Há uma farta oferta de sistema de ponto com diferentes características pelo mercado – desde o mais simples e conservador, até os mais completos, modernos e sofisticados. Naturalmente, os custos também são um fator a ser levado em conta, além das funcionalidades que, por vezes, tornam a escolha de um sistema de ponto algo complexo para o gestor de RH.

Pensando nisso, trouxemos um artigo para ajudar vocês, gestor ou analista de pessoas, a escolher o melhor sistema de ponto para sua empresa, proporcionando a melhor relação custo/benefício, bem como o maior retorno sobre o investimento. Acompanhe conosco!  

Como escolher um sistema de ponto?

Quem está pensando em contratar um sistema de ponto para substituir tecnologias obsoletas, como planilhas e folhas de papel, precisa levar alguns aspectos em consideração antes de escolher a solução adequada. O mesmo vale para empresas que já usam um sistema de ponto, mas estão procurando um produto que sirva melhor às características da empresa.

Um bom sistema de ponto precisa ser útil e prático para o RH, para a empresa e para o colaborador. Ou seja, para que os interesses de ambos sejam contemplados, o software precisa ter uma interface amigável ao usuário, ser de fácil aprendizado e acessível em qualquer dispositivo.

Além disso, nenhuma empresa é igual à outra. Há diferentes modelos de negócio, modalidades de trabalho, entre outras características que exigem que o sistema de ponto seja personalizável. Esta customização otimiza o uso da plataforma tanto por gestores, como por trabalhadores.

Naturalmente, sistemas de ponto precisam estar completamente de acordo com o que diz a legislação trabalhista, incluindo suas especificidades por categoria ocupacional, suas regulamentações para prestação de contas, pagamento de tributos e remuneração profissional, entre outros.

O investimento a ser feito também deve ser levado em conta pelo RH. Afinal, gestores de pessoal prestam contas para a diretoria do negócio e há um orçamento a ser utilizado com sabedoria. Trataremos de custos em um tópico posterior. 

E, por fim, ele precisa ser funcional e eficaz. Quanto menos erros, bugs, gargalos por mau uso ou chamados ao suporte da provedora do sistema de ponto, melhor. É economia de tempo e de recursos para empresas que precisam, cada vez mais, de dinamismo e excelência em suas operações. 

Como o sistema de ponto pode ser útil para o colaborador, para o RH e para a empresa

Uma boa relação trabalhista precisa ser pautada pelo princípio de que os direitos e deveres de todos os envolvidos sejam respeitados. Além disso, as gestões de RH têm, cada vez mais, buscado desenvolver o bem-estar dos colaboradores e até mesmo seu desenvolvimento pessoal e profissional.

Pensando nisso, as funcionalidades a seguir são muito bem-vindas para o sistema de ponto do seu negócio: 

Cálculo automático de salário e benefícios com base nos dias e horas trabalhadas

A função mais elementar – e possivelmente mais importante – de um sistema de ponto: manter o controle e o cálculo da remuneração e dos benefícios corporativos dos colaboradores. O sistema de ponto indicado para o seu negócio precisa ter esta função sempre em operação, sem erros.

Com isso, incentiva-se um ambiente de justiça e meritocracia dentro da sua empresa, proporcionando transparência, legalidade e confiança para as relações de empregabilidade. 

Facilidade na visão do gestor e na tomada de decisão para com o colaborador

Um sistema de ponto não pode ser visto apenas sob o ponto de vista operacional. O seu uso para fins táticos e até mesmo estratégicos também está presente  em um software que atenda às suas necessidades.

Com indicadores, relatórios e gráficos acessíveis, claros e facilmente gerenciáveis, gestores podem entender as fraquezas e forças da equipe. Pode-se entender melhor também sobre a necessidade ou não de contratar mais colaboradores ou tornar a equipe mais enxuta. Pode-se até mesmo observar individualmente o desempenho dos membros do time. 

Registro online (Web, App e Tablet), Geolocalização e check-in

Na ponta do colaborador, facilidade e acessibilidade para marcar ponto: ele o faz em qualquer dispositivo, com segurança e garantia de um registro justo. Em caso de trabalho remoto, um registro com geolocalização que permite ao empregador ter maior controle sobre funcionários que estão fora do escritório. Elimine o risco de fraudes ou imbróglios trabalhistas.

