Os arquivos AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e AFD (Arquivo Fonte de Dados) desempenham um papel fundamental na gestão da jornada de trabalho.
Isso ocorre, pois esses documentos são essenciais para garantir a eficiência no controle de ponto dos colaboradores, assegurando o pagamento adequado dos salários aos colaboradores, além de certificar que a empresa esteja em conformidade com as exigências fiscais e trabalhistas.
Neste sentido, compreender o valor e a relevância das siglas AFDT e AFD é essencial. Esses arquivos se complementam, documentando atividades laborais e garantindo conformidade com normas trabalhistas e fiscais.
Assim, esses arquivos são aliados valiosos para os gestores e a contabilidade gerencial, facilitando a tarefa de manter a empresa conforme as determinações da justiça.
Por fim, vamos entender como funcionam esses dois tipos de arquivos e qual sua importância dentro das empresas. Te convidamos a seguir com a leitura do artigo e acompanhar conosco!
O que são os arquivos AFD e AFDT?
Primeiramente, os arquivos AFD (Arquivo Fonte de Dados) e AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) são essenciais no controle de jornada de trabalho.
As empresas os utilizam para registrar e gerir atividades laborais, pois ambos são relevantes para a folha de pagamento e obrigações fiscais e trabalhistas do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Arquivo Fonte de Dados (AFD)
O Arquivo Fonte de Dados (AFD) é o documento inicial que reúne todas as informações relacionadas aos registros de ponto dos funcionários de uma empresa.
Os registros são coletados por dispositivos específicos, como o Relógio Eletrônico de Ponto (REP) ou outras soluções de coleta, como biometria e cartões eletrônicos.
O AFD pode ser considerado o arquivo bruto, contendo as marcações de entrada, saída, e intervalos de cada colaborador, bem como outras informações relevantes, como número do PIS (Programa de Integração Social) do funcionário e data de registro.
Importante destacar que esses dados são imutáveis e não podem ser alterados ou apagados, proporcionando uma base sólida e confiável para a gestão da jornada de trabalho.
Arquivo Fonte de Dados Tratados (AFDT)
O AFDT, por sua vez, representa a evolução do AFD. É um arquivo gerado a partir das informações contidas no AFD, mas que passa por um processo de tratamento e correções para que as informações de registro de ponto estejam alinhadas com as regras estabelecidas na legislação trabalhista e na jornada de trabalho da empresa.
Esse tratamento do AFDT envolve a correção de discrepâncias ou inconsistências nas marcações de ponto, garantindo que os registros estejam conforme as normas vigentes.
Essa versão tratada e corrigida é a que será utilizada para o controle efetivo da jornada de trabalho dos colaboradores e, consequentemente, para o cálculo preciso de horas trabalhadas, horas extras, faltas, atrasos, e outros aspectos essenciais para a gestão de recursos humanos.
Qual a diferença entre AFD, AFDT E ACJEF
O controle eficiente dos registros da rotina de trabalho é fundamental para as empresas, tanto para garantir o cumprimento das obrigações legais quanto para assegurar uma gestão adequada das jornadas de trabalho dos colaboradores.
Nesse contexto, destacam-se três tipos de arquivos: AFD (Arquivo Fonte de Dados), AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e ACJEF (Arquivo Controle Jornada Efeitos Fiscais), cada um com sua função específica.
O AFD é o documento que concentra todas as informações relacionadas aos registros de ponto dos funcionários de uma empresa.
Esses dados são coletados por meio de dispositivos como aparelhos digitais que leem impressões digitais ou o REP (Relógio Eletrônico de Ponto).
A característica essencial do AFD é que ele não pode ser alterado ou apagado, garantindo sua confiabilidade como registro fidedigno das marcações de ponto.
O AFDT é gerado a partir do AFD. Neste estágio, o documento continua em sua forma bruta, com todas as informações de entrada, saída e intervalos dos colaboradores. Como os registros podem apresentar discrepâncias, é necessário realizar o tratamento desses dados para que se tornem precisos e estejam segundo as regras de marcação de ponto estabelecidas na jornada de trabalho.
Por fim, o ACJEF, “Arquivo Controle Jornada Efeitos Fiscais”, é o arquivo resultante que consolida as informações tratadas do AFDT e é essencial para o Fisco.
Esse documento engloba não apenas os dados de entrada e saída, mas também contabiliza horas extras, faltas, atrasos, férias, abonos e outros fatores que impactam no cálculo da jornada de trabalho.
É importante manter os arquivos AFD e AFDT atualizados e precisos, pois o ACJEF depende diretamente deles.
O que diz a lei?
A legislação trabalhista é clara quanto à obrigatoriedade dos arquivos AFD, AFDT e ACJEF.
As regras estão previstas na Portaria 1510, sancionada pelo Ministério do Trabalho e Emprego (TEM) em 2009, que regulamenta a aplicação dos sistemas de registro da jornada de trabalho, incluindo o ponto eletrônico.
