Dentre as diversas etapas que envolvem a admissão de um colaborador na sua empresa, a ficha de admissão é uma das mais importantes e assegura que a jornada do funcionário se inicie de maneira adequada dentro da empresa, do ponto de vista documental e burocrático.

Ainda que este pareça ser um assunto bastante simples, ele exige bastante atenção por parte da gestão de RH, a fim de evitar erros, agilizar e otimizar a contratação dos colaboradores. Neste texto vamos falar sobre diversos aspectos da ficha de admissão. Para saber mais, acompanhe conosco!

 

O que é uma Ficha de Admissão?

Primeiramente, a ficha de admissão do colaborador é um documento que as empresas usam para coletar e armazenar informações essenciais sobre um novo funcionário no momento de sua contratação. Essa ficha integra o processo de admissão do colaborador e é preenchida pela própria pessoa ou pelos departamentos de Recursos Humanos das corporações.

Geralmente, a ficha de admissão inclui informações pessoais do novo colaborador, como nome completo, data de nascimento, endereço, estado civil, número de documentos (RG, CPF), entre outros dados de identificação. Além disso, este documento também pode conter informações relacionadas à experiência profissional anterior, formação acadêmica, dados bancários para pagamento do salário, informações de dependentes para benefícios fiscais (se houver), entre outros.

Portanto, ela é um documento muito importante, e permite que as empresas tenham um registro organizado e completo sobre seus funcionários, facilitando a administração por parte da gestão de RH, o cumprimento de obrigações legais e o gerenciamento dos benefícios e direitos dos colaboradores. Ela também pode ser utilizada para assegurar que a empresa esteja em conformidade com a legislação trabalhista e previdenciária.

 

 

Quais os modelos de admissão de funcionários?

No Brasil, há diversos formatos de admissão para os colaboradores das empresas. Veja a seguir os mais utilizados: 

Contrato de Trabalho CLT (Consolidação das Leis do Trabalho)

Ainda é a forma mais comum de contratação no país. Ela estabelece uma relação de emprego formal entre o empregador e o empregado. A regulamentação CLT define direitos e deveres de ambas as partes, como férias, 13º salário, FGTS, PIS/PASEP e outros.

Contrato por Tempo Determinado

Este modelo possibilita a contratação por um período pré-determinado, com data de início e final definidos. Ou seja, é geralmente utilizado para serviços temporários, sazonais ou projetos específicos – empregos da época da Páscoa, Natal ou temporada de verão são alguns exemplos, ou ainda obras.

Contrato por Tempo Indeterminado

Esta modalidade, por sua vez, não estabelece um prazo específico para o término do contrato. Ela permite maior estabilidade ao trabalhador, e está sujeita às regras da CLT.

Trabalho Intermitente

Este formato é recente e foi introduzido pela Reforma Trabalhista de 2017. Como o nome sugere, ele permite a prestação de serviços de forma não contínua, com alternância de períodos de trabalho e inatividade – tudo com regulamentação da CLT.

Trabalho Autônomo

Neste caso, o profissional atua de forma independente, sem vínculo empregatício. Presta serviços de maneira autônoma e, em geral, em caráter eventual.

Pessoa Jurídica (PJ)

A contratação PJ se assemelha ao trabalho autônomo, porém, neste caso, o profissional presta serviços de forma regular e contínua, como uma parceria empresarial.

É comum, portanto, que o trabalhador seja Microempreendedor Individual (MEI), tenha um CNPJ ativo e emita Notas Fiscais.

Estágio

Destinado a estudantes matriculados em instituições de ensino, pode ser médio, profissionalizante ou superior. Portanto, o modelo possui regras específicas, como carga horária reduzida e foco na formação do estudante. Importante seguí-las à risca.

Aprendizagem

Este tipo de contratação é voltada para jovens entre 14 e 24 anos, visando a capacitação profissional. No entanto, deve seguir requisitos específicos, como o desenvolvimento de atividades teóricas e práticas.

Trabalho terceirizado

Aqui, um colaborador é contratado (normalmente como CLT) por um CNPJ, mas a empresa onde ele ou ela efetivamente prestam serviços é outra. É comum que empresas terceirizem serviços de segurança, limpeza e afins. Mas desde 2017, com as reformas na legislação, também é permitido terceirizar atividade-fim.

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Quais informações deve conter na Ficha de Admissão?

As informações que devem constar na Ficha de admissão do colaborador são regulamentadas segundo o Artigo 41 da CLT. Veja o resumo a seguir: 

• Dados pessoais: nome do colaborador, sua filiação, data de nascimento e dados de nascimento;
• Data de admissão e regime de trabalho;

• Números da Carteira de Trabalho (CTPS) e PIS/PASEP;

• Cargo e função para o qual o funcionário foi contratado;

• Dados sobre o período de trabalho na empresa: pode incluir informações como férias, acidentes de trabalho, entre outros;

• Plano de carreira: informações sobre a possível evolução do colaborador ao longo de sua jornada na empresa;

• Outros dados que a empresa possa julgar importantes.

