Toda empresa sabe que o setor financeiro é uma peça muito importante, pois é ele que organiza o dinheiro e também guia os caminhos para atingir os objetivos empresariais.

A estrutura desse setor depende de diversos fatores como o porte, atividades e até mesmo a quantidade de notas a pagar e a receber, por exemplo.

Uma em cada quatro empresas fecha antes de completar 2 dois anos no mercado, e a principal causa é a má gestão financeira, inadimplência, falta de lucro e fluxo de caixa.

É muito importante estabelecer fluxos e atividades que lidam com o dinheiro da companhia todos os dias.  No blog de hoje vamos abordar como funciona o setor financeiro de uma empresa, quais são as rotinas na prática.

Como estruturar o fluxo de atividades?

É muito importante que a sua empresa se preocupe com o setor financeiro, independente do seu tamanho, afinal os boletos chegam para todo mundo e as organizações precisam ter responsabilidade com seus colaboradores, fornecedores, clientes e sócios.

Todo dinheiro que passa pela empresa precisa ter finalidades bem definidas e fazer sentido para os objetivos a longo prazo da empresa.

A estrutura do setor financeiro varia de acordo com:

• O porte da empresa;
• A atividade: comércio, indústria ou serviços;
• Quantidade de operações;
• Modelo de negócio.

Um setor financeiro bem estruturado e com profissionais qualificados contribuem para o crescimento da empresa. Caso contrário, não há possibilidade de sucesso sem que a empresa cuide do seu patrimônio.

Fora as atividades do dia a dia como: pagamento de impostos, fornecedores, compra de matéria prima, despesas trabalhistas, etc – o setor financeiro tem como objetivo gerenciar as expectativas organizacionais e direcionar a empresa para o caminho mais saudável financeiramente.

Como é uma área que exige muita atenção, o empreendedor deve estabelecer metas e aderir a métodos e softwares que auxiliam toda a gestão da cadeia produtiva.

Como a MarQ. pode ajudar a sua empresa?

Como a nossa solução, que auxilia a sua empresa a otimizar em até 90% do tempo do fechamento do ponto, também ajuda a empresa em sua gestão financeira. Você deve estar se perguntando como, se somos um sistema de ponto. Mas a verdade é que a folha de pagamento dos colaboradores também faz parte das rotinas do setor financeiro.

E, os relatórios sobre a jornada de trabalho do colaborador, bem como banco de horas, horas extras, ou outras variações que dependem da sua jornada de trabalho refletem diretamente na folha de pagamento mensal da empresa.

O objetivo é maximizar os lucros, evitar prejuízos previsíveis, identificar e idealizar um plano de ação para cenários positivos e negativos.

Os profissionais devem ser competentes e conhecer bem as tributações e o regime estabelecidos, bem como as Leis e práticas contábeis e saber gerenciar e controlar as despesas.

Além disso, o conhecimento do mercado em que a empresa está inserida é imprescindível. Uma das tarefas mais complexas é o fluxo de caixa, já que as contas a pagar podem ser previsíveis, que é o contrário das contas a receber, isto é, das vendas e faturamento que dependem do engajamento de outros departamentos para a entrada de capital.

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Outro profissional que é indispensável, é a contabilidade ela pode ser terceirizada. O profissional contador deve compreender todos os impostos e o regime em que a empresa se apresenta, e estar de olho na política e nas reformas econômicas nacionais.

Para os empreendedores individuais ou micro, que muitas vezes precisam realizar todas as tarefas financeiras sozinhos, também podem estruturar processos financeiros em suas empresas.

Todavia, é sempre bom ter no mínimo um contador que possa contribuir para que a organização esteja em dia com o pagamento dos seus tributos.

Quais as principais atividades do setor financeiro ?

Realizar a  precificação é a tarefa mais importante, já que é através do preço que a empresa vai obter o seu resultado.

Dessa forma, o departamento financeiro é fundamental, pois o setor identifica a quantidade de impostos, a margem de lucro e até o percentual de retirada do empreendedor.

Definir o preço certo, competitivo, que cubra os custos e despesas do negócio, é uma tarefa que poucos empreendedores se atentam a realizar.

Outro ponto de atenção para estruturar o setor é o planejamento e controle das receitas, despesas e investimentos necessários para o bom desenvolvimento do negócio. Organizações que não mensuram seus resultados financeiros não aumentam seu faturamento, nem atingem metas.

O planejamento orçamentário é a base da gestão financeira, e precisa contemplar as possíveis variações do preço, a partir da análise do mercado, preço de custo da matéria prima ou de ferramentas para executar o serviço, por exemplo.

Planejamento financeiro

Muitas vezes, o empresário quer saber se vai ter dinheiro para pagar as contas ao final do mês, mas ele não sabe se o negócio está dando lucro ou prejuízo. Por isso, ter dinheiro em caixa não é suficiente para afirmar que uma empresa está saudável financeiramente.

As retiradas mensais do empresário, ou seja, o pro labore, não significa lucro. Assim como o que “sobra” todo mês em uma empresa não significa que será destinado 100% para os sócios.

É necessário que toda empresa tenha um planejamento financeiro que contenha a margem de lucro, de reinvestimento presente e futuro.  E, sobretudo, que possua um plano de ação.

Definir indicadores de desempenho também são fundamentais neste planejamento financeiro para que a empresa monitore e revise os seus números, o orçamento, a meta, e as despesas.