Conforme a lei, é responsabilidade das empresas emitir e manter em dia os documentos fiscais relacionados ao controle de jornada dos colaboradores, como o AFDT, para assegurar a conformidade com as normas legais e trabalhistas.
Por fim, em caso de adulterações ou irregularidades nas marcações de ponto, os equipamentos e arquivos podem ser retidos pelo auditor para comprovação de irregularidades, tornando a correta geração e manutenção desses arquivos uma prática essencial para evitar problemas legais.
Quais informações deve conter nesses dois documentos?
Uma gestão de jornada de trabalho eficiente e conforme as exigências legais requer compreensão das informações contidas em cada um dos arquivos AFD e AFDT.
Cada documento desempenha um papel específico na composição de dados precisos e confiáveis sobre as atividades laborais dos colaboradores de uma empresa.
AFD
O Arquivo Fonte de Dados (AFD) é o primeiro estágio do processo de registro da jornada de trabalho e reúne todas as informações brutas relacionadas aos registros de ponto dos funcionários.
As principais informações contidas nesse documento incluem:
- Marcações de entrada e saída: Horários em que os colaboradores iniciam e encerram suas atividades diárias;
- Marcações de intervalos: Momentos em que os colaboradores realizam pausas durante o expediente;
- Identificação do colaborador: Número do PIS ou outro identificador único do funcionário;
- Data e horário: Informações sobre o dia e a hora exata em que as marcações foram efetuadas;
- Número Sequencial de Registro (NSR): Sequência numérica que identifica cada marcação realizada.
Os dispositivos de coleta de ponto capturam essas informações de forma inalterável, garantindo a integridade dos dados e a confiabilidade do AFD como base para a geração dos demais documentos.
AFDT
O Arquivo Fonte de Dados Tratados (AFDT) representa uma versão corrigida e tratada do AFD.
As informações contidas no AFDT são ajustadas para garantir que a jornada de trabalho dos colaboradores esteja segundo as regras estabelecidas pelas leis trabalhistas.
As principais informações presentes no AFDT incluem:
- Marcações tratadas: Registros ajustados para atender às normas de marcação de ponto e eliminar eventuais discrepâncias;
- Jornada de trabalho oficial: Horários de entrada, saída e intervalos considerados como oficiais após o tratamento das informações;
- Horas extras: Informações sobre as horas trabalhadas além da jornada normal, quando aplicável;
- Faltas, atrasos e abonos: Dados sobre ausências e compensações durante a jornada de trabalho;
- Férias e outros eventos: Registros de eventos especiais que impactam a rotina laboral dos colaboradores.
ACJEF (Arquivo Controle Jornada Efeitos Fiscais)
O Arquivo Controle Jornada Efeitos Fiscais (ACJEF) é um documento consolidado que traz todas as informações relevantes sobre a jornada de trabalho dos funcionários, incluindo os dados tratados e corrigidos do AFDT.
As principais informações presentes no ACJEF englobam:
- Jornada de trabalho regular: Horários oficiais de entrada, saída e intervalos dos colaboradores;
- Horas extras e compensações: Detalhamento das horas extras realizadas e eventuais compensações;
- Faltas e atrasos: Informações sobre ausências e atrasos no cumprimento da jornada;
- Férias e abonos: Registros de períodos de férias concedidas e abonos de horas.
É obrigatório emitir esses relatórios fiscais?
Sim, é obrigatório emitir relatórios fiscais referentes ao AFDT, bem como aos demais arquivos AFD e ACJEF. Sendo assim, esses relatórios são solicitados por autoridades fiscais vinculadas ao Ministério do Trabalho e Previdência Social.
Embora não haja a necessidade de imprimir os arquivos, é crucial disponibilizá-los eletronicamente para consulta dos auditores em caso de fiscalização.
A correta geração e manutenção desses relatórios são fundamentais para comprovar a regularidade da empresa em relação ao controle de jornada dos funcionários e evitar possíveis sanções legais.
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Conclusão
Em conclusão, os arquivos AFD, AFDT e ACJEF desempenham um papel fundamental na gestão da jornada de trabalho e obrigações fiscais e trabalhistas das empresas. O AFD, como documento primário, armazena as marcações de ponto brutas dos funcionários. Enquanto o AFDT, após o tratamento dos dados, representa o documento fiscal corrigido e alinhado com as regras de marcação de ponto. O ACJEF, por sua vez, consolida todas as informações relevantes da jornada, incluindo horas extras, faltas e outros eventos que impactam no cálculo das atividades laborais.
Por fim, é imprescindível que as empresas compreendam a diferença entre esses arquivos e a importância de mantê-los atualizados e em conformidade com a lei. A correta emissão e manutenção dos relatórios fiscais referentes ao AFDT e demais documentos são essenciais para garantir a regularidade da empresa perante a fiscalização e para evitar possíveis sanções e problemas legais.