Qual a importância da Ficha de Admissão?

A ficha de admissão é um documento simples, mas de fundamental importância, tanto para a empresa, como para o colaborador.

Em primeiro lugar, para a sua corporação, a ficha de admissão é um documento legalmente exigido para formalizar a contratação do novo colaborador. Ela contém informações essenciais para cumprir todas as normas trabalhistas e previdenciárias.

Além disso, ela ajuda na organização interna da sua empresa, ao fornecer dados necessários para a gestão do RH, como informações pessoais, formação acadêmica, experiência profissional e dados para controle de ponto.

E não é só isso. Os dados contidos na ficha de admissão são fundamentais para a concessão de benefícios e direitos ao colaborador, como inscrição em planos de saúde, depósitos em contas de FGTS, entre outros. Você sabia que a MarQ. oferece uma solução de benefícios flexíveis que pode ser de grande utilidade para o seu negócio? 

O MarQflex não apenas facilita o controle dos benefícios flexíveis por parte do RH do negócio, como também, permite ao colaborador ter total liberdade no uso desta vantagem em sua empresa. Ou seja, com o mesmo cartão ele pode usar todos os benefícios possíveis – alimentação, transporte, refeição, cultura e muitos outros. 

Por fim, a ficha de admissão serve também como evidência documental da contratação, sendo útil em casos de fiscalização, auditorias ou disputas legais. Isto é, ela contribui para a construção do histórico deste funcionário dentro da empresa, facilitando a avaliação de desempenho, promoções e demais processos de gestão de pessoal.

Para o funcionário

Por um lado, a ficha de admissão é de grande valia para a pessoa jurídica. Por outro lado, para o colaborador, a ficha de admissão também serve como comprovação oficial da admissão na sua empresa, contendo detalhes sobre a posição, salário, benefícios e condições de trabalho.

Além disso, também facilita o acesso a benefícios concedidos pela empresa, como planos de saúde, planos de previdência privada, vale-transporte, entre outros.

Também proporciona segurança jurídica ao colaborador, pois documenta as condições de sua contratação e pode ser utilizado como referência em caso de processos trabalhistas ou dúvidas.

Finalmente, também contribui para a construção do histórico profissional do colaborador, sendo útil em situações de busca por empregos futuros – ainda que esperemos que o funcionário fique na empresa pelo maior tempo possível, a jornada do colaborador pode se encerrar.

A Ficha de Admissão precisa ser em papel?

Por anos, a ficha de admissão era preenchida e armazenada pelas empresas como documentos de papel, que ficavam guardados em uma infinidade de arquivos físicos, que se amontoavam nos escritórios do negócio. Porém, este tempo se encerrou.

Embora ainda seja possível ter ficha de admissão feita em papel, ela não precisa ser um documento físico. Na verdade, a melhor forma de ter este documento é utilizando um sistema de gestão para o RH.

Portanto, centralizar todos estes dados e documentos no mesmo sistema em que os funcionários batem ponto e onde também acontece a gestão de frequência dos colaboradores é uma ótima opção para o seu negócio. 

Ademais, dentre as diversas soluções que a MarQ. oferece para o RH das empresas, o módulo de admissão da plataforma permite o preenchimento e o armazenamento da ficha de contratação do colaborador de forma segura, precisa, transparente e com facilidades tanto para a organização, como para o trabalhador.

Esta é apenas uma das diversas funcionalidades que permitem à MarQ. revolucionar o RH das empresas. Ainda no âmbito do recrutamento, seleção e admissão de novos colaboradores, a nossa solução oferece um prático portal de vagas que os candidatos acessam diretamente, assinam documentos e enviam documentação de forma segura. Em suma: tudo no mesmo sistema.

Conclusão

Inevitavelmente, o processo de contratação de um novo colaborador envolve algumas burocracias que a gestão do RH precisa ter muita atenção. Ou seja, mesmo um pequeno erro, neste momento crucial da jornada do colaborador, pode resultar em situações desagradáveis e até mesmo prejuízos para a empresa em um eventual litígio ou situação similar.

Por isso, como não dá para evitar as burocracias, a melhor forma de lidar com elas é utilizar tecnologia feita especialmente para atender a estas necessidades. Logo, passe longe da ficha de admissão de papel e tenha muito cuidado com planilhas que podem ficar “quilométricas” e ser facilmente desconfiguradas acidentalmente.

Portanto, o melhor que o RH da sua empresa pode fazer é utilizar um sistema de gestão de ponto com soluções que também facilitam a admissão e a geração de relatórios ao longo de toda a jornada do colaborador. 

No entanto, a boa notícia é que você pode testar as soluções da MarQ sem custo nenhum! Clique aqui para saber mais!