A gestão do tempo dos colaboradores é um dos principais ativos que uma empresa pode ter e utilizar. Para isso, o timesheet é de fundamental importância, e ajuda as corporações a serem mais eficazes, produtivas e lucrativas.

Se a sua empresa ainda não utiliza esta ferramenta, ou se você eventualmente não compreende bem como utilizar o timesheet, este conteúdo foi feito para você. Te convidamos a acompanhar conosco! 

O que é o timesheet?

O timesheet é uma ferramenta que as empresas usam para gerenciar o registrar os tempos gastos nas diferentes atividades dos colaboradores. É também uma maneira de monitorar e acompanhar a performance e a produtividade dos funcionários, contando as horas dedicadas a projetos e atividades.

O timesheet se apresenta na forma de um software ou planilha onde os colaboradores registram suas horas trabalhadas, bem como as tarefas realizadas em cada dia. As informações são usadas para a gestão de projetos, permitindo ver quanto tempo leva cada etapa.

Outra finalidade muito utilizada, desta vez na gestão de pessoal, está no cálculo de remuneração. Com o timesheet, o cálculo pode ser mais assertivo.

Como funciona o timesheet?

Em primeiro lugar, o timesheet funciona como uma planilha. As informações das horas (entre outros dados) são adicionados manual ou automaticamente. Estas informações ficam registradas na memória de um dispositivo ou, preferencialmente, na nuvem, onde fica disponível para os colaboradores e o RH.

Estes dados então podem ser cruzados, comparados ou confrontados para fins estratégicos, para cálculos de horas trabalhadas ou a finalidade necessária para o momento do RH.

Como o cálculo de horas é feito no timesheet?

Se o timesheet for utilizado para a finalidade de cálculo de horas trabalhadas e remuneração, o funcionamento é simples.

O programa tem os registros de entrada e saída dos colaboradores no trabalho adicionadas no momento dos registros de ponto, por meio de um software de controle de ponto.

Logo, no final do mês, se não houver nenhuma alteração necessária, estas informações são utilizadas como base para o cálculo de horas trabalhadas e a remuneração pelos serviços. O cálculo de horas também contemplará faltas e atrasos, tal como o banco de horas.

Então, os dados do timesheet são então validados pelos gestores responsáveis e seguem para o financeiro, que realiza o pagamento dos colaboradores.

Por que usar o timesheet?

O uso do timesheet pode trazer uma série de benefícios para as empresas. Veja a seguir:

Melhor controle do tempo

O benefício mais aplicado no timesheet é justamente o melhor controle de tempo. Ele permite um monitoramento e um rastreamento de quanto tempo é gasto em cada atividade ou ao longo da jornada. Isso é fundamental para empresas que cobram ou pagam por hora, bem como aos próprios funcionários, para compreenderem como estão alocando seu tempo. 

Avaliação de produtividade

A avaliação de produtividade também é um recurso muito vantajoso do timesheet. Ela permite compreender quais tarefas consomem mais tempo do que o necessário e, assim, tomar medidas para melhorar os padrões de trabalho, maximizando a eficácia. 

Precisão no faturamento

Imagine a seguinte situação: você contratou um freelancer altamente qualificado para um projeto importante, mas não possui um sistema para rastrear as horas reais dedicadas a essa tarefa. 

Sem o timesheet, fica mais complexo entender quanto tempo levou cada etapa de um projeto. O que leva a confusão e possivelmente até atrasos no pagamento da equipe, o que pode ser muito problemático para a empresa. Com o timesheet, sua empresa ganha transparência e precisão no cálculo de valores a pagar.

Planejamento estratégico

O timesheet ajuda a sua empresa a também olhar e planejar o futuro. Com as análises dos registros de trabalho já realizados, você consegue projetar tendências e previsões para um planejamento estratégico mais assertivo.

Tomada de decisão informada

Com dados do timesheet em mãos, os gestores podem tomar decisões mais informadas. Isso inclui a capacidade de alocar recursos de maneira mais eficiente, identificar gargalos em projetos e otimizar processos internos.

Quais são os principais tipos de timesheet?

Há alguns tipos de timesheet, feitos para atender às necessidades dos profissionais. São eles:

• Tradicional: é a forma mais básica de controle de tempo, em que os usuários registram manualmente as horas trabalhadas em cada tarefa ou projeto. Esse tipo é frequentemente preenchido em planilhas ou documentos físicos. Embora seja simples, ele pode ser suscetível a erros humanos e requer entrada manual de dados; 
• Eletrônico: a versão mais moderna em que registram as horas em um sistema digital, que pode ser uma planilha ou um software especializado. Elimina problemas referentes à entrada manual de dados e pode ter mais recursos; 
• Timesheet por Projeto: aqui, os colaboradores fazem o registro do tempo de acordo com projetos específicos em que estão envolvidos. Logo, isso permite o controle total das horas dedicadas para cada projeto; 
• Timesheet por Tarefa: assim como o anterior, o timesheet por tarefa realiza o armazenamento das informações sobre o tempo de acordo com as tarefas realizadas pelo colaborador; 
• Automatizado: neste aqui, o colaborador sequer precisa inserir as informações manualmente. A partir de integrações entre diferentes sistemas, o timesheet registra as horas gastas de maneira automática; 
• Para Home Office e Trabalho Remoto: com o avanço e a sofisticação dos sistemas de timesheet, também há soluções com funcionalidades voltadas a colaboradores com trabalho remoto. Isso inclui o tempo dedicado ao trabalho em casa, reuniões virtuais e comunicação online.

