A folha de ponto digital é uma ferramenta que veio para revolucionar o controle de horas trabalhadas. Com ela, é possível registrar a entrada e saída dos funcionários de forma eficiente e segura, evitando erros e fraudes.
A falta precisão no controle de horas é um dos problemas mais comuns do RH e que afeta a rotina de empresas de todos os tamanhos.
Muitas começam a resolver esse desafio usando formas manuais para fazer o controle de ponto de seus colaboradores, como livros ponto. Porém, essas saídas ainda são muito suscetíveis a erros.
Por esse motivo, muitas empresas adotam soluções digitais, pois essas ferramentas tornam muito mais práticas e seguras a gestão da empresa por parte do setor de Departamento Pessoal.
Além disso, a folha de ponto digital proporciona uma série de praticidades à empresa, como facilidade para acessar dados, possibilidade de integração com outras ferramentas de gestão e economia de recursos.
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Graças à tecnologia presente nesta solução, os colaboradores podem registrar as suas jornadas de trabalho de forma muito mais prática, pelo celular ou computador, sem a necessidade de se deslocar até o local de trabalho.
Ademais, com a folha de ponto digital, a empresa consegue ter uma gestão de pessoas muito mais eficiente, o que é fundamental para garantir mais transparência e segurança na relação trabalhista.
Desse modo, essa ferramenta se apresenta como uma ótima forma de otimizar os processos organizacionais. Contudo, ainda existem muitas dúvidas sobre o assunto.
Portanto, se você deseja conhecer o que é e quais são as vantagens de utilizar a folha de ponto digital, siga o artigo que preparamos aqui em nosso blog!
O que é a folha de ponto digital?
A folha de ponto digital é uma versão modernizada e automatizada da folha de ponto tradicional. Via um aplicativo ou software de registro de ponto, tanto os funcionários quanto os gestores podem acessar os dados em tempo real. Essa ferramenta simplifica o controle dos horários de entrada, saída e intervalo dos colaboradores.
A importância da folha de ponto, seja ela digital ou física, é inegável. Ela é o documento que registra os horários em que os colaboradores marcam o ponto, sendo essencial para o cálculo da folha de pagamento. Nada pode ser registrado errado, pois essas informações são fundamentais para garantir que tudo esteja conforme as leis trabalhistas.
Além do mais, essa ferramenta fornece insights essenciais, como atrasos, ausências e horas extras. Todos esses dados são importantíssimos para que os setores de RH e DP tenham condições de realizar suas rotinas de acordo com o que determina a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Sendo assim, a folha de ponto digital é recomendada para instituições de todos os portes e tamanhos, o que inclui as micro e pequenas empresas. Por meio dela, os gestores conseguem fazer uma gestão da jornada de trabalho muito mais ágil e precisa.
Como funciona a folha de ponto digital?
Como dissemos anteriormente, o objetivo da folha de ponto digital é dinamizar o controle da jornada dos colaboradores da empresa.
Neste sentido, o seu funcionamento é bastante simples e intuitivo, pois ela possibilita que os funcionários marquem seus horários de entrada, saída e intervalos, utilizando apenas um aplicativo ou site.
Justamente por isso, a praticidade e a segurança da folha de ponto digital são as principais diferenças dela para à folha de ponto tradicional. Com ela, os gestores conseguem ter acesso em tempo real aos registros de ponto, tendo a possibilidade de emitir relatórios instantâneos da jornada de trabalho dos colaboradores.
Desse modo, a emissão manual da carga horária dos funcionários, não será mais necessária. Basta que o colaborador faça o registro pelo sistema, informando o horário exato em que chegou ou saiu do trabalho.
Ao automatizar o processo do registro de ponto, a empresa permite que os gestores tenham muito mais tranquilidade e segurança para controlar a jornada de trabalho, evitando possíveis fraudes ou erros de gestão, que podem culminar nos tão temidos passivos trabalhistas.
O que diz a lei sobre a folha de ponto digital?
