A ferramenta pode ser aplicada em diversos modelos empresariais e em quase todos os departamentos das companhias. Por isso, se tornou tão popular ao redor do mundo.

Se você não conhece o método, está no lugar certo. Neste artigo, vamos explicar como funciona, quais os benefícios da implementação da metodologia 5s e como utilizá-la na sua empresa.

O que é a metodologia 5s?

A metodologia 5s é uma ferramenta de gestão de empresas criada no Japão, após a segunda guerra mundial, quando o país precisava se reerguer do momento delicado que culminou em uma grande crise econômica.

Com o objetivo de se reestruturar rapidamente, os japoneses desenvolveram uma metodologia que ajudaria a voltar ao cenário global e melhorar os índices econômicos. Trata-se de uma ferramenta de gestão que é baseada nos cinco sensos do Japão.

No ambiente do trabalho, o foco principal é otimizar a disciplina dos processos, promovendo mais qualidade do serviço realizado e produtividade dos colaboradores. Aliás, a disciplina é uma das principais características dos japoneses, reconhecida mundialmente.

O que significa 5s?

A metodologia se chama 5s porque é inspirada nos cinco sensos japoneses:

• Seiri (senso de utilização);
• Seiton (senso de organização);
• Seiso (senso de limpeza);
• Seiketsu (senso de normalização);
• Shitsuke (senso de disciplina).

Cada um deles tem sua importância na aplicação do método de gestão e cada S dos 5s tem um significado essencial para o sucesso da ferramenta.

Seiri

O primeiro S é o Seire, que significa senso de utilização. Aqui, a intenção é manter no ambiente de trabalho apenas o que é realmente necessário para a realização do trabalho. Verificar com frequência quais são os equipamentos e itens que ainda estão sendo utilizados pela equipe.

Caso algo não seja mais de utilização, é a hora de descartar ou destinar para outro setor que fará proveito do material. Também é o momento de analisar quais equipamentos e produtos estão faltando para a conclusão das demandas da área e comprar o que for preciso.

A vantagem é manter o local de trabalho apenas com o que é realmente importante.

Seiton

O segundo S é de Seiton, senso de organização. Até esse momento, você já vai ter definido o que é útil para o seu trabalho. A partir daí, é a hora de manter o ambiente organizado. Todos os colaboradores precisam saber exatamente onde encontrar os materiais e documentos que precisam.

Uma boa maneira de organizar, por exemplo, é deixar em locais de fácil acesso aqueles itens de uso diários e manter em local mais reservado os que não serão utilizados com frequência.

O senso de organização tem o objetivo de economizar o tempo do colaborador, para que ele foque as energias na conclusão das demandas.

Seiso

O terceiro S significa Seiso, ou seja, senso de limpeza. Logo, os funcionários devem zelar pela limpeza de seu ambiente de trabalho e também das dependências comuns da empresa, como refeitórios e banheiro.

Outro ponto relacionado ao Seio é a aparência pessoal. Isso não quer dizer que o colaborador precisa seguir os padrões de beleza, mas sim que deve se apresentar de maneira adequada, sempre limpa e com vestimentas de acordo com a função que exerce.

Seiketsu

O quarto S é de Seiketsu, que significa senso de normalização ou padronização. Aqui, a ideia é automatizar a realização dos três sensos anteriores, fazendo com que façam parte do cotidiano da empresa. É necessário que eles se tornem hábitos dos colaboradores e de todos os setores.

Para isso, é preciso criar processos padronizados para cada um dos sensos e promover uma conscientização do público interno, afinal, os profissionais precisam entender o benefício final dessa nova mentalidade que está sendo aplicada.

Uma das possibilidades de normalização é criar instruções de trabalhos, listas de verificação e elencar todos os processos que devem ser seguidos pelos colaboradores. A padronização fará com que fique mais clara a função de cada um dentro do objetivo maior da empresa de melhorar a produtividade e organização.

