Diferente do que se pensa, a comunicação interna ou comunicação com os funcionários, é tão importante quanto a realizada com o público externo, pois são eles os responsáveis pelo relacionamento com os clientes e são eles que fazem a engrenagem da organização funcionar.

Tendo uma boa relação com os colaboradores, as estratégias de comunicação da organização muito provavelmente serão alcançadas.

O conceito de comunicação interna

Comunicação interna é uma estratégia utilizada nas organizações para estabelecer canais que possibilitem o relacionamento com o público interno e tem o papel de tornar comum a mensagem destinada aos seus colaboradores, com o propósito de motivar, estimular, promover agentes e difundir os ideais da empresa.

Essa troca pode ser feita tanto de forma vertical (entre superiores e subordinados e vice-versa) ou de forma horizontal (entre os funcionários de um mesmo nível hierárquico).

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O principal objetivo da comunicação interna é manter os colaboradores alinhados e engajados com os objetivos, causas e discursos da organização. Dessa maneira, são estabelecidas e estimuladas condutas que vão de encontro ao que a empresa prega.

Como acontece o processo comunicacional

Agora que já vimos o que é a comunicação interna, devemos entender como funciona o processo comunicacional. Você tem alguma ideia de como ele funciona?

Vou te explicar.

A comunicação entre indivíduos começa na emissão da mensagem, quando queremos transmitir algo a outra pessoa, e isso é feito pelo que podemos chamar de emissor. Após isso, o receptor recebe essa mensagem e a decodifica de acordo com seus significados, interpretando a mensagem e fazendo a comunicação acontecer.

O processo comunicacional é bem simples, entretanto ele não é composto apenas pela emissão e recepção da mensagem. No meio dele ainda temos o canal onde a mensagem circula, que é onde podem ocorrer possíveis ruídos e interferências. Todos esses elementos podem interferir bastante na transferência de uma mensagem.

Além dessas interferências, ainda devemos considerar as barreiras comunicacionais, que não só estão presentes no nosso dia a dia, como são muito comuns em quase todas as empresas.

Vamos ver as principais agora.

Barreiras na comunicação interna 

A comunicação interna é composta por diversos canais de circulação de mensagem, ela vai desde um papo no corredor até as reuniões formais, e nesse caminho, as barreiras e ruídos estão presentes.

Um exemplo típico de ruído são os e-mails de uma organização, isso porque dependendo de quem envia, a forma que envia e quem o recebe, podem ser gerados diversos mal entendidos.

Esse ruído é bastante comum quando um superior se comunica com um funcionário por e-mail. Geralmente, o nível de intimidade entre eles é menor, o que faz com que os colaboradores interpretem o pior da mensagem.

Entretanto, devemos sempre lembrar que na comunicação escrita não conseguimos ver as expressões faciais, nem ouvir o tom da voz da pessoa, por isso, a mensagem pode parecer mais “dura”,  nem sempre ela de fato é.

Mas essa é só uma das barreiras dentro do processo comunicacional, ainda existem outras que você deve estar de olho para que sua empresa não sofra, são elas:

• Psicológicas;
• Pessoais;
• Geográficas e físicas;

Psicológicas

Para explicar o que é uma barreira psicológica, podemos usar o exemplo mencionado acima, os ruídos em e-mails trocados entre funcionários e superiores é um exemplo desse tipo de barreira.

Ela corresponde ao sentimento que temos em relação a outra pessoa, e por se tratar na maioria das vezes de um superior, sempre tendemos a interpretar muitas coisas a partir de uma única mensagem.

Pessoais

Essa barreira é sempre um problema na comunicação de uma empresa, sabe aquela situação em que dependendo de como está o seu dia é melhor não tomar nenhuma decisão?

Pois é, dependendo do humor daquela pessoa no dia, nem sempre ela pode ser capaz de emitir a mensagem da forma que queria, podendo até mesmo gerar interpretações erradas.

Geográficas e físicas

Na era da tecnologia em que estamos, cada dia é mais comum empresas terem colaboradores espalhados por diversos lugares. Quando nos comunicamos presencialmente, a chances dos ruídos interferirem na comunicação diminuem, pois conseguimos prestar atenção no tom de voz, nos gestos e nas expressões faciais de uma pessoa.