A CLT propõe diversas exigências para as relações trabalhistas serem justas e transparentes, inclusive, no que diz respeito ao controle de ponto.
De acordo com o segundo parágrafo do artigo nº 74 do Decreto Lei n.º 5.452/43 da CLT, todas as empresas que tenham mais de 20 colaboradores em seu quadro profissional, são obrigadas a registrar os horários de entradas e saídas. Veja o que ela diz:
Secção V
Do quadro de horário
Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).
É obrigatório fazer registro da folha de ponto?
Para os estabelecimentos com mais de 10 trabalhadores, é obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.
Registro de Ponto por Exceção
Com a Lei da Liberdade Econômica, as empresas podem adotar o registro de ponto por exceção. Isso significa a possibilidade de registrar apenas variações na jornada, como atrasos ou horas extras.
Manter o controle diário do ponto é crucial para a transparência das informações e o planejamento estratégico da empresa. Anotar somente as variações, impede a compreensão real da frequência, limitando ações preventivas ou corretivas.
A falta de controle diário expõe a empresa a fraudes no registro e a possíveis processos trabalhistas, além de impedir uma visão clara da realidade operacional.
eSocial e Folha de Ponto
O eSocial trouxe agilidade e digitalização aos processos trabalhistas. No entanto, ele demanda conformidade estrita com a legislação vigente, como o fechamento da folha de ponto dentro do mês civil.
Por exemplo, empresas que fecham sua folha no dia 25 de um mês até o dia 25 do mês subsequente, estão descumprindo a lei. A CLT determina que o dia de pagamento deve ser até o 5.º dia útil de cada mês, ou seja, o mês é contado do dia 1 até o dia 30 ou 31.
A prática de fechar a folha fora do mês civil é ilegal e pode acarretar multas, portanto, é fundamental revisar os processos internos para evitar riscos legais.
Tire suas dúvidas sobre folha de ponto digital
Como você pôde conferir na leitura até aqui, a folha de ponto digital é uma tecnologia que chegou para facilitar a rotina de trabalho, tanto dos colaboradores, quanto das empresas.
Por meio dela, a relação trabalhista fica muito mais dinâmica, ágil e prática, evitando as burocracias que costumam fazer parte das rotinas de trabalho nas corporações.
Embora a folha de ponto digital possibilite todas essas vantagens, ela também é um tema cercado de algumas dúvidas. Abaixo, listamos quais são as principais. Confira:
O colaborador é obrigado a assinar a folha de ponto digital?
Apesar da CLT não especificar sobre a assinatura deste documento, é recomendável que os colaboradores façam a assinatura mensalmente.
Essa prática é uma forma de comprovar a presença e o cumprimento da carga horária estabelecida em contrato. Com esse simples procedimento, a empresa conseguirá atestar que os colaboradores estão cumprindo plenamente com as suas jornadas de trabalho.
Desse modo, a assinatura da folha de ponto digital é uma maneira adicional de trazer mais transparência e segurança na gestão de pessoas, e por isso, o ideal é que não seja deixada de lado.
É importante que os gestores conscientizem os funcionários acerca dessa responsabilidade, pois ela é fundamental para a construção de um ambiente de trabalho mais harmônico.
Conforme as regras estabelecidas para sistemas que registram o ponto eletrônico dos trabalhadores, o Relógio Eletrônico de Ponto (REP) deve imprimir comprovantes que tenham uma durabilidade mínima de 5 anos. Portanto, o ideal é que o trabalhador também guarde esses comprovantes pelo mesmo período.
Portanto, é recomendável que a empresa mantenha os registros armazenados durante este mesmo período de 5 anos. Assim, tanto o empregador quanto o empregado podem acessar essas informações futuramente, se for necessário. Ademais, esse procedimento também é outra forma de proporcionar mais transparência e segurança nas marcações de ponto.
Os funcionários têm acesso à folha de ponto digital?
Sim! Quando a empresa adota sistemas de controle de ponto digital, gerando a folha de ponto online, tanto os funcionários quanto os gestores podem acessar a contabilização das horas a qualquer momento.