Geração de relatórios com facilidade

Tanto para o colaborador interessado em saber sobre sua folha de ponto, como para o gestor que precisa pagar salários, direitos e benefícios, os relatórios são fundamentais. Um sistema de ponto bom para a sua empresa assegura que estes relatórios sempre estarão disponíveis, claros, precisos e fáceis de gerar.

Sem complicações, burocracias ou perda de tempo: relatórios completos prontos em segundos para o seu negócio. 

Saindo do básico: sistema que também coleta feedbacks

Um sistema de ponto que se integra como uma ferramenta de feedback para os colaboradores é uma excelente forma de unir duas necessidades cruciais em qualquer ambiente de trabalho: gestão de presença e desenvolvimento contínuo. Além de registrar o tempo de trabalho, ele oferece um canal para avaliações construtivas e um diálogo aberto entre funcionários e gestores.

Ao combinar o sistema de ponto com recursos de feedback, os colaboradores têm a oportunidade de receber avaliações frequentes e específicas sobre seu desempenho. Isso não apenas ajuda na correção de eventuais problemas, mas também no reconhecimento do bom trabalho realizado. Através de comentários, sugestões e metas, o sistema não se limita apenas a registrar a presença, mas se torna uma ferramenta valiosa para o crescimento profissional.

Essa abordagem promove uma cultura de transparência, comunicação eficaz e engajamento entre os colaboradores e a empresa. Ao receberem feedback regularmente, os funcionários se sentem mais valorizados, compreendem melhor suas áreas de melhoria e são incentivados a se desenvolverem constantemente. Esse tipo de sistema não apenas otimiza a gestão do tempo, mas também impulsiona o progresso individual e coletivo dentro da organização.

Por que não escolher um sistema de ponto gratuito?

Uma busca rápida pela internet mostra que existem sim sistemas de pontos gratuitos por aí. Contudo, o seu uso não é recomendável.

É comum que estas soluções ofereçam uma versão gratuita extremamente limitada. A ponto de ser praticamente inútil para qualquer empresa, mesmo um microempreendimento, utilizar um software como esse de maneira satisfatória. Para acessar a versão completa, é preciso pagar.

Além disso, sem o investimento necessário para se criar um sistema de ponto sólido, você pode estar confiando dados estratégicos e valiosos de sua empresa para uma plataforma de segurança duvidosa. Exemplos recentes no mercado mostram que vazamentos de dados podem colaboradores podem ser catastróficos.

E, por fim, soluções gratuitas miram empreendimentos com pouco potencial de escalabilidade, dada a sua abordagem quase amadora da gestão de pessoal. Empresa com potencial de crescimento precisa investir em um sistema de ponto robusto e bem desenvolvido. 

O que a CLT e outras leis dizem sobre a marcação de ponto?

A Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) faz parte do cotidiano de todo gestor e analista de RH. Dentre as suas diversas regulamentações, ela também traz aspectos sobre a responsabilidade da empresa no controle de ponto. Veja alguns destaques: 

• Registro de Ponto: A CLT estabelece a obrigatoriedade do registro da jornada de trabalho para empresas com mais de 10 funcionários. Diferentes sistemas podem realizar este controle, como o ponto manual, eletrônico, mecânico, entre outros.
• Controle e Fiscalização: A empresa é responsável por manter o controle preciso da jornada de trabalho de seus funcionários. Órgãos governamentais, como o Ministério do Trabalho e o Ministério Público do Trabalho, podem fiscalizar e exigir os registros de ponto para garantir o cumprimento das leis trabalhistas.
• Sistema de Ponto Eletrônico: O uso de sistemas eletrônicos para registro de ponto deve atender a requisitos legais, como segurança, inviolabilidade, garantia de integridade das informações e fornecimento de comprovantes aos funcionários.

Conclusão

No que tange à gestão de recursos humanos, o sistema de ponto é uma das principais ferramentas que uma empresa terá ao seu dispor. Portanto, ele é quase ou até mais importante que sistemas comerciais, tributários ou de gestão financeira. Afinal, os colaboradores são um dos principais ativos de qualquer negócio.

Por isso, na hora de contratar o seu sistema de gestão, tome a decisão correta: vá de MarQ. Experimente a nossa plataforma sem custo e veja como podemos ser a melhor opção para o seu negócio!