Mas, diante da barreira geográfica e física, quando a empresa não sabe estabelecer uma comunicação assertiva à distância, este pode ser um grande problema, por isso é importante que ela saiba se comunicar não apenas presencialmente, mas também à distância.

Essas são as principais entraves comunicacionais que sua empresa pode enfrentar.

Agora, você pode imaginar o quanto de confusões e mal entendidos podem acontecer com todas essas barreiras. Por isso, apostar em uma boa comunicação interna é importante, entretanto, é importante frisar que ela tem outras finalidades além de evitar esses conflitos.

Qual é o principal objetivo da comunicação interna?

Para entender melhor a relevância dessa área, vamos elencar as vantagens de ter uma comunicação interna eficaz na empresa. Confira:

• Difundir dentro da empresa os conhecimentos adquiridos pelos empregados, diretores e proprietários;
• Divulgar as ações da empresa de forma direta e transparente;
• Promover engajamento e envolver a equipe de trabalho da empresa nas metas da organização;
• Consolidar o cumprimento de normas, condutas éticas e valores da instituição a todos os colaboradores.
• Promover a cultura de temas como inclusão social, responsabilidade socioambiental e prevenção e cuidados com doenças físicas e mentais.

Qual a importância da comunicação interna?

De suma importância para gestores e colaboradores, a comunicação interna vai muito além de apenas passar a informação adiante. A organização precisa propiciar um ambiente favorável à produtividade, ao desempenho, à inovação, criatividade e realização profissional dos indivíduos e das equipes.

Aumenta a produtividade interna

A partir do momento em que os colaboradores se sentirem engajados com os objetivos da empresa, é natural que eles se esforcem mais para contribuir com a organização.

Cada funcionário passa a entender melhor seu papel dentro da empresa, sua importância e o impacto que seu trabalho gera nos resultados globais da companhia.

Isso faz com que os profissionais saibam o quanto eles e suas respectivas equipes precisam produzir para que o negócio, como um todo, seja beneficiado.

Enfim, com mais motivação e foco, a tendência é de que a produtividade também seja maior.

Diminui a taxa de rotatividade

Essas noções de produtividade e de relevância para a organização também contribuem para um tempo maior de permanência dos colaboradores.

Mas não é só isso. Funcionários mais motivados, reconhecidos e inseridos em um ambiente de trabalho agradável são mais felizes e quase não têm motivos para sair da empresa.

Uma mudança de ares será menos considerada quando a qualidade de vida no trabalho for recompensadora o suficiente.

Quais os principais tipos de comunicação interna?

Existem diferentes formas de comunicação interna, que variam de acordo com o contexto e objetivo de cada organização.

Comunicação escrita: realizada por meio de quadros de avisos, placas informativas, e-mails, intranet e blogs internos. Geralmente é utilizada para o alinhamento dos acontecimentos da empresa.

Comunicação oral: esse tipo de comunicação, geralmente, acontece por meio de palestras e reuniões. Nesse caso, a troca de feedbacks e a discussão de ideias são caminhos para aproximar o relacionamento entre os colaboradores.

Comunicação vertical: direcionada aos líderes da organização, envolve desenvolvimento de planejamentos estratégicos e aborda assuntos restritos.

Comunicação horizontal: é feita entre colegas de trabalho que desempenham o mesmo nível hierárquico dentro da empresa. É utilizada para aprimorar a construção de bons relacionamentos.

Comunicação diagonal: essencial para envolvimento dos diferentes níveis hierárquicos da organização. É utilizada quando há necessidade de informar novidades.

É preciso estar atento a práticas que podem melhorar a troca de informações dentro da empresa. Entre elas:

• Avaliar a plataforma de comunicação;
• Respeitar a cultura organizacional;
• Considerar a logística;
• Ter cuidado com os gêneros de comunicação;
• Mesclar o conteúdo funcional com conteúdo relacional.

O Custo da Falta de Comunicação

A falta de comunicação eficaz nas empresas é um problema crítico que muitas vezes não ganha a devida atenção. Muitos executivos assumem que seus comunicados são assimilados por todos os colaboradores rapidamente, passando por toda a cadeia hierárquica da empresa sem barreiras.

Porém, a realidade está bem distante disto.