Isso se deve à natureza da apuração da jornada de trabalho em tempo real, de maneira automatizada. Antes do fechamento, é viável verificar o saldo de horas e o número de faltas.
No entanto, é importante ressaltar que essa funcionalidade se aplica apenas à folha de ponto digital. Na folha tradicional, não é possível acessar as informações antes do fechamento, somente durante a assinatura do espelho de ponto.
Vantagens e desvantagens da folha de ponto digital
Existem diversas vantagens em adotar uma folha de ponto digital, porém pode não ser a melhor solução para sua empresa. Por isso, vale a pena conferir os prós e contras do ponto digital.
Vantagens
Precisão e Automatização
Além de automatizar todo o processo, a folha de ponto digital possibilita maior precisão na contabilização das horas trabalhadas, minimizando erros que são comuns de ocorrer na folha de ponto manual.
Acesso Remoto e Tempo Real
Outra vantagem dessa ferramenta é a possibilidade dos gestores e colaboradores poderem acessar as informações de forma instantânea, em qualquer hora ou lugar, o que facilita o monitoramento da jornada de trabalho e permite uma resolução mais rápida caso ocorra algum tipo de problema.
Facilidade de Geração de Relatórios
Com a folha de ponto digital, a geração de relatórios fica muito mais simplificada. Logo, os gestores conseguem ter uma visão mais assertiva das horas trabalhadas, faltas e horas extras. Essas informações e insights são fundamentais para tomadas de decisões mais estratégicas.
Eliminação de Processos Manuais
A adoção da folha de ponto digital elimina o uso de papéis, modernizando as atividades de fechamento de ponto, evitando planilhas e relatórios impressos.
Desvantagens
Resistência à Mudança e Adoção
Alguns colaboradores podem resistir à transição para o sistema digital, preferindo métodos tradicionais. A adaptação e a aceitação do novo sistema podem demandar tempo e esforço.
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Assinatura Digital: Adeus à papelada e burocracia! Com a assinatura digital integrada, documentos e registros são facilmente validados, economizando tempo e reduzindo erros;
Cálculo Automático de Percentuais: Deixe os cálculos complicados para nós, pois a nossa plataforma calcula automaticamente, e de forma precisa, as faltas, horas extras e outros percentuais;
Marcação de Ponto via Dispositivos Móveis: Graças à praticidade de bater ponto pelo celular ou tablet, os colaboradores têm muito mais comodidade e autonomia para gerenciar suas jornadas de trabalho;
Além do mais, o nosso sistema é intuitivo, de fácil usabilidade e personalizável, permitindo que você tenha um controle muito mais detalhado das atividades realizadas por sua equipe.
Independentemente de qual seja o tamanho ou área de atuação da sua empresa, a MarQ. oferece uma solução adaptável e confiável para a gestão do tempo do seu RH.
Conclusão
Ao concluir a leitura deste artigo, você conseguiu compreender melhor como a folha de ponto digital pode revolucionar a gestão da jornada de trabalho, com muito mais eficiência e segurança, tanto para às empresas quanto para os colaboradores.
Ao automatizar o fechamento da folha, as instituições conseguem experimentar diversas vantagens, como maior precisão, acessibilidade em tempo real e emissão instantânea de relatórios, simplificando ainda mais as rotinas organizacionais.
Contudo, a transição para o ponto digital pode demandar um investimento inicial significativo, mas ela oferece benefícios a longo prazo. A eliminação de erros comuns do registro manual, a agilidade na gestão e a transparência na relação de trabalho são pontos favoráveis desse sistema.
A folha de ponto digital permite uma gestão mais eficaz das horas trabalhadas, contribuindo para a conformidade com a legislação e oferecendo uma visão clara e atualizada da presença dos colaboradores. Embora apresente desafios iniciais, a implementação desse método moderno promove uma administração mais eficiente, melhorando a organização e a conformidade das empresas.
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