As rotinas administrativas podem parecer algo monótono ou até mesmo chato, mas saiba que esse setor tem tudo para ser inovador e muito estratégico. É impossível pensar no sucesso de uma empresa sem o processo estruturado que essas rotinas oferecem.

Mas o que são rotinas administrativas, exatamente? São as atividades rotineiras, mas fundamentais para que a empresa funcione de forma sistematizada. Elas são as verdadeiras engrenagens que impactam todas as outras ações internas e demandam certo conhecimento técnico.

Quais as funções desse setor?

Assim como definição de planejamentos empresariais, planejamentos de negócios e comunicações estratégicas, o  setor administrativo também é responsável pelo direcionamento preciso da empresa.

As tarefas administrativas são baseadas na operação de produções, marketing, comercial, logísticas e vendas. A principal função do setor administrativo é a criação da interação entre todos os campos organizacionais que existem na organização.

Podemos dizer que todas as ações de uma empresa dependem do bom desempenho dos serviços administrativos. Pense, por exemplo, em como a companhia ficaria vazia — e improdutiva — se os colaboradores não pudessem ir trabalhar porque o vale-transporte destinado a eles não fosse bem gerido e depositado a tempo?

Exemplos não faltam para ilustrar a relevância dessas atividades e o quanto elas impactam no andamento dos demais processos. Elas são muitas, porém, aqui vamos citar as principais funções dos profissionais que atuam na área administrativa:

• emitir notas fiscais e recibos para os clientes;
• controlar a entrada e saída de materiais;
• gerir os benefícios dos colaboradores;
• administrar folhas de pagamentos;
• realizar pagamentos a fornecedores;
• executar processos formais de admissão e demissão;
• acompanhar o fluxo de caixa;
• organizar documentos;
• agendar exames admissionais ou demissionais;
• operar equipamentos voltados para atividades administrativas, como controle de ponto;

• realizar e atender chamadas telefônicas;
• cadastrar informações sobre o negócio ou sobre os colaboradores nos sistemas.

Quem deve desempenhar essas atividade

Os profissionais do Departamento Pessoal desempenham atividades voltadas apenas aos colaboradores; funcionários de RH também executam essas tarefas. Porém, o ideal é que cada setor realize as ações que são mais centralizadas no seu escopo.

A criação de uma área administrativa em que um profissional fique responsável por receber chamadas e atender clientes e que outro fique por conta de gerir funções voltadas aos colaboradores é outro exemplo de cenário ideal.

Ou seja, deve-se evitar o acúmulo de tarefas em um mesmo profissional para não impactar a saúde dos trabalhadores.

Além disso, vale ressaltar que dentro de todas as áreas existentes em uma companhia, existe a necessidade de ter profissionais específicos para desenvolverem as rotinas administrativas como o setor financeiro, comercial, de tecnologia da informação, comunicação e outros.

Exemplos de rotinas administrativas

Os exemplos de rotinas administrativas estão ligados diretamente a toda a organização de processos da corporação, é bem comum que o RH e o administrativo das empresas trabalhem em conjunto.

As rotinas administrativas se baseiam no controle de recebimento e pagamento de contas da empresa e funcionários. Assim como o envio de informações em conjunto do RH para o eSocial.

Por isso, é comum ambos os setores atuarem juntos, pois o RH é o responsável pelo gerenciamento dos colaboradores, mas conta com a ajuda do administrativo para a formalização  da admissão de novos colaboradores, e todos os demais processos que constituem a vida do funcionário na empresa.

Qual é a importância de se ter uma boa rotina administrativa?

Abrir um negócio é sempre desafiador, mas mantê-lo funcionando e dar passos rumo ao crescimento é ainda muito mais complexo.

Você sabia que mais de 60% das empresas que são inauguradas fecham as portas em cinco anos, aproximadamente?

Eles simplesmente não imaginaram como seria esta rotina ou até mesmo chegaram a pensar que a empresa precisaria desse planejamento. Uma das principais causas, além da falta de planejamento e da pouca experiência em administração, é má gestão.

Por isso, se as rotinas administrativas não estiverem sendo bem geridas e executadas com perfeição, a empresa não consegue se manter competitiva e oferecer o ideal para seus clientes e funcionários. Dessa maneira, é inviável apresentar um crescimento sustentável ao longo do tempo.

