IRRF na Folha de Pagamento: Aprenda a calcular

Dentre os diversos deveres do setor de Departamento Pessoal calcular o IRRF é uma da suas obrigações, por se tratar de algo obrigatório para  as empresa. Sendo assim, o setor responsável precisa saber como fazer o cálculo de forma correta.

Sabemos que entender a retenção do IR para pessoa física pode ser complicado. Portanto, para te ajudar, trouxemos esse artigo sobre o cálculo do IRRF na folha de pagamento.

O que é Imposto de Renda?

A sigla IRRF significa Imposto de Renda Retido na Fonte, essa é uma obrigação tributária destinada à Receita Federal que pode ser cobrada tanto de pessoas físicas (PF) quanto de pessoas jurídicas (PJ).

Na prática, ele funciona como uma antecipação do imposto de renda, com o objetivo de simplificar a declaração anual.

No caso de pessoas físicas, esse imposto é cobrado de quem trabalha com carteira assinada e recebe mensalmente um valor acima do teto mínimo para isenção estipulado pela Receita. O valor é deduzido do salário bruto mensal do colaborador, sendo uma obrigação da empresa fazer o recolhimento mensal.

Seu cálculo deve ser feito com muito cuidado, pois depende de diversos fatores como o salário mensal dos colaboradores, seus dependentes, pensão alimentícia, plano de saúde, entre outros fatores.

No Brasil, todos os valores que forem recolhidos ou retidos devem ser declarados na Declaração do Imposto de Renda Anual,  e enviados à Receita Federal (RF) entre o começo e meio do ano, com o objetivo de mostrar tudo o que foi pago no ano anterior.

Dentre esses valores, está justamente o IRRF, e as empresas que são as responsáveis por descontar o valor mensalmente no holerite dos colaboradores.

O não pagamento desse imposto pode causar sérias penalidades judiciais para as organizações, além de multas e juros.

Por que desconta o imposto de renda no salário?

Como mencionamos, o IR é pago de acordo com todos os rendimentos declarados do contribuinte.

Dessa forma, aquelas pessoas que tiveram uma renda maior devem pagar mais do que aquelas que declararam uma renda menor.

Podemos dizer, então, que o Imposto de Renda consiste em um valor anual, que é descontado de todos os rendimentos das pessoas físicas e jurídicas no país.

Entre todos esses rendimentos passíveis de tributação, podemos incluir salários, aluguéis, premiações e investimentos.

Qual a relação entre IRRF e INSS?

O desconto de IRRF e INSS se tratam de coisas diferentes, contudo, eles se relacionam na folha de pagamento isso porque, dentre todos os cálculos necessários para se chegar ao valor final do IRRF, as empresas devem somar todos os vencimentos do colaborador e subtrair o desconto do INSS antes de realizar o cálculo do IRRF.

Esta sigla representa o órgão responsável pelos pagamentos das aposentadorias e de outros benefícios dos profissionais que contribuem para a Previdência Social.

Para isso, é necessário realizar uma contribuição mensal na qual um valor será descontado diretamente da folha de pagamento  do funcionário, de acordo com o seu salário mensal.

Para muitos, este processo pode parecer confuso, afinal deve-se prestar atenção a uma série de itens no momento de calcular o IRRF. Veja como a seguir!

Para que serve a declaração de Imposto de Renda?

Essa declaração tem o objetivo de mostrar ao órgão público regulador do recolhimento — a Receita Federal — qual a real quantia paga ao longo do ano anterior e se existe algum valor faltante ou a ser devolvido.

É por isso que pessoas que não pagam devidamente o IR ou não declaram todos os seus rendimentos tendem a sofrer graves sanções e bloqueios.

Além disso, é necessário arcar com o pagamento de juros e multas de valores elevados a depender dos rendimentos e do salário do contribuinte.

Qual é a tabela do IRRF 2022?

Em teoria, a tabela do IRRF deveria ser atualizada conforme a inflação e economia do país. Contudo, ela não sofre nenhuma mudança desde 2015, devendo as empresas se guiarem por essa mesma tabela no ano que vem.

Contudo, atualmente está tramitando no congresso nacional o Projeto de Lei 2337/21, conhecido como Reforma Tributária, ele prevê uma série de mudanças, inclusive algumas alterações nas regras da legislação do Imposto sobre a Renda.

