A gestão de documentos é fundamental para que as empresas tenham controle total das informações dos colaboradores, evitando erros, falhas, ações trabalhistas e prejuízos originados por esta judicialização. Ainda que muita gente enxergue a documentação como uma mera questão burocrática, é muito importante que as empresas se atentem para este aspecto.

Por isso, neste conteúdo você encontrará diversas informações úteis e relevantes sobre a gestão de documentos. Convidamos você a acompanhar conosco até o fim! 

O que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é o ato de gerir e administrar os documentos da sua empresa, bem como de seus colaboradores. Isso inclui até mesmo os documentos da criação do negócio, folhas de pagamentos, documentos financeiros e fiscais, entre outros. A gestão de documentos compreende processos como organizar, armazenar, recuperar, proteger e até mesmo destruir ou descartar documentos adequadamente

A gestão de documentos é crucial para qualquer organização. Ainda que ela seja vista como uma atividade burocrática e morosa, ela ainda é fundamental para o correto funcionamento do empreendimento. E a atividade não precisa ser repetitiva: há softwares e sistemas que auxiliam sua equipe a atuar de maneira estratégica, evitando o excesso de atividades manuais. 

Vale lembrar que documentos não são apenas papéis ou arquivos em PDF. E-mails, memorandos internos, comunicações diretas, holerites, alvarás, anais da Justiça, entre outros documentos, também integram o rol de dados que precisam de gestão.

Qual a importância da gestão de documentos?

A gestão de documentos é indispensável por diversos motivos. Em primeiro lugar, ela assegura que as informações-chave do negócio estejam sempre organizadas e acessíveis, o que permite à equipe trabalhar de forma mais produtiva, eficiente e ágil. Na prática, os colaboradores conseguem encontrar exatamente o documento que estão procurando sem ter que perder tempo com a procura ou a organização dos dados. 

Além disso, a gestão de documentos também ajuda a empresa a garantir a integridade das informações do negócio, especialmente os dados sigilosos que o empreendimento pode ter que proteger. Além de dados estratégicos ou informações sensíveis sobre os negócios da empresa, ela também precisa zelar pela segurança dos dados dos colaboradores. Afinal, as empresas possuem uma série de informações pessoais dos funcionários, que não podem cair na mão de terceiros mal-intencionados. 

Outro aspecto de extrema importância na gestão de documentos é proporcionar à empresa compliance legal e cumprimento de protocolos de qualidade nacionais e internacionais. No Brasil, a empresa precisa se encaixar à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e, no que tange ao registro de ponto digital, à Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego. Mas há diversas outras certificações que apenas são possíveis com a devida gestão de documentos.

Quais os riscos de uma gestão de documentos ruim? 

Quando a empresa não dá a devida atenção para a gestão de documentos, ela fica sujeita a uma série de riscos totalmente evitáveis. Veja a seguir as principais situações: 

• Perda de informações: o primeiro efeito negativo de uma má-gestão de documentos é a perda de informações. Ainda que uma empresa lide com um alto volume de dados, nenhum empreendimento deveria perder alguma informação que pode ser útil no futuro. As consequências disso podem afetar o operacional, aumentar custos ou até mesmo causar problemas legais para a empresa.
• Dificuldade de localizar documentos: mesmo quando a empresa não perde o documento, uma má-gestão documental fará com que ela tenha dificuldades e demore para encontrar as informações desejadas. Isso também é um grande vilão para a produtividade da equipe. 
• Problemas de segurança: perdas e atrasos na obtenção de documentos podem ser um impacto de problemas de segurança. Hoje, dados são dinheiro. É por isso que as informações coletam tantas informações sobre os usuários, além da alta incidência de ataques com malwares que subtraem documentos valiosos para as organizações. 
• Aumento de custos: como dissemos, uma má-gestão de documentos implica em maior tempo para realização de tarefas, prejuízos com o sumiço de dados e até mesmo passivos judiciais. São ganhos de custo que podem ter um impacto irremediável. 
• Danos à reputação da empresa: não são raros os casos de organizações que fizeram uma má-gestão de documentos e acabaram tendo sua credibilidade afetada. Casos de vazamentos de dados de clientes e colaboradores, por exemplo, são exemplos de eventos que mancham a imagem de qualquer marca.   

5 dicas para melhorar a gestão de documentos

Entendendo a importância dessa gestão, você deve estar se perguntando: Como fazer para melhorar a gestão de documentos de minha empresa?

