trabalho.

Além do mais, os equipamentos REP-A precisam permitir que os colaboradores acessem as informações registradas.

Neste contexto, os funcionários precisem ter acesso diário ao comprovante de registro de ponto, que pode ser emitido de forma impressa ou digital.

Desse modo, a empresa deve armazenar os comprovantes de marcação de ponto por, no mínimo, cinco anos. Esse procedimento é fundamental para evitar multas e processos trabalhistas.

Quais as vantagens de se utilizar um ponto online?

Conforme vimos ao longo do artigo, o ponto online possibilita diversas praticidades, seja para a empresa ou para os funcionários. Abaixo, listamos alguns dos principais benefícios:

Facilidade e praticidade

Por meio do ponto online, os colaboradores podem marcar sua carga horária de trabalho de forma muito mais prática e ágil.

Isso ocorre pois não será mais preciso preencher fichas ou assinar manualmente os documentos. Ademais, a marcação pode ser feito de qualquer hora ou local, apenas utilizando um dispositivo conectado à internet.

Redução de erros e fraudes

O ponto online também ajuda a reduzir os erros e fraudes nos registros de ponto, pois as informações e dados são registrados de forma automática, impedindo que ocorram alterações.

Assim, a empresa consegue se proteger legalmente contra qualquer tipo de problema que possa vir a ocorrer, como é o caso das multas trabalhistas.

Mais precisão nas informações

A tecnologia presente no ponto online também permite que haja mais precisão nas informações da jornada de trabalho dos colaboradores.

Desse modo, fica muito mais fácil para os gestores realizarem os cálculos de eventuais horas extras, faltas, atrasos e outros eventos relevantes para uma gestão mais efetiva por parte do RH.

Acesso às informações em tempo real 

Outra vantagem do ponto online é a possibilidade dos colaboradores e gestores poderem acessar instantaneamente as informações e dados da jornada de trabalho, o que é essencial para uma gestão mais íntegra e transparente.

Redução de custos

O ponto online também ajuda a economizar relacionados à impressão com folhas de ponto e demais documentos destinados ao registro da jornada de trabalho.

Assim, a empresa consegue destinar esses recursos financeiros à outras ações mais estratégicas, que visem o crescimento organizacional.

Conformidade com a legislação

Por fim, ao utilizar uma ferramenta de ponto online, a empresa reafirma o seu compromisso em cumprir com o que determina a legislação trabalhista. Logo, ela estará evitando problemas com fiscalizações e passivos trabalhistas.

A MarQ oferece para você o melhor sistema de ponto online! 

Conforme você tem visto ao longo da leitura, o ponto online é uma ótima ferramenta para gestão da jornada de trabalho nas empresas que trabalham à distância.

Por isso, se a sua empresa tem equipes híbridas ou sente dificuldades em gerenciar o ponto dos colaboradores, a MarQ. tem a solução perfeita para você!

Com o nosso ponto online, a sua instituição pode controlar a carga horária dos funcionários de forma simples, ágil, segura e em poucos cliques, sem qualquer preocupação.

A nossa solução permite que sua empresa gerencie as marcações de entradas, saídas, pausas e intervalos de forma automatizada, com toda precisão e eficiência. Confira, abaixo, algumas de nossas principais funcionalidades:

Dashboard do administrador

No painel de controle do administrador, o seu RH consegue ter uma visão completa e personalizável acerca da gestão da jornada de trabalho dos funcionários.

Ademais, os gestores também conseguem monitorar, em tempo real, todos os registros de entrada e saída dos colaboradores, além de ter acesso a métricas e insights instantâneos, com relatórios fundamentais para uma gestão de pessoas mais estratégica.

Calendário de eventos

A função calendário de eventos é perfeita para o gerenciamento de datas importantes, como feriados, folgas, treinamentos e eventos corporativos.

Com essa ferramenta presente em nosso ponto online, os gestores conseguem fazer um melhor planejamento das atividades, o que é importante para evitar conflitos no trabalho e garantir que a produtividade não seja prejudicada.

Solicitações e ajustes

Com o módulo de ponto online da MarQ. as solicitações de ajustes no espelho de ponto podem ser feitas em poucos cliques, de forma simples e rápida. Com isso, os gestores conseguem aprovar ou recusar os pedidos dentro do próprio sistema, sem precisar trocar e-mails ou ligações telefônicas.

Férias e afastamentos

Gerencie as férias e afastamentos dos seus colaboradores de forma fácil e organizada. Além disso, visualize o calendário de férias da equipe, registre solicitações de afastamento por doença ou licença-maternidade, e muito mais.

Escala e gestão de turnos

Você também pode gerenciar a escala e os turnos dos seus colaboradores com eficiência e precisão. Desse modo, defina escalas de trabalho para cada colaborador, visualize o calendário de turnos, gerencie trocas de horários e muito mais.

Ponto por QR Code

Outro recurso disponível, é a possibilidade de seus colaboradores poderem registrar a entrada e saída do trabalho através do QR code garantindo rapidez e segurança. Basta escanear o código com o celular, para que o registro de ponto seja feito automaticamente no sistema.

Cercos eletrônicos

Além do mais, o aplicativo de ponto online da MarQ. também tem a função dos cercos eletrônicos, que facilita o controle de áreas e espaços específicos, como fábricas, escritórios ou lojas. Assim, os funcionários podem bater o ponto sempre que entrarem ou saírem dessas áreas, garantindo ainda mais transparência no processo.

Reconhecimento Facial

A MarQ. oferece também possui tecnologia de reconhecimento facial, permitindo que os colaboradores possam bater o ponto apenas olhando para a câmera do dispositivo móvel. Isso garante ainda mais segurança e precisão no registro das horas trabalhadas.

Gestão de pausas NR17 para call centers

Por fim, nossa solução possui recursos específicos para gestão de pausas conforme as normas NR17 para call centers. O sistema, garante que os colaboradores tenham seus direitos respeitados e a empresa esteja segundo as leis trabalhistas.

Conclusão

Em suma, como você pode conferir neste artigo, o ponto online é a solução ideal para garantir a produtividade no trabalho à distância.

Por meio dessa ferramenta, os colaboradores conseguem marcar seu ponto de qualquer hora ou lugar, flexibilizando a forma como a gestão da jornada de trabalho é realizada.

Além disso, a segurança é o principal benefício proporcionado por essa tecnologia, pois ela permite que as instituições tenham uma solução eficaz e eficiente, livre do risco de fraudes e erros de gestão, que podem culminar em possíveis penalidades.

Ademais, empresas que utilizam o ponto online, conseguem ter registros precisos da jornada de trabalho, garantindo mais transparência nos procesos.

Por fim, se você enfrenta dificuldades para gerenciar a jornada de trabalho em sua empresa, independentemente se ela tem ou não equipes à distância, pode contar com o ajuda da MarQ. para mudar esse jogo!

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