Entregar para o cliente os produtos ou serviços nos prazos previstos é fundamental para o crescimento de uma empresa. Infelizmente, a falta de organização pode atrapalhar os processos para chegar nesse ideal. Nesse momento, você deve reconhecer a importância do workflow para saber como é possível se organizar para evitar erros e garantir uma boa gestão do seu negócio.

O que é workflow?

Workflow é um termo em inglês que significa “fluxo de trabalho”. Ou seja, é a definição da rotina administrativa da sua empresa e de quais são os processos realizados por cada colaborador. Assim, você tem informações seguras e bem organizadas de tudo aquilo que acontece dentro da sua empresa. Isso vale desde a prospecção de clientes até o pós-vendas.

Agora… Uma dúvida! Você está pagando horas extras pela real demanda da sua empresa ou pela falta de gestão do tempo? No nosso dia a dia, temos tarefas fixas e outras variáveis, mas que também são necessárias para a conclusão dos nossos projetos. Com o workflow, você organiza essas tarefas e sabe o tempo necessário para concluí-las dentro do horário normal de trabalho.

Quais são os benefícios?

Ainda não conseguiu visualizar os motivos para aderir o workflow na sua empresa? Pontuamos alguns benefícios dessa cultura para a sua empresa. O workflow:

• Simplifica processos: Quando você visualiza todas as atividades da sua empresa, consegue eliminar etapas desnecessárias e tornar os processos mais ágeis e efetivos;
• Aumenta a produtividade dos colaboradores: Eles conseguem visualizar de forma clara quais são as suas atividades e isso facilita na organização individual para a conclusão dos processos;
• Agiliza a conclusão das tarefas: Com o corte de tarefas desnecessárias e com uma equipe engajada nas atividades, as etapas vão se tornar mais ágeis para a conclusão final das entregas;
• Reduz o número de erros: Quando não temos de forma organizada tudo aquilo que tem que ser feito, esquecemos etapas e erramos mais. Ao contrário disso, a organização é um grande passo para a perfeição;
• Evita atrasos dos prazos de entrega: Se a sua empresa tem o péssimo hábito de atrasar os prazos, essa é a hora de mudar. Com o workflow, você adapta a sua rotina aos prazos e não ao contrário;
• Melhora a comunicação interna: Ao invés dos colaboradores perderem tempo para entender em que fase está um processo, eles podem visualizar isso de forma mais clara com o workflow;
• Promove uma cultura organizacional: Quando os seus funcionários entenderem que o workflow agiliza e facilita o trabalho deles, vão criar uma própria cultura de se organizar;
• Diminui o volume de gastos: Com a eliminação de etapas desnecessárias e com a maior produtividade da sua equipe, você vai precisar menos de recursos materiais e humanos.

Adapte a sua equipe ao workflow

A primeira coisa para você ter em mente é que o workflow passa por uma boa gestão de pessoas. Vamos te apresentar algumas ferramentas que vão ajudar nesse processo, mas é preciso entender que os aplicativos são apenas ferramentas, mas não a solução. Quem vai melhorar os processos são os seus funcionários, enquanto o fluxo de trabalho estará passando pelo seu controle.

Ferramentas de workflow

Você está convencido de que o workflow pode melhorar a gestão dos seus processos e da sua equipe? Separamos cinco ferramentas que vão te auxiliar nisso. Certamente cada empresa tem suas peculiaridades e, por esse motivo, definir um modelo de workflow passa por testar inovações e entender as necessidades da sua demanda. Vamos lá?

1. Trello: Não importa qual é a demanda da sua empresa, com o Trello você adapta a rotina dos seus colaboradores de acordo com a sua necessidade. Da mesma forma, é possível organizar as tarefas feitas, a fazer e tudo aquilo que já está em andamento. O melhor é que tudo isso fica fixado em um único quadro, que pode ser utilizado por vários funcionários.
2. Canva: Certas empresas demandam de pequenas criações de artes que podem ser feitas uma única vez e depois alteradas conforme a sua necessidade. Por exemplo, datas comemorativas e cartões de aniversário. Pelo Canva, você pode deixar alguns desses modelos prontos e que, posteriormente, podem ser editados por qualquer membro da sua equipe de criação.
3. RescueTime: Quanto tempo você realmente trabalhou? Quantas horas são produtivas pela sua equipe? Essa plataforma permite que você monitore isso, por meio de relatórios de produtividade que identificam para onde vai o maior tempo dos seus colaboradores. Assim, é possível identificar quais processos são efetivamente produtivos e quais só estão fazendo você perder tempo.
4. IFTTT: If this, then that. O aplicativo permite você criar automatizações individuais para o seu workflow. Exemplos: Envie um tweet de agradecimento toda vez que alguém lhe seguir. Salve todas as fotos que alguém te marcou no Facebook automaticamente no seu Google Drive. Receba a previsão do tempo automaticamente no seu celular. A criatividade é o que vale aqui, descubra os melhores métodos para você!

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