O relógio de ponto tem sido usado por milhares de empreendimentos para controlar de forma sistematizada as entradas e saídas dos funcionários. Isso porque o controle de frequência de uma empresa é fundamental para assegurar que os colaboradores estão trabalhando corretamente.
Neste texto vamos falar sobre o relógio de ponto, suas vantagens, aspectos legais sobre o controle de frequência, outras formas de fazer o registro de ponto e dicas de qual a melhor tecnologia para o seu negócio. Acompanhe conosco!
O que é Relógio de Ponto?
O relógio de ponto é um dispositivo utilizado para registrar a jornada de trabalho, marcando a entrada e a saída dos funcionários. Ele registra as datas, bem como o horário em que os colaboradores iniciaram as atividades, saíram para almoço, retornaram e foram embora no fim do turno.
Muitas pessoas estão acostumadas com a ideia do relógio de ponto tradicional, ou seja, aquele que fica preso na parede, à disposição em algum ponto da empresa para que os funcionários façam o registro de ponto diariamente, seja por meio de um código, cartão ou a leitura da digital. Esse relógio é do tipo REP-C.
Contudo, o que muita gente não sabe é que esta não é a única forma fazer o registro de ponto. Há diversas outras maneiras mais econômicas e até mesmo mais convenientes para as empresas controlarem as entradas e saídas dos seus colaboradores. Vamos explorar melhor este tema em tópicos adiante.
É obrigatório ter Relógio de Ponto na empresa?
De acordo com o que está previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estão obrigadas a realizar o controle de ponto as empresas que tiverem mais de 20 funcionários. Porém, mesmo sem a obrigatoriedade, também é recomendável que empresas que tenham menos que 20 funcionários façam o controle de ponto dos colaboradores.
Isso porque, ao usar uma forma de fazer o controle de ponto dos funcionários, essas companhias tem maior gestão sobre horas trabalhadas. Este controle gera uma maior segurança, o que pode ser útil para se prevenir contra fiscalizações e outros problemas de ordem trabalhista.
Pode parecer zelo excessivo, mas empresas que não fazem o controle de ponto estão sim mais sujeitas a erros e fraudes. Isso pode levar a processos na Justiça do Trabalho relativos a possíveis falhas ou ingerências no cumprimento dos deveres dos funcionários.
No entanto, nenhuma empresa tem como obrigatoriedade registrar ponto através do relógio de ponto fixado na parede. Especialmente para empresas pequenas, o relógio de ponto físico não é a melhor opção, já que pode ser pouco prático e ter custos elevados se comparado a outras formas manuais, mecânicas ou digitais de controlar o ponto.
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Existem outras formas de registrar ponto além do Relógio de Ponto?
Como dissemos anteriormente, existem várias formas de se fazer o registro da jornada dos funcionários além do relógio de ponto do tipo REP-C. Veja as utilizadas pelas empresas e suas diferentes características:
Livro Ponto
O livro ponto é a maneira mais manual de se fazer o controle de ponto dos colaboradores. Provavelmente, é uma das formas de menor custo também, haja vista que envolve apenas papel, caneta e um espaço para armazenar os documentos pelo tempo de cinco anos após a saída do colaborador – armazenamento este que é obrigatório para fins fiscais.
Trata-se de um livro no qual são registrados os horários de entrada e saída do colaborador, que podem ser preenchidos diretamente pelo funcionário ou por um colaborador dedicado a esta função. O trabalhador assina o livro ponto e seu gestor direto assina ao final para dar validade aos registros do funcionário.
Porém, o livro ponto possui algumas desvantagens. Ele é muito suscetível a erros, pois os colaboradores podem fazer marcações erradas que passam despercebidas aos olhos da gestão de RH. Além disso, também é muito sujeito a fraudes, pois é facilmente manipulável com fins prejudiciais à empresa.
Ele também pode ser pouco conveniente. Sendo um livro físico, ele tem a possibilidade de ser perdido, extraviado ou danificado por diferentes tipos de riscos. Além disso, guardar vários livros ponto pode ser uma dor de cabeça para a empresa.
Cartão de ponto e relógio cartográfico
O cartão de ponto é também uma forma muito comum nas empresas de se registrar as entradas e saídas dos colaboradores. Neste caso, o colaborador utiliza um cartão que é feito de plástico ou papel, o qual é inserido em uma máquina (o relógio de ponto) toda vez que o colaborador sair ou entrar do trabalho.
Neste caso, os registros de ponto ficam armazenados no cartão, seja por meio de perfurações que a máquina faz, ou impressão direta sobre o cartão do funcionário. É comum que os cartões fiquem armazenados ao lado da própria máquina. Desta forma, o trabalhador pega o cartão, marca seu ponto e devolve o cartão para o mesmo lugar.