Quais as vantagens do timesheet para o setor de RH?

Primeiramente, são diversas as vantagens que o timesheet traz para o setor de RH. Uma delas é a possibilidade de acompanhar o tempo que cada colaborador dedica para cada uma de suas atividades. É o que possibilita uma melhor gestão de tempo e recursos, redução e desperdício e mais produtividade. Ajuda também a identificar gargalos e estimular melhorias.

Outra vantagem está na possibilidade de tomar decisões baseadas em dados concretos e atualizados. Isto é, informações como tempo gasto, desempenho, dados dos gargalos e o trabalho de cada colaborador, ajudam a empresa a realizar escolhas mais assertivas do ponto de vista estratégico. 

Portanto, o timesheet também contribui para mais transparência e igualdade no ambiente de trabalho, auxiliando na justa remuneração para os colaboradores por meio do registro do tempo e do desempenho, bem como oportunidades de desenvolvimento e crescimento.

Como usar o timesheet na gestão dos colaboradores?

Se você vai começar a utilizar o timesheet em sua empresa, as dicas seguintes podem ser úteis para a implementação e a utilização:

1. Introduzir o timesheet aos funcionários, fornecendo treinamento e orientação;
   
2. Escolher a ferramenta certa que atenda às necessidades da empresa;
3. Estabelecer prazos e metas para a entrega dos registros de tempo;
4. Realizar revisões regulares dos registros de tempo para identificar tendências e áreas de melhoria;
5. Promover a transparência, compartilhando informações relevantes com os funcionários;
6. Utilizar os dados do timesheet antes de tomar uma decisão;
7. Oferecer suporte e feedback aos funcionários;
8. Incentivar uma cultura de melhoria contínua em relação à gestão do tempo.

Qual a diferença entre timesheet e planilha de horário?

Muitas pessoas confundem timesheet e planilha de horário. Porém, elas possuem finalidades diferentes.

Em geral, a planilha de horário é uma ferramenta mais simples, usada apenas para o registro das horas trabalhadas. Já o timesheet costuma ser uma ferramenta mais sofisticada, com mais recursos, possibilidades de filtros e funcionalidades específicas para atribuir as horas de trabalho.

Na maioria das vezes, empresas menores, com operações mais simples, acabam ficando com a planilha de horários, enquanto empresas maiores e mais complexas utilizam o timesheet.

Como criar e preencher um timesheet

Em primeiro lugar, você pode criar e preencher um timesheet sem muitas dificuldades. Veja as dicas a seguir, que podem te ajudar no passo a passo:

• Identifique as informações necessárias: antes de preencher a planilha, identifique quais informações precisam constar neste documento. Isso varia conforme a forma como a empresa trabalha; 
• Escolha uma ferramenta: há diversas ferramentas disponíveis no mercado. Você pode usar uma planilha básica de um software Office ou contratar ferramentas específicas, conforme as suas necessidades; 
• Defina o período de tempo: Decida qual período de tempo seu timesheet cobrirá. Isso pode ser diário, semanal ou mensal. Certifique-se de que o período escolhido corresponda ao período de pagamento da sua empresa; 
• Registre as horas trabalhadas: Comece registrando as horas que você trabalhou em cada dia. Certifique-se de incluir as horas regulares e quaisquer horas extras ou tempo de folga que você possa ter acumulado; 
• Inclua as atividades realizadas: Para cada hora registrada, inclua uma breve descrição das atividades que você realizou durante esse tempo; 
• Adicione notas adicionais: é sempre importante reservar um espaço para adicionar informações adicionais que possam ser necessárias; 
• Revisão final: antes de enviar ou validar seu timesheet, é importante fazer uma revisão final para conferir se as informações estão corretas.

O sistema MarQ. também conta com a funcionalidade do timesheet!

Leu até aqui? Portanto, se você está procurando uma funcionalidade de timesheet, temos o prazer de te apresentar a solução da MarQ.!

A Planilha Horário (timesheet) é uma adição revolucionária ao sistema MarQ., oferecendo uma maneira mais intuitiva e produtiva de visualizar e editar registros de ponto.

Suas vantagens incluem facilidade de lançamento, visualização em formato de planilha, controle de solicitações, identificação de períodos especiais, recursos de filtragem e funcionalidades avançadas.

Além disso, a integração perfeita com o sistema MarQ.! centraliza todas as informações relacionadas à marcação de ponto dos funcionários e funcionalidade extras, facilitando o gerenciamento e a tomada de decisões informadas. O nosso timesheet poderá fazer a diferença para as rotinas e o dia a dia da sua empresa. 

Conclusão

O tempo sempre demanda atenção por parte da equipe de RH e dos gestores das empresas. Por isso, o seu controle é tão fundamental. As ferramentas de timesheet são grandes aliadas neste sentido, possibilitando que as empresas gerenciem o tempo gasto para cada atividade, bem como acompanhem a rotina e o desempenho dos profissionais.

Por fim, dentre as soluções da MarQ., a planilha de tempo se integra a diversas outras funcionalidades indispensáveis para o departamento de pessoal. Você pode testar nosso software por 7 dias sem custo nenhum! Clique aqui ou no banner abaixo para saber mais detalhes!