Shitsuke

O quinto e último S é o Shitsuke ou senso de disciplina. Para desenvolver um novo hábito e mantê-lo a longo prazo, a disciplina é extremamente importante. Por isso, é essencial desenvolver nos colaboradores um senso de autodisciplina e estimular que os novos processos e valores sejam absorvidos por todos.

Uma dica é sempre oferecer treinamentos e realizar avaliações a fim de entender se todos os 5S estão sendo realizados e o que precisa ser melhorado. Dar feedback aos funcionários sobre seu comportamento e criar métricas para analisar o sucesso da aplicação da metodologia também são outras estratégias interessantes.

Vale destacar que todo novo hábito leva tempo para ser desenvolvido, assim, os gestores precisam ter paciência na implementação da metodologia 5s.

Por que implementar essa metodologia?

Um dos principais motivos que levam aos baixos resultados nas empresas mundo afora é o tempo desperdiçado corrigindo erros e refazendo processos. O que a metodologia do programa 5s oferece é uma oportunidade de diminuir esse desperdício de recursos humanos e também materiais.

Sendo assim, a metodologia 5s é uma estratégia para organizações que passam por problemas de produtividade. Com o tempo, a tendência é que os processos desenvolvidos pelas etapas do 5S gerem resultados visíveis nos números da empresa, que será mais organizada e automatizada.

Benefícios da metodologia 5s

A aplicação do 5s (controle de qualidade) traz vantagens amplas para as empresas. Elas podem ser observadas desde o aumento da produtividade até a melhora do engajamento do colaborador.

As operações são facilitadas

A melhor utilização de recursos, a limpeza e a organização de ambientes de trabalho facilitam a prática das diferentes atividades de uma empresa. Com as melhores condições possíveis, as operações são facilitadas em todos os níveis e setores de uma empresa. Os funcionários têm as condições de trabalho perfeitas, reduzindo qualquer impeditivo.

O nível de produtividade é aumentado

A produtividade é um dos fatores resultantes da aplicação do 5s (controle de qualidade). Com métodos adequados, a empresa é capaz de ter maior foco nas atividades principais do negócio.

Cada uma dessas bases propostas pelo método, incluindo as de continuidade, tornam o local de trabalho mais propício a bons resultados. A produtividade é uma consequência natural à companhia.

O local de trabalho é mais convidativo

Colaboradores também precisam de bons locais de trabalho para se sentirem engajados e poderem desempenhar bem suas funções. Com os pilares de limpeza e organização, os setores são mais convidativos e permitem que o trabalhador desempenhe seu papel sem problemas. São locais em que a prática da função é feita de maneiras mais simples e menos cansativa.

A segurança na operação é obtida

Colaboradores também precisam de segurança no desempenho de seus cargos. A organização ajuda a manter bons métodos de trabalho, distanciando os funcionários de qualquer tipo de acidente.

Isso garante, além da preservação da saúde, a produtividade, já que as tarefas podem ser executadas sem maiores preocupações. A segurança é a chave para um bom ambiente é trabalho!

A melhora contínua é buscada

Graças ao Seiketsu e Shitsuke, as melhorias propostas pelo método 5s (controle de qualidade) são implementadas e exercidas a longo prazo. A fiscalização e o supervisionamento, acompanhados do suporte ao colaborador, garantem que a empresa terá resultados de destaque a longo prazo. Esse se torna o caminho para uma profunda mudança cultural na empresa.

Implementar o 5s (controle de qualidade) pode ser um passo importante para a reorganização da sua empresa. Essas bases foram fundamentais para uma das maiores nações do mundo em um momento importante de sua história, e também pode ser o ponto de mudança nas companhias.

Quais os desafios eu vou ter na implementação da metodologia?

Um dos grandes desafios ao implementar a metodologia 5S é a resistência das áreas ao programa, devido à mudança de cultura e criação de novas rotinas.

Por isso é preciso que haja líderes que abracem esta causa e se comprometam com as rotinas e deveres para que a metodologia realmente alcance resultados.

Treinar e capacitar a equipe , apresentar os impactos positivos na rotina e nos processos é um primeiro passo para que toda a organização conheça o poder de transformação do 5S.