No entanto, este método também apresenta fragilidades. Assim como o livro de ponto, neste caso os registros ficam guardados em um documento físico, o qual está sujeito a danos, furtos, extravios e similares. Além disso, a leitura dos dados do cartão ao final do período de registros também pode ser complicado, dificultando a vida do RH do empreendimento.
Do ponto de vista da rotina dos colaboradores, também pode ser desconfortável. Em empresas com vários funcionários a bater ponto no mesmo relógio, podem-se formar filas diante da máquina, gerando atrasos e perda de tempo tanto para os funcionários, como para a empresa. Hoje em dia, este método de registro de ponto já não faz mais tanto sentido.
Ponto Eletrônico
Agora vamos falar dos tipos de ponto eletrônico, atualmente, muito mais eficazes e assertivos do que opções de ponto manual. No entanto, mesmo dentro dos registros eletrônicos de ponto, há diferentes formas de marcação, conforme a Portaria 671 de 2021 do Ministério do Trabalho.
REP-C
REP-C é a sigla para Registro Eletrônico de Ponto – Convencional. Esta tecnologia envolve o uso de um equipamento eletrônico para fazer a marcação do ponto. Normalmente, é uma máquina que é fixada em algum ponto da empresa, a qual é utilizada pelos colaboradores sempre que o funcionário entra e sai do trabalho.
Neste caso, o colaborador pode fazer o seu registro por meio de um código, cartão ou até mesmo a partir da sua biometria. O funcionário recebe um comprovante de ponto, que é impresso pela máquina de registro de ponto.
Os sistemas REP-C apresentam alto grau de precisão e funcionam bem, mas eles têm as mesmas inconveniências dos relógios de ponto mecânicos: a necessidade de o colaborador ir pessoalmente até a máquina para registrar seu ponto.
REP-A
Já o sistema de REP-A se refere ao Registro Eletrônico de Ponto Alternativo. Ele utiliza um conjunto de sistema/software de registro de ponto, o qual pode ser utilizado por equipamento específico, computador, tablet ou smartphone, e também compreende o Programa de Tratamento de Registro de Ponto.
No entanto, este formato tem duas características limitantes: a obrigatoriedade de ser aceito via acordo coletivo ou convenção de categoria, bem como a necessidade de emitir um comprovante de ponto que pode ser impresso e entregue ao colaborador ou fornecido na forma de arquivo PDF.
Ponto Eletrônico REP-P
Já o Registro Eletrônico de Ponto por Programa (REP-P), é atualmente a forma mais favorável de se fazer o registro de ponto dos colaboradores. É também onde se encaixam as soluções oferecidas pela MarQ.
O REP-P é bem mais flexível do que o REP-A e não precisa ser estabelecido em convenção coletiva. Além disso, ele também tem a capacidade de armazenar muito mais dados do que apenas o registro de ponto do colaborador, como faz o software da MarQ e explicaremos no próximo tópico.
Os sistemas REP-P também fazem a marcação de ponto via computador, tablet ou smartphone, proporcionando o registro de ponto de maneira digital pelos funcionários, onde quer que estejam. Tudo isso sem a necessidade de comprar qualquer equipamento específico e podendo substituir o relógio de ponto.
Diante disso, o ponto eletrônico REP-P deve ser a forma escolhida pelo RH para fazer a gestão do ponto dos funcionários. Este modelo se adapta de forma mais adequada a qualquer tipo de empreendimento, independentemente de porte e modelo de negócio.
Vantagens em escolher a MarQ.
Em primeiro lugar, a MarQ. é uma empresa que oferece serviços de marcação eletrônica de ponto REP-P e muito mais do que isso. As empresas possuem diversas vantagens em usar nossas soluções.
Oferecemos uma solução flexível, que permite a marcação por QRCode, reconhecimento facial, e geolocalização. As empresas podem usar o app da MarQ. da forma que acharem mais conveniente: de maneira móvel, nos dispositivos dos funcionários, ou até em algum dispositivo fixo que a empresa dedique especificamente para este fim.
Portanto, em um mercado com muitos trabalhadores remotos ou trabalhadores externos, nossas funcionalidades trazem facilidade para trabalhador, RH e empresa. Oferecemos um app de interface amigável ao usuário, acessível a colaboradores com diferentes níveis de familiaridade com o mundo digital.
Além disso, não nos restringimos à gestão de ponto. A MarQ. tem módulos para Admissão Digital, Portal de Vagas, assinatura e gestão de documentos online, e até o MarQFlex, nossa solução de benefícios flexíveis que melhora a experiência do colaborador e facilita a vida do RH no fornecimento de benefícios ao trabalhador.
Quer saber mais? Neste case de sucesso com a Cimentos do Norte, explicamos como a nossa solução revolucionou a gestão de ponto na indústria e simplificou a rotina do time de RH da empresa. Este caso está no ramo industrial, mas todos os modelos de negócio podem ser beneficiados por nossa plataforma.
