Uma das tenências que surgiram nos últimos anos é a automatização de processos nas empresas, e isso inclui automatizar as escalas de trabalho são. Por isso, a importância da gestão das escalas de trabalho, uma vez que garantem que as horas de trabalho sejam distribuídas justamente entre os funcionários.
No Brasil, as escalas de trabalho são regulamentadas pela CLT, que estabelece regras específicas para as horas trabalhadas, folgas e outras questões.
Inclusive, segundo um levantamento da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE), o Brasil possui na posição de 10.º dentre os países com maior jornada de trabalho. A CLT prevê diferentes tipos de escalas de trabalho, como a escala de revezamento, em que os funcionários trabalham em turnos. A exemplo da escala 12×36, em que o trabalhador tem uma folga a cada 12 horas trabalhadas. Além disso, estabelece o limite máximo de horas de trabalho por dia, garantindo que os funcionários tenham tempo suficiente para descansar e recuperar suas energias.
Ainda assim, apesar das regras estabelecidas pela CLT, muitas empresas ainda enfrentam desafios na gestão de escalas de trabalho. Um das dificuldades encontradas, é conciliar as necessidades da empresa com as necessidades dos funcionários. Por isso, a automação das escalas de trabalho tem se tornado comum, permitindo que as empresas otimizem as horas de trabalho, evitem erros e conflitos.
Por fim, entenderemos melhor como é possível automatizar as escalas de trabalho de sua empresa!
O que é a escala de trabalho?
Antes de falarmos sobre automatizar as escalas de trabalho, é necessário entender o que é a escala de trabalho primeiro.
A escala de trabalho é um planejamento que define os horários e dias de trabalho dos funcionários de uma empresa ou organização. É uma ferramenta importante na gestão de recursos humanos, permitindo que a empresa organize a distribuição das horas de trabalho de seus funcionários justamente e eficiente.
A escala pode variar conforme as necessidades da empresa, podendo ser diária, semanal, mensal ou até anual. Ela pode incluir diferentes tipos de jornadas de trabalho, como turno de trabalho, escala 12×36 ou jornada de trabalho em meio período.
Além disso, pode incluir informações sobre folgas, férias, feriados e outras questões relacionadas aos horários de trabalho dos funcionários. Por fim, fundamental para garantir o cumprimento das leis trabalhistas e para os funcionários poderem ter uma boa qualidade de vida.
Qual a importância de se fazer a escala de trabalho corretamente?
Fazer a escala de trabalho corretamente deve ser algo primordial para a gestão de sua empresa. Se for feita de correta, tem impacto direta no nível de produtividade e autonomia de sua equipe, além de evitar futuros problemas judiciais. Algumas das principais razões são:
- Evita problemas com a lei trabalhista: a escala de trabalho deve seguir as leis trabalhistas vigentes no país e, se não for feita corretamente, a empresa pode enfrentar problemas legais, como ações trabalhistas e multas.
- Garante o cumprimento dos direitos dos funcionários: a escala deve garantir que os funcionários tenham direito a folgas, férias e descanso suficiente, conforme previsto em lei. Uma escala mal elaborada pode resultar mais de trabalho, prejuízos à saúde dos funcionários e desmotivação.
- Melhora a produtividade: é importante que a escala seja elaborada para evitar excesso de trabalho e garantir que os funcionários estejam descansados e motivados. Uma escala correta pode contribuir para a melhoria da produtividade e da qualidade do trabalho.
- Permite melhor organização da empresa: por fim, a escala é fundamental para a organização da empresa, permitindo que a distribuição de tarefas e horários seja feita adequadamente e que os recursos humanos sejam utilizados eficientemente.
Portanto, é essencial que a empresa elabore a escala de trabalho corretamente, considerando as leis trabalhistas, as necessidades dos funcionários e as demandas da empresa.
Como automatizar as escalas de trabalho?
Agora que entendemos o que é e qual a importância das escalas, podemos prosseguir e entender como funciona a automatização das escalas de trabalho.
A automatização de escalas de trabalho é o processo de utilizar ferramentas para gerenciar e elaborar as escalas de trabalho, de forma automática e eficiente. Com a automatização, é possível criar escalas de trabalho de forma rápida e precisa, evitando, erros e conflitos. Por fim, ainda reduz o tempo gasto na elaboração manual das escalas.
