O holerite é um documento que funciona como um comprovante de pagamento emitido pela empresa. O holerite tem papel fundamental na rotina das organizações, servindo como um alicerce no controle financeiro, tributário e trabalhista.

Além disso, para os empregados, o holerite é um comprovante de renda, para que eles tenham conhecimento do valor bruto e líquido do seu salário, extras, descontos, etc.

Mesmo parecendo algo simples, esse documento ainda gera dúvidas tanto para o empregador, quanto para o empregado, descubra tudo sobre o holerite no artigo a seguir.

O que significa holerite?

O holerite é um substantivo masculino, também conhecido como contracheque, os dicionários a descrevem da seguinte forma:

Documento que certifica o pagamento do salário de um funcionário, tanto pode ser depositado em sua conta bancária, como retirado pelo trabalhador no departamento da empresa destinado a esse propósito; contracheque ou demonstrativo de pagamento.

Qual o objetivo do holerite?

De forma simplificada, o holerite nada mais é do que um comprovante de pagamento do salário dos funcionários. Nesse documento constam os valores a receber, descontos e outras informações sobre o colaborador e a empresa.

Além disso, ele serve também como um histórico de pagamento para a empresa e uma garantia de que ela está honrando com seus compromissos trabalhistas. Da mesma forma, servindo inclusive de garantia do cumprimento da lei em algum possível processo trabalhista futuro.

Esse documento ajuda a empresas a controlar e realizar o cálculo da sua folha de pagamento, uma vez que ele dá uma visão ampla e correta dos gastos mensais em relação a salários e benefícios.

Qual sua importância?

O holerite também possui uma importância legal, já que oferece um respaldo jurídico, em caso de processo trabalhista, pois é uma prova de que a empresa cumpriu legalmente com seus compromissos tributários e trabalhistas em relação aos seus colaboradores.

Entretanto, não é só para a empresa que ele é importante, para os colaboradores ele serve com um comprovante de renda, documento essencial em várias situações. Como na compra e locação de imóveis, pedidos de empréstimo, abertura de conta, dentre outras.

O que diz a lei sobre o holerite?

O holerite está prevista na CLT no artigo 464, que inclusive determina a obrigatoriedade da empresa em emitir esse demonstrativo para comprovar o pagamento do salário e benefícios.

Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo está possível, a seu rogo.

É obrigatório entregar holerite?

Sim! O próprio artigo 464 da CLT, como citado acima, exige que a empresa realize a entrega do holerite, em versão impressa ou online. Afinal, esse é um comprovante de que o pagamento mensal foi feito corretamente, respeitando todas as diretrizes da lei trabalhista.

Além disso, não entregar esse documento pode gerar processos trabalhistas e consequentemente a empresa pode ser condenada a pagar multas.

O que deve conter no holerite?

De forma objetiva, a principal função do holerite é informar de maneira transparente todas as informações referentes ao pagamento do salário. Não só o valor bruto, mas também o líquido, detalhando inclusive todos os descontos no holerite.

Além de precisar informar o mês a qual se refere, posto que os valores podem variar, caso seja um mês de recebimento do décimo terceiro ou de férias.

As principais informações que devem estar descritas no holerite são:

• Dados da empresa (nome, CNPJ, endereço e razão social);
• Dados do colaborador (nome, PIS, função/cargo e CPF);
• Salário bruto sem os descontos;
• Número de dias trabalhados;
• Adicionais, se houver (horas extras, adicional noturno e adicional de periculosidade);
• Gratificações;
• Descontos (adiantamentos, atrasos e faltas);
• Descontos por contribuições (Previdenciária – INSS, FGTS ou sindical);
• Porcentagem de desconto referente ao vale-transporte;
• Descontos não obrigatórios (Planos de saúde e odontológico, seguro de vida e vale-alimentação);
• Salário líquido com os descontos já aplicados.