Acelere as rotinas administrativas da sua empresa

O ponto mais importante para acelerar as rotinas administrativas de uma empresa é identificar possíveis gargalos dentro dos processos estabelecidos. É preciso entender o que está causando atrasos e quais são os pontos que precisam ser melhorados. Só então será possível definir uma estratégia para administrar esses gargalos.

Outra maneira de acelerar fluxos de trabalho é definindo uma sequência de processos, criando um padrão a ser seguido por qualquer pessoa que for executá-los. Isso é essencial para facilitar a integração quando um novo colaborador é contratado.

6 formas de otimizar as atividades administrativas

Ser organizado é um dos pontos principais e cruciais para o  gerenciamento das rotinas administrativas. Uma vez que o cargo exige que você mantenha um bom planejamento para que não saia nada fora do fluxo empresarial.

1. Identifique e alinhe quais serão os processos administrativos

O primeiro passo é entender o negócio e, a partir disso, identificar a necessidade de cada atividade e elaborar o planejamento para que as próximas ações sejam executadas.

Por exemplo: a demanda aumentou e é necessário contratar uma pessoa para atender chamadas e tirar dúvidas dos clientes?

Quais capacitações técnicas essa pessoa deve ter? Essas são algumas questões que, mesmo para realizar uma atividade rotineira, existe a necessidade de um planejamento eficiente.

2. Estabeleça padrões de estruturação

Cada rotina administrativa vai variar de acordo com o perfil da empresa e o tipo de negócio, porém, há um padrão comum e que pode ser adotado por companhias de diversos segmentos:

• mapeamento: faça um mapeamento dos departamentos da empresa (ou um organograma);
• regulamentação: elabore regulamentos internos sobre as políticas e a estrutura organizacional e promova o conhecimento do material entre todos os integrantes;
• manual técnico: crie um manual de rotina com todas as normas necessárias para a realização das principais atividades; se possível, de cada setor.

Essas ações permitem padronizar os processos que são realizados pela companhia, independentemente da entrada ou saída de colaboradores.

Assim, quem está chegando na empresa conseguirá desenvolver cada atividade com o mesmo padrão de qualidade da pessoa que deixou o cargo.

3. Promova a capacitação dos colaboradores

Uma empresa só consegue oferecer um bom fluxo de atividades se os seus trabalhadores foram treinados para desempenhar suas funções de maneira eficaz.

Não adianta, por exemplo, contratar uma pessoa que não tenha experiência em rotinas de pessoal e cobrar alta produtividade se ela não receber capacitação para isso, certo?

4. Use a tecnologia a favor

A expressão “rotinas administrativas” é sinônimo da realização de práticas habituais, mas isso não quer dizer que elas precisam, necessariamente, ser entediantes, morosas ou feitas sempre do mesmo jeito. Pelo contrário!

Justamente quando há burocracia ou uma rotina é que os processos precisam da ajuda da tecnologia para serem realizados de maneira mais ágil, padronizada, otimizada e que resulte em menos erros operacionais.

Exemplos disso são organizar documentos online; gerir o controle de ponto virtualmente e oferecer atendimento remoto aos colaboradores.

5. Recompense as equipes

Não é todo mundo que se adapta às rotinas e aos processos mais sistemáticos, mas como vimos, a realização deles é fundamental para o sucesso da empresa.

Por isso, uma boa forma de motivar os funcionários que atuam nessa área é recompensá-los de maneira que seja interessante para eles e para a empresa.

É possível estabelecer metas para a realização dos principais procedimentos e premiar os colaboradores com adicionais no salário, brindes, folgas, flexibilização de horários, concessão de benefícios, entre outras alternativas viáveis para ambos.

6. Promova a mudança de cultura

Em muitas empresas ainda existe a crença de que os serviços administrativos são menos importantes do que outros que devem estar diretamente ligados às estratégias da organização, mas esse é um grande engano.

Além de serem essenciais em qualquer segmento, elas influenciam toda a companhia. Por isso, a cultura equivocada de que certos setores são mais ou menos importantes deve ser extinta em uma empresa e o RH tem papel fundamental nesse processo de mudança.

Conclusão

Entendemos que a parte administrativa da empresa é a que determina  onde a organização irá chegar, vimos também quais os exemplos das rotinas administrativas e quais os cargos que compõem esse sistema.

Com uma boa cultura de organização e a ajuda de softwares para a otimização de tempo, algumas situações das rotinas administrativas podem funcionar de forma exemplar dentro da sua empresa.