As ações de fim de ano são muito importantes para engajar o time e melhorar o clima organizacional. A festa de fim de ano é uma das possibilidades mais usadas pelas empresas e criam momentos realmente memoráveis entre os colaboradores, integrando até mesmo diretores e líderes.
Neste texto vamos tratar de festas de fim de ano na empresa. Separamos algumas dicas de como o time de RH pode organizar e realizar o fim de ano não apenas para que ele seja inesquecível, mas para que ele também se encaixe com as suas necessidades, valores e características da empresa.
Por isso, convidamos você a acompanhar conosco até o fim!
Por que fazer festa de fim de ano na empresa?
A festa de fim de ano já é um evento clássico e esperado para milhares de empresas em todo o país. Ela é uma oportunidade para valorizar e reconhecer o esforço dos colaboradores ao longo do ano, fazer uma retrospectiva de ações do ano que se finaliza, bem como confraternizar de forma a animar, entreter, entrosar e engajar a equipe.
Além disso, a festa de fim de ano é vista pelos colaboradores como um cuidado a mais com as equipes, os trabalhadores e suas famílias. Costuma ser uma ideia bem aceita na maioria das empresas, pois é versátil e pode ser aplicada a quase todos os modelos de negócio e portes de empresas.
Naturalmente, a organização de uma festa de fim de ano também inspira grandes cuidados. Não apenas porque a festa custará ao orçamento da empresa, mas também porque o RH precisa planejá-la de acordo com as características da empresa e da equipe.
Ou seja: criar uma festa que se encaixe com o público da sua empresa, uma vez que uma festa que não pensa nisso pode até mesmo se tornar motivo de dor de cabeça para o empreendimento.
Veja então sugestões de ações para organizar a sua festa de acordo com os períodos de antecedência do evento.
O que fazer: seis meses antes
Aproximadamente seis meses antes do evento é um período razoável para começar os planejamentos e a programação da festa. Para este momento, é importante começar as primeiras tratativas com a direção da empresa, a fim de fazer com que eles fiquem cientes da relevância do evento.
Essa negociação interna é fundamental, pois sabemos que as festas de fim de ano podem representar uma despesa considerável. Portanto, o pleno alinhamento com a direção executiva da empresa é crucial para que o evento possa aconteça adequadamente e tenha sucesso.
Neste primeiro momento de planejamento, pode-se começar com o aspecto financeiro: ver junto à gestão da empresa quanto de orçamento será disponibilizado para o evento. Especialmente porque o fim de ano costuma ser um tempo de gastos maiores, com direitos trabalhistas e outras despesas típicas do período.
O que fazer: quatro meses antes
Passados dois meses desde o “start” da programação da festa, o RH já pode abordar detalhes mais práticos quanto à realização do evento em si. A organização pode se dedicar a partes como:
- Planejamento das ações necessárias à realização do evento: uma revisão logística de tudo que precisa ser organizado para que a festa possa acontecer;
- Decidir tema e identidade visual: até mesmo como forma de engajar ainda mais os colaboradores, é comum que empresas promovam festas temáticas de fim de ano. O tema pode ser qualquer um que faça sentido para os colaboradores, ou até mesmo algo interno da companhia. Use este tempo para discutir eventuais temas, bem como identidade visual do evento;
- Movimentação e hospedagem: em empresas maiores, com mais de um local de trabalho, é interessante proporcionar a todos que for possível a chance de participar do evento. Por isso, organize-se quanto a eventuais necessidades de locomoção e hospedagem de convidados.
- Cotação de serviços: é comum que as festas de fim de ano acabem precisando contar com diversos serviços prestados de maneira terceirizada: som e iluminação, DJ, atrações musicais, buffet e serviços como limpeza e segurança, entre outros. Faça a cotação e encontre as melhores opções.
Quer uma dica extra aqui? A sua empresa pode criar uma espécie de comissão temporária de organização para a festa. Isso pode vir a calhar pois nem todo mundo do RH têm a experiência necessária para realizar este tipo de evento, e é muito comum que nas equipes também tenham pessoas que gostam pessoalmente de se dedicar de maneira voluntária a este tipo de acontecimento.
É uma forma de dividir melhor as atividades e tirar parte do peso do planejamento das costas do RH. Fica a dica!
O que fazer: dois meses antes
Passados mais dois meses desde o início da organização, faltando cerca de 60 dias para a realização da festa de fim de ano, é uma boa hora para começar a fazer a parte do planejamento que envolve os convidados.
É um bom momento para começar a preparar o material de comunicação e divulgação da festa. Tanto para convidar os colaboradores, como o próprio material que será utilizado durante o evento.
Pense nas decorações personalidades que poderão se usadas antes e durante a festa: banners e material online, cotação, seleção e compra de brindes, entre outros.