Modelo de holerite

Existem no mercado, entre os mais utilizados, dois modelos de holerite, o holerite em versão impressa e o holerite em versão online. Independentemente do modelo, ambos servem como demonstrativo de pagamento, com validade perante a lei.

Holerite impresso

Essa é a versão mais comum do documento e costuma ser montada numa planilha de Excel e é posteriormente impressa para a entrega aos empregados. São emitidas duas vias, uma fica com a empresa e outra com o colaborador.

Holerite online

O demonstrativo de pagamento on-line é extremamente vantajoso, econômico e bom para a preservação do meio ambiente. Além disso, ele tem ganhado força no mercado empresarial.

E o melhor você sabia que com sistema da MarQ é possível fazer a gestão de documentos como o holerite?

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Em outras, palavras, essa versão facilita o acesso aos colaboradores, já que é possível consultar essas informações via PC, tablet ou celular, de onde o empregado quiser e quando ele preferir.

Além disso, para o RH o holerite digital facilita a busca, o armazenamento e o controle desse documento. Eliminando inclusive os gastos com impressão, já que a organização deixará de produzir centenas de documentos em papel todos os meses.

Principais dúvidas sobre holerite

Acima de tudo, esse documento tem uma função bem clara, sendo de informar os colaboradores de forma detalhada sobre tudo que ele deve receber da empresa, ainda gera dúvidas se deve ser assinado, em qual formato precisa ser feito e se tem o mesmo significado que o contracheque.

É preciso assinar o holerite?

Não mais! O parágrafo único do artigo 464 da CLT elimina a obrigatoriedade da assinatura do holerite por parte do empregado, quando diz que o comprovante de depósito em conta serve como recibo de pagamento.

Portanto, sse fato abre margem para a assinatura não seja necessariamente obrigatória e corrobora que a versão online do holerite é permitida por lei.

Entretanto, é importante ressaltar que mesmo sem a obrigatoriedade da assinatura, a empresa precisa fornecer um documento para o funcionário em que conste seu pagamento mensal.

Existe dia certo para entregar o holerite?

O artigo 459 estipula que o pagamento do salário mensal deve ser feito até o quinto dia útil, dando margem para a interpretação ser de que esse documento deva ser entregue no mesmo prazo.

Art. 459 – O pagamento do salário, independentemente da modalidade do trabalho, não deve ser estipulado por período superior a 1 (um) mês, salvo no que concerne a comissões, percentagens e gratificações.

§ 1º Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)

O colaborador precisa guardar o comprovante de pagamento?

Sim! Não existe um prazo determinado legalmente falando, no entanto, no caso dos colaboradores, o holerite deve ser guardado como um comprovante de prova de contribuição e tempo de serviço.

Uma vez que, esse documento serve de base para um futuro pedido de aposentadoria. Recomenda-se, então, que o profissional guarde o holerite por um prazo indeterminado.

No entanto, no caso das empresas, a recomendação é que os holerites sejam armazenados por pelo menos 5 anos para a empresa poder provar que os pagamentos foram efetuados corretamente, caso ocorra algum processo trabalhista.

Portanto, diante da lei, o profissional que sai da empresa tem no máximo dois anos para requerer um erro de pagamento. Portanto, a importância de mantê-lo armazenado por um bom período.

Conclusão

Em conclusão, ao longo deste artigo vimos a grande importância do holerite tanto na rotina das empresas como na vida dos colaboradores. É essencial que as organizações adotem esse documento como um item imprescindível nos seus processos internos.

Seja para contribuir com o controle financeiro, como funcionando em apoio a processos fiscais, tributários e trabalhistas da organização. Além disso, esse documento, mais do que um simples comprovante de renda, é um objeto de transparência da relação trabalhista.

Enfim, esse demonstrativo de pagamento, por mais simples que possa parecer, como detalhado ao longo deste artigo, tem um papel fundamental nas relações trabalhistas.