Usar uma planilha de controle de ponto para anotar entradas e saídas de funcionários é, muitas vezes, a forma que profissionais encontram para solucionar a necessidade de controle de jornada. Por ser digital e de fácil acesso, ela acaba sendo prática e uma alternativa mais barata do que o relógio de ponto.
Porém, você sabe dizer se a legislação brasileira permite este método de registro? Sabe dizer se existe algum limite de funcionários para usar esse registro? Conhece alguma restrição ou exigência para usar esta forma de controle?
Se você nunca questionou o uso de planilhas para controle de ponto, mas ficou curioso(a) para saber mais sobre este método e a legalidade dele, continue neste artigo e descubra essas e outras informações com a gente. Boa leitura!
O que a lei fala sobre uso de planilha de controle de ponto?
Quem regulamenta o registro de ponto é a Portaria nº 671 de 2021. Esta norma lista algumas necessidades que empresas devem seguir a fim de evitar problemas judiciais.
Em sua Seção IV do Capítulo V, a portaria rege sobre as anotações de horários de entrada e de saída de colaboradores. Nesta parte, a legislação esclarece que o registro pode ser feito através de métodos manuais, mecânicos ou eletrônicos. Nessa subdivisão, temos:
Registro de ponto manual
O método manual, como o nome indica, se refere à anotação da hora de entrada e de saída redigida manualmente. Nessa categoria, livros de ponto, folha de ponto manual e a planilha de controle de ponto. Ou seja, sim, o registro de ponto através de planilhas de controle de ponto é permitido por lei.
Esta forma é comum em pequenas empresas ou onde o trabalho principal acontece em campo (ou seja, longe de computadores e de máquinas de registro de ponto), como no caso de construtoras ou empresas de serviços externos como manutenção e vendas.
Aqui, as exigências legais são de que:
- As anotações devem ser equivalentes a real jornada do trabalhador (ou seja, não se permite pontos pré-assinalados onde horas de início e saída de jornada não variam – marcação conhecida como “ponto britânico”);
- Em caso de trabalhos externos, o horário de trabalho deve constar no documento, mas precisa ficar com o empregado, sendo entregue no fim para apuração do ponto.
Registro de ponto mecânico
Mais avançado que os livros e planilhas de controle de ponto do registro manual, o registro mecânico é aquele que faz o uso de máquinas conhecidas como “relógio de ponto cartográfico”. Aqui, os colaboradores usam de documentos chamados “cartões de ponto” para marcar as entradas e saídas nos relógios de ponto.
Este método possui uma exigência legal, sendo ela a necessidade de espelhar a jornada real do trabalhador em cartões individuais e vedando pontos pré-assinalados.
Famosas no século passado, hoje grande parte das empresas já substituíram estes equipamentos por relógios mais modernos ou até mesmo por sistemas mais ágeis para registro de ponto.
Registro de ponto por meio eletrônico
Por fim, os métodos mais atuais são os eletrônicos. Nesta categoria, temos outras 3 subdivisões. Explicando brevemente cada uma delas, temos:
Registro Eletrônico de Ponto Convencional – o REP-C
Em seguida, temos o REP-C. O relógio de ponto que registra jornadas de trabalho através de biometria ou uso de cartões é o exemplo mais famoso de REP-C. Nele, a legislação exige a impressão de um comprovante para o trabalhador, para que ele também tenha controle de suas horas trabalhadas.
Além disso, uma série de condições são impostas para que o aparelho seja válido judicialmente, como fabricante certificado, avaliação do INMETRO e assinaturas eletrônicas dos documentos.
Registro Eletrônico de Ponto Alternativo – o REP-A
Já o REP-A é o misto entre equipamento e software para registro de ponto. Diferentemente do REP-C, este método eletrônico não exige a impressão de um comprovante para o trabalhador, uma vez que, teoricamente, o trabalhador pode acompanhar suas entradas e saídas através do software.
Registro Eletrônico de Ponto via Programa – o REP-P
Por fim, o REP-P é o uso exclusivo de sistemas para registro de ponto. Para esta forma de registro, as exigências vão desde códigos hash para criptografar dados sensíveis, certificados digitais e registros no INPI.
Apesar de planilhas de controle de ponto também serem feitas em sistemas como Excel ou Google Sheets, aqui se trata de um software especialmente desenvolvido para a coleta de ponto. Por essa razão, a legislação classifica o registro por planilhas como registro manual e não registro eletrônico via programa.
A legislação limita o uso de planilha de controle de ponto por quantidade de funcionários?
Não. A Portaria nº 671 não limita o uso de planilhas de controle de ponto pela quantidade de funcionários. Ou seja, qualquer tamanho de empresa tem permissão para usar este método de registro.
Porém, é preciso refletir sobre os benefícios e desvantagens que este método oferece para empresas, principalmente aquelas com mais de 10 colaboradores. A princípio, a planilha de controle de ponto é fácil, personalizável e gratuita. Contudo, conforme a empresa cresce, fica mais difícil averiguar e contabilizar as horas trabalhadas.
Isso permite que erros passem despercebidos, fazendo com que a empresa gaste dinheiro com horas extras pagas indevidamente ou processos judiciais sejam perdidos por conta da falta de organização da empresa. Nos casos mais leves, o RH perde muito tempo para conferir horas assinaladas e contabilizar valores de salários e benefícios. Isso por si só já atrasa o desenvolvimento do seu setor, que poderia utilizar este tempo e energia em planejamento, ações estratégicas ou de cultura organizacional.
Como a MarQ. ajuda o RH que ainda usa planilha de controle de jornada?
Para empresas com mais de 10 funcionários, o mais indicado é ter um REP-P. Através de um sistema de controle de ponto, os colaboradores registram entradas e saídas em seus celulares e o RH tem acesso em tempo real aos pontos marcados. Essa rapidez dá mais controle ao departamento e evita que horas extras sejam feitas indevidamente, além de permitir que o RH aja instantaneamente para cobrar atrasos, faltas ou marcação erradas de horas.
Além disso, um sistema é a melhor opção se comparado a planilha de controle de ponto, relógio de ponto cartográfico ou outros métodos eletrônicos. Isso porque ele é mais ágil que métodos manuais ou mecânicos e mais barato e descomplicado que métodos eletrônicos de REP-C e REP-A.
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