O que você sabe sobre workflow?

Traduzindo para o português, o termo significa, literalmente, fluxo de trabalho e é a forma como uma empresa organiza seus processos e rotinas, desde o administrativo até o atendimento ao cliente.

Dessa maneira, o fluxo de trabalho pode ser adotado pela gestão de uma empresa a fim de aumentar a eficiência de trabalho, além da melhora contínua nos processos usados pelas equipes.

Se na sua concepção o workflow só gera um esforço desnecessário e de nada acrescenta na rotina da sua empresa, está na hora de mudar sua visão sobre.

Se você quer sair na frente da concorrência e ter mais eficiência e produtividade, precisa conhecer o método.

Continue lendo o artigo, pois nele vamos esclarecer tudo o que você deve saber sobre o assunto para colocar em prática no seu negócio.

O que é workflow?

É um método usado para organizar o fluxo de trabalho em uma empresa. Ele consiste na disposição e realização das atividades em sequência lógica, preferencialmente de forma automatizada.

Também pode ser visto como um trabalho que flui de um estágio para o outro, seja por meio de uma ferramenta, e/ou seja por outro processo.

O workflow não deve ser confundido com uma tarefa ou com várias tarefas juntas, pois, isso seria um projeto.

Entenda: É importante ter em mente que o workflow não é uma simples troca na ordem das tarefas. Workflow é uma cadeia de tarefas que acontecem em uma sequência, além de ser algo que você faz regularmente.

Qual a diferença entre workflow e processo?

Os processos consistem em uma sequência de atividades, que são subdivididas em tarefas, organizadas de uma maneira lógica, tendo relações de causa e efeito entre si. Aqui, o objetivo é garantir a entrega de um produto, serviço, decisão, informação ou outros tipos de saídas de um cliente externo ou interno.

A cadeia de processos de um negócio agrega valor à entrega final, aumentando a sua percepção de valor pelo mercado em relação aos custos despendidos para a sua produção.

Se a diferença positiva entre o valor percebido e os custos de produção for grande, maior vai ser a lucratividade da companhia. Sendo assim, se preocupar em analisar, modelar e melhorar de forma contínua os processos é uma ótima alternativa para gerar mais lucros.

É nesse momento que o workflow e os processos se relacionam, uma vez que esse primeiro é uma ferramenta que melhora os processos da organização.

Em suma, o fluxo de trabalho tem um conjunto de tecnologias e ferramentas que fazem com que os documentos, informações e atividades sigam adequadamente pela agência para que os colaboradores sigam a sua sequência e realizem procedimentos que facilitem o alcance dos objetivos.

Quais os objetivos do workflow?

O workflow pode ser implantado por diferentes razões.

Há empresas que definem fluxos de trabalho para dar mais agilidade aos processos existentes.

Outras, por sua vez, decidem automatizar as tarefas para facilitar a execução das equipes.

Algumas querem apenas aprimorar a mensuração do desempenho a fim de melhorar a tomada de decisão.

Há também as organizações que optam pela implementação para otimizar a experiência do cliente.

E existem aquelas que ajustam seus fluxos somente para atender questões de compliance, entre outros motivos.

Seja qual for o objetivo que impulsiona o workflow, a verdade é que tem sempre um grande propósito por trás da decisão: melhorar a eficiência e a produtividade do trabalho.

Como funciona um workflow?

Para entender o workflow funciona, veja a analogia a seguir.

Você já assistiu um programa de culinária, como o MasterChef, por exemplo?

Se sim, deve ter visto como os chefs trabalham.

Tudo começa com o mise em place (pôr em ordem, fazer a disposição), aquele processo de organização dos ingredientes para a preparação do prato.

Ao separar o que será usado antes de começar a cozinhar, o chef tem a garantia de que a receita terá um curso tranquilo, pois tem tudo ao seu alcance.

Essa antecipação ajuda a tornar a preparação mais ágil, além de minimizar as chances de erro e deixar margem para solucionar algum problema que possa surgir.

O workflow, funciona exatamente dessa maneira!

Os fluxos são organizados previamente para que os processos sejam eficientes e obtenham os melhores resultados possíveis.

De modo geral, essa é a regra.

Um outro aspecto importante em relação ao workflow é a automatização.

As ferramentas são muito úteis para facilitar os processos, assim como os equipamentos de cozinha auxiliam os chefs no preparo.

É muito mais rápido e prático usar uma batedeira do que fazer tudo manualmente, concorda?

Também existem diversos tipos distintos de workflow de acordo com os fluxos de trabalho existentes.

Basicamente, o sistema de workflow pode ser dividido da maneira que listamos abaixo. Confira:

AD HOC

Trata-se de um processo manual feito de forma simples onde os itens podem ser alterados ou movidos de acordo com as regras e procedimentos estabelecidos pela empresa e quando houver necessidade.

Administrativo

Este tipo envolve processos mais burocráticos, pois estão coordenados às demais tarefas empresariais e podem ser simplificados a partir do workflow uma vez que ele possibilita a organização das informações.