Em teoria, o texto que está sendo analisado propõe uma nova tabela de IRRF e uma alteração no valor para isenção para 2022.

Base de cálculo Alíquota Dedução
de 0,00 até 1.903,98 isento 0,00
de 1.903,99 até 2.826,65 7,50% 142,80
de 2.826,66 até 3.751,05 15,00% 354,80
de 3.751,06 até 4.664,68 22,50% 636,13
a partir de 4.664,68 27,50% 869,36

Calculando o imposto de renda

O primeiro ponto para calcular o imposto de renda na folha de pagamento é determinar a remuneração bruta de cada colaborador.

Isso significa contabilizar as horas extras a partir do sistema de controle de ponto, as comissões por vendas e demais vencimentos, consolidando-os em seu software de folha de pagamento.

É preciso saber quais valores devem ser deduzidos para encontrar a base de cálculo correta.

A partir desse cálculo, é possível definir o valor que terá incidência do IR e que será usado para definir a alíquota.

Deduções para o cálculo do IRRF na folha de pagamento

Para realizar o cálculo do imposto de renda, é necessário deduzir os seguintes valores a partir do salário bruto:

  • INSS;
  • dependentes legais — deduzir um valor de R$ 189,59 por dependente;
  • pensão alimentícia;

Esses valores devem ser subtraídos do valor do salário bruto para encontrar a base de cálculo do IRRF.

Ao fazer todas essas verificações e deduções, o resultado é utilizado para descobrir a alíquota correta para o cálculo do Imposto de Renda (IR).

O IR nas férias e no 13º salário

No caso de salário de férias e do 13º salário, também é necessário calcular o IRRF na folha de pagamento.

É uma obrigação da empresa reter esse valor no período, como em todos os meses de trabalho.

Quando falamos de férias, o cálculo é feito exatamente como nos meses de trabalho.

Ou seja, após a dedução do INSS, pensão alimentícia e do valor de cada dependente, deve-se utilizar a tabela de IR para o cálculo.

Já no caso do décimo terceiro salário, é preciso lembrar que tal desconto só pode ser aplicado na segunda parcela.

Nesse caso, após o cálculo, o valor do IRRF só será deduzido no segundo pagamento, enquanto a primeira parcela deve ser paga com o valor integral.

Calculando o IRRF na folha de pagamento

Para que fique claro o que deve ser precedido ao cálculo do desconto do imposto de renda na folha de pagamento, vamos a um exemplo fictício.

Imagine que Douglas, funcionário da sua equipe de TI, tem as seguintes remunerações e descontos:

  • salário bruto: R$ 4.500,00
  • INSS (11%): R$ 495,00
  • pensão alimentícia: R$ 300,00

Para começar, precisamos descobrir qual é a base de cálculo do IRRF. Para isso, devemos subtrair os dois descontos do salário bruto de Roberto:

4.500 (salário bruto) – 495 (INSS) – 300 (pensão)
=
3.705 (base de cálculo)

Portanto, sabemos que o salário base para o cálculo do IRRF na folha de pagamento é R$ 3.705,00.

Segundo a tabela atualizada, Douglas se encontra na faixa de 15%. Dessa forma, é preciso multiplicar o salário líquido, e deduzir do resultado o valor correspondente na tabela:

3.705 x 0,15 = 555,75
555,75 – 354,80 = R$ 200,95

Sendo assim, o valor do Imposto de Renda a ser retido na folha de pagamento do funcionário é de R$ 200,95.

Invista no RH

Por fim, para que o cálculo do IRRF seja feito sem erros, é fundamental investir no departamento de recursos humanos da sua empresa.

Afinal, esta tarefa será de responsabilidade do RH, que com a ajuda de equipamentos e ferramentas modernas e eficientes, conseguirá ter maior assertividade e segurança no momento de calcular este imposto.

Como exemplo, com o sistema da MarQ, todas as informações de jornada de trabalho dos colaboradores poderão ser gerenciadas em tempo real por meio do painel de acompanhamento.

Além disso, com os relatórios gerenciais, os gestores conseguirão visualizar tudo que está acontecendo na empresa toda ou por equipe, o que auxiliará em toda gestão estratégica do negócio.

Ainda tem dúvidas? Fale com a Contábill. Eles te ajudam a entender tudo sobre o IRRF para que você possa realizar a sua declaração do imposto de renda com facilidade e muita segurança.

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