Os sistemas de automatização de escalas podem incluir recursos como a definição de horários de trabalho, folgas, férias, feriados e outras questões relacionadas ao gerenciamento de recursos humanos. Eles também permitem a criação de escalas personalizadas, considerando as necessidades da empresa e dos funcionários.
Planilha eletrônica
As planilhas são uma das formas mais tradicionais de se fazer as escalas de trabalho, sendo elas simples e eficientes. Com a planilha, é possível criar um controle dessas escalas, com as informações de cada colaborador da empresa, com suas determinadas jornadas de trabalho.
Além disso, é possível definir os horários de trabalho de cada colaborador, podendo incluir fórmulas e tabelas que irão ajudar a automatizar as escalas de trabalho.
Com a planilha, crie uma tabela com as folgas e férias, afinal, é importante definir as folgas e férias de cada funcionário e incluir essas informações na planilha. Dessa forma, é possível garantir que todos os funcionários tenham direito a folgas e férias conforme previsto em lei.
Utilizando a formatação condicional, a qual é uma ferramenta da planilha que permite a criação de regras para destacar automaticamente as células que atendem a determinados critérios. Por exemplo, é possível configurar a formatação condicional para destacar as células onde os funcionários estão escalados para trabalhar em feriados ou em horas extras.
Por fim, utilizar planilhas para automatizar as escalas de trabalho, é importante garantir as informações estejam sempre atualizada e todos os dados estejam completos.
Utilizando o software da MarQ. para automatizar as escalas de trabalho
Se você está lendo esse artigo, é muito provável que você esteja buscando automatizar seus processos de gestão de documentos, que inclui a escala de trabalho. Algo que todo gestor tem interesse, principalmente quando o resultado é a diminuição de burocracias e o aumento da produtividade.
Pensando nisso, a MarQ. oferece um sistema de controle de escalas e turnos de forma automatizada. No módulo Gestão de ponto, é possível acompanhar os registros de ponto de seus funcionários em tempo real e ter acesso a relatórios personalizados para a sua gestão de RH.
Sendo assim, é possível automatizar as escalas de trabalho de sua empresa da seguinte maneira:
Visão futura dos turnos:
Na plataforma, é possível ter uma visão geral de todos os turnos dos colaboradores, quem está trabalhando no momento, gestão de feriados, entre outros.
Planejamento de horários:
Com uma visão geral dos turnos, é possível planejar os horários onde cada colaborador irá trabalhar, assim, evitando transtorno, além de aumentar a produtividade.
Edição simples e intuitiva:
Além de diversas funções, a plataforma da MarQ. ainda é muito intuitiva e simples, facilitando a visualização e análise do gestor sobre o quadro geral dos funcionários.
Além disso, para deixar os processos de sua empresa ainda mais automatizadas, o controle de ponto online ajuda sua empresa em diversos quesitos. Como, por exemplo, com a função do dashboard do administrador, é possível ter uma visualização em tempo real do status dos funcionários da empresa e tarefas pendentes, sendo assim, podemos:
- Ver o status da sua equipe: veja quais colaboradores estão em horário de trabalho, intervalo e fora de serviço em tempo real.
- Compilado de métricas do dia anterior para tomadas de decisão: outro processo afetado positivamente, com as métricas, é possível tomar decisões mais assertivas, beneficiando assim toda a empresa;
- Acesso fácil: por fim, é possível avaliar, aprovar ou recusar, os pedidos de ajuste, além de ter as informações sobre ausência, férias e métricas importantes.
Enfim, para automatizar as escalas e acabar com a burocracia de sua empresa, teste a nossa solução da MarQ. por 7 dias gratuitamente e aumente a efetividade de sua organização!
Conclusão
A automatização de escalas de trabalho é uma ferramenta cada vez mais utilizada pelas empresas para otimizar a gestão de recursos humanos e garantir o cumprimento das leis trabalhistas. Com a utilização de softwares especializados ou planilhas eletrônicas, é possível criar escalas personalizadas, gerenciar férias, folgas e outros fatores relacionados aos horários de trabalho.
Além de evitar conflitos e erros, a automatização de escalas de trabalho traz diversas vantagens para a empresa, como a redução de custos, a otimização do uso dos recursos humanos e a melhoria na produtividade. A tecnologia e automatização de processos ajudam sua empresa tanto no quesito de produtividade e praticidade, quanto em questões legais.