Produtivo

Este é referente aos processos que podem ter intervenção humana ou não. Afinal, eles são mais repetitivos, têm complexidade maior, além de exigir níveis maiores de qualificação e acesso a diversos sistemas de informação.

Colaborativo

Estes são os processos que envolvem o trabalho cooperativo executado por variados departamentos da empresa, mas com um objetivo em comum.

Como o fluxo de trabalho colaborativo é mais independente, ele não oferece tanta agilidade por poder demandar ações repetidas de um mesmo processo até que o objetivo seja, finalmente, alcançado.

Contudo, este é um processo mais completo, por envolver diversos times cujas habilidades podem ser exploradas de maneira colaborativa.

Transacional

Estes são processos de trabalho cujas tarefas são efetivadas de maneira conjunta, porém, em unidades diferentes, a fim de garantir uma maior confiabilidade e aplicação feita de forma exata.

Por que utilizar um sistema de workflow na sua empresa?

Utilizar um sistema de workflow na sua empresa é uma ótima alternativa porque ajuda a reduzir os desperdícios e os custos com processos manuais e burocráticos — além de trazer mais eficiência e eficácia para os procedimentos.

A ferramenta ajuda a aumentar a rentabilidade da empresa, pois torna possível a identificação das práticas que agregam mais valor aos processos do seu RH/DP. Com o workflow, a organização também tem acesso a dados confiáveis e em tempo real, com mais transparência e agilidade para o dia a dia.

Além disso, o recurso facilita o trabalho em equipe, simplificando a comunicação e tornando a divisão de tarefas mais prática e clara. O workflow auxilia na tomada de decisões e no planejamento estratégico, pois é um elemento que reduz as falhas humanas.

Assim, a importância de utilizar um workflow é evidente em toda a dinâmica de trabalho. O programa ajuda a incentivar a equipe e confere mais integração e praticidade para o processo produtivo.

A empresa terá melhores resultados, como a melhoria da gestão do tempo e o aumento da qualidade do trabalho.

Como montar um workflow de sucesso

Antes de tudo é necessário tomar alguns cuidados. Acompanhe para entender melhor a questão!

Evite a repetição de processos

Quando montar o fluxograma, você pode perceber que o número de informações é muito grande. Com tantos dados, pode acontecer um grande número de repetição de itens. Isso pode acontecer sem que ninguém perceba e, assim, o workflow fica redundante e de baixa qualidade.

As revisões do material produzido são essenciais para identificar erros e fazer as devidas correções. Quando o workflow for colocado à disposição da equipe, é necessário que ele já esteja revisado e sem redundância de informações.

Cuidado com a diagramação da informação

Produzir um bom workflow exige a capacidade de organizar bem a informação. Basta pensar que um quadro lotado de dados passa uma imagem poluída, prejudicando a compreensão do que é necessário.

Assim, o trabalho perde o sentido e os resultados positivos esperados não são alcançados. Por isso, é importante resumir e colocar ali somente o essencial, de forma clara e objetiva. Assim, os profissionais tratarão o esquema como uma boa fonte de consulta para o dia a dia.

Crie uma boa legenda

Adotar uma redação e colocar uma legenda para o quadro geral é uma ótima estratégia para apresentar a informação de maneira objetiva, como mencionamos. Essa alternativa pode incluir cores, figuras geométricas setas e símbolos.

Uma boa estratégia é adotar o padrão BPMN (Business Process Model and Notation), que é uma notação da metodologia de processos de gerenciamento de negócios.

Ensine seus colaboradores

Antes de tudo é muito importante ensinar aos colaboradores como o workflow funciona, assim a utilização da ferramenta fica muito mais fácil. Não adianta empreender esforços em um processo trabalhoso como a confecção desse fluxograma se você não capacita a equipe sobre esse recurso.

Quando o workflow estiver pronto, prepare uma boa apresentação e indique como funcionam as codificações. Dessa forma, o material será bem utilizado pelos colaboradores e terá o papel estratégico para o qual ele foi elaborado.

Assim como um workflow ajuda na melhora da empresa o Controle de Ponto Digital:

• Evita processos trabalhistas: com a documentação correta a empresa garante a veracidade das informações de jornada de trabalho dos colaboradores, comprova o pagamento correto da folha e tem indicadores para diminuir a hora extra de funcionários.

• Tem controle sobre a jornada de trabalho dos colaboradores: dessa forma a empresa e colaborador garantem o pagamento correto de horas extras, férias, 13º entre outros.

• Redução de custos, erros operacionais e otimização de tarefas do DP e RH: a partir de um sistema de controle de ponto digital, os setores responsáveis pelo fechamento do espelho ponto, ajustes, abonos, entre outros aspectos da jornada.

Conclusão

Diante dos benefícios apresentados até aqui, podemos concluir que eles resultam em uma diminuição do volume de gastos e economia de tempo na empresa. Eliminando processos desnecessários e obtendo maior produtividade da equipe, a sua empresa passa fazer mais com menos recursos humanos e materiais.

Agora que você sabe o que é workflow e quais são os seus benefícios, enxergue-o como um mecanismo que ajuda o seu negócio a crescer e se tornar mais competitivo no mercado, evitando diversos erros e problemas.