Contas e pagamentos

Muitas pessoas atribuem ao setor financeiro uma única atividade: contas a pagar e a receber. Porém, não é bem assim.

As despesas de uma empresa são complexas, e podem variar de acordo com sua atividade econômica, como mencionado anteriormente. Existem diversos impostos e títulos de fornecedores que precisam ser levados em conta para a realização desta tarefa.

O simples registro de todas as movimentações bancárias de uma empresa não garante o sucesso dela. É importante que o responsável por essa atividade controle e busque maneiras para que a empresa honre com os seus compromissos no prazo.

No caso de dividas, esse setor é responsável por negocia-las e sinalizar a necessidade de revisão de contratos ou compra de matéria prima.

Contabilidade da empresa

A contabilidade é um setor que precisa ter competência para entender sobre todos os impostos e maneiras de reduzir a carga tributária de uma empresa.

É uma atividade de extrema importância para os sócios, já que essa atividade visa a transparência e responsabilidade fiscal, considera os ativos e passivos patrimoniais, e executa os cálculos dos pró labores e percentuais dos sócios previstos no contrato social da empresa.

A partir da contabilização dos gastos e da receita da empresa, a contabilidade pode encontrar a margem de lucro.

Gestão de impostos

Esta é uma atividade da contabilidade. Entretanto, a gestão de impostos deve transmitir as informações fiscais à Receita Federal e garantir o cumprimento das obrigações com o Estado.

Os responsáveis por essa área devem identificar e sugerir o melhor regime tributário para a empresa, que considere o modelo de negócio, sua atividade e seus objetivos empresariais.

Além disso, o profissional deve buscar maneiras de reduzir impostos e otimizar a precificação dos produtos de acordo com as variantes econômicas.

Gestão de riscos

Essa é uma atividade muito interessante dentro do departamento financeiro, pois, se utilizada de forma estratégica, pode impactar positivamente a qualidade dos clientes e fornecedores.

A gestão de riscos de uma empresa pode avaliar todos os atenuantes para antever diferentes cenários, sejam eles otimistas ou pessimistas. Os riscos podem ser relacionados a prazos de entrega, qualidade do produto, crédito, câmbio e até mesmo operações.

O objetivo dessa análise é garantir que a empresa que pretende prestar serviços ou oferecer produtos possui uma gestão saudável que não irá impactar negativamente ou trazer problemas para sua empresa no futuro.

Auditoria

A auditoria de uma empresa pode ser interna ou externa, e também pode possuir os dois simultaneamente.

O principal objetivo é auditar as contas da empresa, ou seja, revisar e avaliar o orçamento, controle de gastos e impostos para certificar que a empresa trata suas contas de forma fidedigna.

Essa prática é muito comum para empresas de grande porte que precisam demonstrar aos sócios, ou ao mercado aberto como estão as contas das empresas. Porém, para uma empresa de médio e pequeno porte, a auditoria interna realiza relatórios financeiros com o mesmo objetivo de realizar um diagnóstico empresarial e financeiro.

A auditoria é obrigatória para empresas com capital aberto e indispensável para comprovar os números, faturamento, equity (balanço patrimonial), valuation (avaliação ou valoração da empresa), entre outros indicadores futuros que identifiquem o poder de crescimento de uma empresa para possíveis sócios.

Faturamento

O faturamento é a soma da arrecadação de vendas ou serviços prestados por período, seja diário, semanal, quinzenal, mensal, trimestral, semestral ou anual.

Tal atividade pode ser realizada pelos profissionais da área de vendas, no entanto, a controladoria também checa o faturamento das vendas ou valores de contratos.

Isso significa que essa atividade visa controlar o valor das notas fiscais de produtos ou serviços e faz todo o balanceamento diário, mensal e previsão futura.

Como rotinas financeiras organizam a empresa no geral?

As rotinas financeiras evitam que a empresa e o empreendedor misturem os dinheiros, e acabem por juntar despesas pessoais com as da empresa.

Fazer essa mistura de contas pessoais com o caixa da empresa é um erro fatal. Essa  prática maquia o imposto de renda, distorce os resultados da empresa e abre as contas pessoais para o financeiro. Além disso,  não permite saúde nem nas contas empresariais, tampouco pessoais.

Caso a sua empresa seja pequena, talvez não haja necessidade de contratar um software para organizar as contas, basta uma pasta sanfonada em junção ao armazenamento digital para que você possa armazenar informações de documentação, caixas de entrada, recibos, notas fiscais, notas promissórias, entre outros.

O departamento financeiro existe para organizar o dinheiro da empresa e preservar a vida e longevidade das atividades corporativas.

As rotinas financeiras garantem à empresa:

• Visão panorâmica das contas;
• Fluxos e entendimento de receita, fluxo de caixa e faturamento;
• Ampla visão estratégica do negócio.

Para o setor de RH, o setor financeiro é diferente para cada tipo de empresa. Existem empresas de médio e grande porte que possuem mais despesas gerais do que com folha de pagamento, e outras empresas possuem uma margem de 80% com folha de pagamento, por exemplo.

Uma gestão financeira alinhada com as necessidades do RH pode gerar resultados ainda melhores sobre o desempenho e produtividade dos colaboradores. Afinal, este é o departamento que pode ou não autorizar os investimentos necessários com os colaboradores.

Investir em softwares que possam realizar uma gestão financeira automatizada pode ser a solução para que a empresa perceba todos os resultados.

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