Na prática, conforme descemos na pirâmide de cargos da organização, menos satisfeitos os colaboradores estão com a quantidade de informações recebidas.

Para deixar esta ligação mais clara, listei alguns dos problemas causados pela falta de comunicação no trabalho e seus possíveis custos para a organização:

A produtividade diminui

Os colaboradores que trabalham com conhecimento perdem em média cerca de 17 horas por semana com barreiras e atrasos causados por problemas na comunicação.

Os projetos falham

Em média, 37,7% dos projetos falham em atingir seus objetivos. De acordo com um estudo da PMI, cerca de 56% desses projetos mal sucedidos fracassam devido à problemas na comunicação, isso significa 21% de todos os projetos.

Os colaboradores deixam a empresa

Quando um colaborador está insatisfeito e resolve se desligar da empresa, muitas vezes os fatores que fizeram ele tomar essa decisão estão ligados às falhas na Comunicação Interna.

Especialistas dizem que a comunicação do funcionário com seu supervisor e colegas é o fator mais forte para a tomada de decisão de deixar ou não a empresa.

Comunicação Interna nas Empresas

Agora que você já conheceu todos os custos que as falhas na comunicação interna podem propiciar para uma organização, vamos começar a entender de que forma podemos garantir que a comunicação seja eficaz e promova os resultados que esperamos.

A Comunicação Interna é uma ferramenta estratégica de relacionamento com os colaboradores e possui grande valor estratégico para compreensão e assimilação dos objetivos da organização.

Por mais que essa percepção esteja clara para os profissionais de comunicação interna, a área ainda sofre com a falta de valorização e principalmente a falta de entendimento perante CEOs e outros setores.

Essa busca por valor e reconhecimento ainda apresenta muitos desafios para quem trabalha na área, mas quais são eles?

Os Desafios do Profissional de Comunicação Interna

De acordo com uma pesquisa realizada pela Gatehouse com profissionais de Comunicação Interna sobre diversas questões relacionadas à área é possível identificar as principais barreiras do setor.

Em primeiro lugar, aparece a falta de habilidade do líder imediato em comunicar.

Essa é reconhecida como a maior dificuldade, pois engajar e capacitar líderes para serem agentes da comunicação é um trabalho contínuo.

A participação da liderança no processo de comunicação é estratégica para conectar os colaboradores e os objetivos organizacionais. Mas para que haja esse fluxo de informação os líderes precisam estar dispostos a se comunicar de uma forma que favoreça a organização.

As tecnologias ultrapassadas constam em segundo lugar na lista dos maiores desafios.

Isso comprova que a falta de investimento na área prejudica sua efetividade. Os antigos canais de comunicação não proporcionam mais o mesmo impacto, isso porque a forma como o mundo se comunica mudou, inclusive dentro das organizações.

E o terceiro maior desafio é a falta de participação estratégica.

Esse desafio está relacionado com a percepção que a diretoria tem em relação ao setor de comunicação organizacional interna.

Essa baixa percepção de valor por parte da diretoria, muitas vezes é resultado da dificuldade que os profissionais da área têm para mensurar e acompanhar os indicadores.

Esses três desafios nos levam a pensar em maneiras de aumentar a valorização da área e dessa forma, conquistar maiores investimentos para aprimorar a estrutura e também medir os resultados obtidos.

Quais os instrumentos de comunicação interna?

Para uma empresa, todas as ferramentas são importantes mecanismos da comunicação interna. Conheça algumas:

Intranet: Rede corporativa com acesso permitido aos seus funcionários.

E-mail: Por meio dele você pode agendar reuniões, receber informações importantes e contar novidades da empresa.

Reuniões: Em algumas situações, conversar pela internet pode gerar ruídos. Por isso, as reuniões tradicionais não são descartadas da empresa, já que servem para alinhamento da equipe e planejamento de possíveis assuntos.

Newsletter: Ferramenta educativa impressa ou digital, contém informações úteis. Tem como outra finalidade também a valorização dos colaboradores.

Redes sociais internas: são plataformas online que reúnem os colaboradores de uma empresa e também os gestores, possibilitando um contato rápido, direto, prático e dinâmico, feedbacks mais ágeis e também o compartilhamento de informações. Servem para otimizar fluxos de trabalho e reuniões.