Um vídeo de retrospectiva de fim de ano, por exemplo, é um excelente recurso que engaja os colaboradores, diverte, emociona e faz com que eles se sintam mais parte daquela comunidade. Novamente, a sua comissão temporária de organização poderá ajudar muito nisso, principalmente reunindo fotos e vídeos feitos ao longo do ano.
O que fazer: um mês antes
A sua festa de fim de ano está chegando! Faltando um mês para o grande evento, é bom fazer o convite oficial para os seus colaboradores, chamando para a festa e dando alguns detalhes fundamentais para o bom andamento da confraternização e para que ela seja um momento proveitoso para todos e todas.
Por isso, nessa comunicação, convém incluir:
- Data e local devidamente esclarecidos, bem como dicas de como chegar, se for necessário;
- Avisar sobre dress code, se houver;
- Políticas sobre comidas e, principalmente, bebidas;
- Dar detalhes se é possível levar acompanhantes e, se sim, se existe algum custo adicional para o colaborador.
Em outra linha, também é importante cuidar de outros aspectos importantes do fim do ano, como eventuais amigos secretos, votações de funcionários destaques, apresentações com resultados da empresa, discursos para os membros da diretoria, se assim eles quiserem, além de outros alinhamentos sobre possíveis promoções, bonificações ou premiações.
O que fazer: uma semana antes
A sua festa está quase acontecendo! É o momento de realizar os preparativos finais e também se certificar de que tudo está pronto para o momento do evento.
Por isso, cheque novamente horários, datas, locais e serviços contratados, decoração, as funções de cada pessoa envolvida com a organização no momento da festa, entre outros. Não deixe também de reforçar os avisos para os colaboradores e de dar uma atenção especial para as comidas e bebidas da festa.
Crie o cronograma de ações para que todos saibam com antecedência o que vai acontecer e quando. Por exemplo, haverá alguma fala do CEO? Que horas? Haverá alguma premiação? Ela acontecerá antes ou depois da fala do CEO? Este tipo de cronograma é necessário para que ao menos a equipe que está organizando o evento saiba o que fazer e quando fazer.
É também um bom momento para alinhar algumas questões um tanto burocráticas envolvendo a festa. Como, por exemplo, a escala dos colaboradores que precisarem ser alteradas em decorrência do evento, bem como o banco de horas de colaboradores que, no momento da confraternização, estariam em horário de serviço.
O que fazer: um dia antes
Amanhã é o grande dia! Faltando apenas um dia para o seu evento, certifique-se novamente que tudo está devidamente organizado. Um checklist da organização pode ser útil para assegurar que você e a comissão organizadora não deixaram nada passar.
Aproveite também para prestar contas junto à gestão da sua empresa, alinhando o que foi feito e dando uma expectativa de como deve ocorrer o evento. Especialmente se algum dos gestores tiver momentos de discurso ou outras dinâmicas, revisar a ordem dos acontecimentos. Afinal de contas, repassar esses detalhes não custa nada e evita possíveis confusões desnecessárias.
No dia da sua festa!
Parabéns! Você organizou uma festa de fim de ano de sua empresa que tem tudo para ser um grande sucesso! Este também é o seu momento de aproveitar. Por isso, dê os comunicados finais aos seus colaboradores desejando um bom evento e lembre-se que, se beber, não dirija!
Por que o RH deveria contar com a MarQ. em uma festa de fim de ano?
Aqui na MarQ., nós entendemos que a experiência do trabalho deve ser produtiva, mas também proveitosa para empregadores e colaboradores.
Por isso, oferecemos um sistema de gestão de ponto integrado com outras soluções de RH fundamentais para o bom andamento da sua empresa. Com nosso software, seus colaboradores podem fazer o registro do ponto em qualquer dispositivo, contando com precisão, segurança, transparência e recursos como biometria e barreira geográfica, que dão mais assertividade à marcação.
Porém, estamos além do sistema de ponto. Tenha também serviços que acompanham seus colaboradores desde seu ingresso na empresa, como o módulo de admissão, portal de vagas, transferência segura de documentos, dashboards e métricas para a gestão, termômetro de clima organizacional, ferramenta de feedbacks, cartão de benefícios flexíveis, entre outros.
Conclusão
Como você viu ao longo deste texto, promover uma festa de fim de ano é algo que costuma trazer benefícios muito relevantes para a equipe. Por fim, isso representa um momento para relaxar, entrosar a equipe, criar memórias agradáveis e encerrar “com chave de ouro” um ano de muito trabalho.
A organização do evento em si pode ser um bocado desafiadora, mas ela certamente trará boas recompensas quando os seus colaboradores aproveitarem a festa e começarem o novo ano de trabalho com uma nova energia.