Como aplicar a metodologia 5s na empresa?

Apesar de ser bem simples de entender como funciona a metodologia 5s, é necessário que o gestor se prepare para implementar na empresa. Todos os profissionais envolvidos precisarão ser bem treinados para que as ações saiam como o planejado.

Para facilitar, apresentaremos um guia com o passo a passo de como incluir o método 5s na rotina da sua companhia:

1. Escolha guardiões da metodologia;
2. Faça uma avaliação da empresa;
3. Desenvolva o planejamento;
4. Implemente os 5S;
5. Acompanhe os resultados;
6. Dê feedbacks.

Agora, vamos aos detalhes!

1. Escolha guardiões da metodologia 

O passo inicial é escolher um grupo de colaboradores que será o responsável por divulgar os 5S na empresa. Serão esses funcionários que ensinarão aos demais como funciona o método.

Por isso, eles precisam ser os primeiros a entender a importância da nova metodologia e serem treinados para aplicar os conceitos, pois eles precisam dominar todos os sensos e entender a mudança da cultura empresarial.

Para que toda a empresa seja igualmente impactada pelos novos valores, é importante que esse grupo seja multidisciplinar, com funcionários de vários departamentos e cargos distintos, inclusive, mesclando líderes e liderados.

2. Faça uma avaliação da empresa

É provável que, para decidir pela implementação da metodologia 5s, o gestor tenha identificado falhas nos processos da empresa. Entretanto, para que tenha sucesso, a equipe de guardiões deve avaliar todos os setores da empresa para elencar todos os problemas da companhia e o que pode ser otimizado.

A avaliação dos pontos críticos deve ser minuciosa a fim de mapear e prever todas as melhorias necessárias.

3. Desenvolva o planejamento

Antes de agir, é a hora de planejar. A equipe responsável deve reunir todas as informações da análise e discutir o que é preciso fazer para otimizar as demandas e minimizar as falhas. Indica-se também a criação de um cronograma e a divisão de tarefas. Etapas bem definidas tendem a tornar o processo de implementação mais simples.

4. Implemente os 5S

Com o cronograma e as tarefas em mãos, é o momento de colocar a mão na massa e iniciar a implementação dos 5S na empresa: Seire, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

Nessa fase, os guardiões devem divulgar a nova metodologia, as atividades que cada um deve fazer e, principalmente, explicar a importância e os benefícios. Todos os colaboradores precisam ser impactados pela divulgação e serem treinados para iniciar a aplicação do método.

5. Acompanhe os resultados

Para que a metodologia dê resultado, é importante entender se as ações estão dando resultados. Periodicamente, faça avaliações. Um exemplo é observar se houve menos desperdício de recursos, como folhas de papel e canetas.

6. Dê feedbacks

Depois de todo esse processo, os colaboradores precisam saber os resultados dos seus novos hábitos. Por isso, o grupo de guardiões deve dar feedbacks sobre as conquistas com as boas práticas e também sobre o que ainda precisa melhorar. É nesse momento, também,  que é possível reforçar a importância da metodologia 5s.

Conclusão

Como vimos nos itens anteriores, a metodologia 5s tem o potencial para tornar sua empresa muito mais organizada e produtiva e seus colaboradores mais disciplinados. Apesar de ter origem em fábricas, pode-se perceber que os exemplos de 5s podem ser adaptados para negócios de todos os setores da economia.

Os resultados podem ser sentidos tanto no ponto de vista do ambiente interno com mais limpeza e organização, como também no de negócio, com menos falhas nos processos e menos desperdícios de recursos. O sucesso da implementação do método vai depender, especialmente, de como o processo é conduzido pelos guardiões.

Além disso, é essencial que todos os colaboradores entendam a importância da limpeza, organização e disciplina que a metodologia prega. Assim, eles compreenderão que os benefícios não são apenas para a empresa, mas também para a rotina e produtividade de cada um, se dedicando mais para cada etapa do método.