Comunicação escrita 

A comunicação escrita faz parte de qualquer negócio, e é importante saber a melhor forma de se comunicar utilizando as palavras para não cair em nenhuma das armadilhas.

Esse tipo de comunicação demanda mais atenção e cuidado, afinal, pode ficar gravado para sempre e um e-mail enviado sem querer para a pessoa errada pode dar um grande problema. Então, vamos ver quais são as dicas para uma boa comunicação escrita.

• Escolha o canal certo
• Revise antes de enviar
• Clareza sobre o assunto abordado
• Tenha cuidado com a linguagem

Escolha o canal certo

Quantos canais de comunicação você tem na sua empresa? Algumas empresas possuem além do e-mail,  um chat interno para troca de informações.

Entretanto, na hora de fazer a comunicação interna acontecer, deve-se escolher o melhor canal para passar a mensagem, e como vimos, a melhor maneira de tratar assuntos mais sérios e formais é através do e-mail. Agora, se for um aviso mais descontraído, também pode-se usar o chat interno.

Dependendo do público da mensagem você pode escolher o canal, mas fique atento as dicas que virão a seguir.

Revise antes de enviar

Preste bastante atenção, esta dica é muito preciosa, pois muitos funcionários cometem o erro gravíssimo de não conferir a mensagem antes de enviá-la e na correria do dia a dia. muitas coisas acabam passando, e essa é uma falha muito grave.

O certo é orientar os colaboradores a sempre revisarem o conteúdo escrito e também os destinatários da mensagem, para não ocorrer envio por engano.

Dica bônus: Tenha sempre os canais abertos para seus colaboradores

Essa dica serve tanto para comunicação oral quanto para a escrita: criar meios de comunicação com seus colaboradores é indispensável.

A comunicação tem que reinar dentro de uma empresa, seus colaboradores não podem ter medo de enviar um e-mail solicitando algo quando necessário, nem mesmo solicitar uma reunião presencial para tratar de um assunto. Ela precisa ser aberta para todos.

Claro que você deve pegar essas dicas você e adaptá-las à realidade da sua empresa, e utilizá-las como for melhor sem esquecer do principal que é passar a mensagem da forma mais clara possível.

Quais os benefícios da comunicação interna?

Assim como as diversas possibilidades e ferramentas de comunicação interna, os benefícios atingidos por ela são muitos. Confira alguns:

• Cria bons porta-vozes;
• Passa credibilidade e transparência;
• Fortalece a cultura da organização;
• Transmite informações rápidas e precisas;
• Traz conhecimento da organização e sentimento de pertencimento às equipes;
• Ajuda a fomentar a inovação;
• Traz alinhamento e motivação;
• Possibilita e troca de conhecimento;
• Cria clima organizacional positivo;
• Potencializa resultados positivos;
• Promoção de engajamento entre colaboradores;
• Estabelecimento de alcance das informações;
• Aumento de produtividade;
• Integração de novos funcionários e menor perda de colaboradores;
• Alinhamento de funcionários aos valores da empresa.

O olhar para o público interno é uma das prioridade para a MarQ:

A MarQ acredita que o principal embaixador de uma marca ou instituição é aquele que a conhece por dentro. Por isso, a MarQ oferece soluções especializadas para trabalhar a comunicação com o público interno.

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E o melhor tudo em o mesmo sistema, é a praticidade e segurança que a empresa precisa. Além disso é possível segmentar sua mensagem com notificações urgentes, identificar quais colaboradores já abriram a sua mensagem e até mesmo interagir com reações!

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Ações de Comunicação Interna

Assim como a escolha das ferramentas para realizar a comunicação com os colaboradores deve ser baseada nos objetivos e perfil da empresa, as ações também devem ser analisadas considerando essas questões.

Independente dos problemas e objetivos do setor e da organização, algumas ações de comunicação são essenciais e sempre devem ser realizadas. Mas quais são elas?

Ações que promovam e incentivem o feedback, a transparência, o engajamento e que auxiliem a liderança são extremamente importantes para que todos os outros objetivos de comunicação sejam alcançados.

Aproveite todas as ferramentas de comunicação que são utilizadas na sua empresa para realizar as ações, inove e seja criativo para que todos se envolvam de alguma forma nas atividades.

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