Por isso, trago 5 dicas para melhorar essa gestão, entre eles são:

1. Digitalize seus documentos

Hoje, é fundamental eliminar ao máximo possível os documentos físicos, impressos em papel. Sempre que possível, digitalize seus documentos e tenha protocolos ou assinaturas digitais para assegurar que o documento é legítimo e tem validade até mesmo como prova em eventuais processos judiciais.

Além de reduzir a necessidade de espaço físico na empresa, documentos digitais não estão sujeitos à ação do tempo, ou traças e outras pragas que possam danificá-los. Os protocolos e sistemas digitais ajudam as empresas a permitir que apenas os usuários autorizados tenham acesso aos dados. 

Outra grande vantagem é que o documento digital não poderá ser roubado, furtado ou extraviado fisicamente por alguma pessoa de má-fé. Enquanto isso, eventuais ataques hackers também são travados pela segurança de dados dos sistemas de gestão. 

2. Organize seus documentos

Outra dica fundamental para uma boa gestão de dados está na organização dos documentos, propriamente dito. Esta organização facilitará a vida do RH sempre que for necessário encontrar algum documento específico. Uma estrutura intuitiva de pastas e títulos pode ser uma forma muito assertiva de organizar os seus arquivos e evitar a perda de documentos, mesmo digitais. 

Uma das formas de fazer isso é padronizar uma maneira lógica e simples de nomear os arquivos. Por exemplo: ao invés de colocar o arquivo como “Planilha1.xls”, prefira algo como “Folha_de_pagamentos_jan_2024.xls”. Assim, os arquivos são dispostos por ordem alfabética, data ou outro critério que facilitam encontrar o documento correto. 

Em algumas empresas, estes padrões são até mesmo documentados nos protocolos de operação, forçando todos os colaboradores a adotarem a mesma forma de intitular os documentos, evitando falhas e perdas. O uso de metadados nos arquivos também auxilia a organizá-los e encontrá-los. Use palavras chave relacionadas ao tema, equipe responsável, data ou outros critérios para facilitar buscas.

3. Utilize um sistema de gerenciamento de documentos

Utilizar um sistema de gerenciamento de documentos pode ser uma ótima opção para empresas que lidam com abundância de documentos. O uso de um software de gerenciamento de documentos pode ajudar a automatizar o processo de armazenamento, organização e acesso aos seus documentos.

Uma opção pode ser adquirir a Gestão de Documentos no módulo Departamento pessoal da Marq. Esse sistema oferece uma variedade de recursos para gerenciar documentos, incluindo:

• Acesso 24h aos documentos armazenados em nuvem;
• Solicite documentos de funcionários pelo Aplicativo;

O sistema de gestão de documentos da Marq também permite que você faça a assinatura digital.
Onde você pode enviar documentos para serem assinados digitalmente pelo funcionário no Aplicativo. Com isso é possível:

• Assinar documentos rapidamente pelo App;
• Opção de assinatura de documentos para equipes remotas;
• Validade jurídica das assinaturas;

4. Defina políticas de gerenciamento de documentos

Com padrões devidamente definidos de gerenciamento de dados, a empresa dificilmente sofrerá com extravios, perdas ou documentos transferidos equivocadamente. Porém, para isso, é fundamental testar as políticas que mais funcionam para a sua empresa e realizar constantes atualizações, assegurando que a equipe esteja sempre ciente do padrão a ser seguido.

Estes padrões podem seguir, inclusive, as orientações próprias das ferramentas que a empresa utilize. Supondo que o seu negócio adote um software de gestão de ponto e RH como a MarQ., por exemplo. Fará sentido adaptar as suas políticas à forma pela qual o sistema funciona, utilizando assim o máximo de suas funcionalidades, ampliando os benefícios e reduzindo os custos.

Importante que estas informações sobre as políticas de gerenciamento de documentos precisam ser documentadas, acessíveis aos colaboradores e transmitidas para eles constantemente. 

5. Treine sua equipe

De nada valerão todos os esforços de padronização, contratação de plataforma, organização dos documentos e definição de políticas corporativas se os colaboradores não forem devidamente treinados para também realizar a gestão de documentos em suas rotinas profissionais.

Por isso, prepare os seus colaboradores para utilizar as ferramentas de gestão de documentos adotadas pela empresa. Assim, todos os interessados pelos dados poderão acessar, usar, organizar e preservar as informações de maneira adequada.

Reserve momentos para capacitações e disponibilize materiais de apoio os quais os colaboradores poderão consultar em caso de dúvidas. 

A MarQ. ajuda a sua gestão de documentos!

A MarQ. tem diversas soluções que auxiliam as empresas a fazer um controle de ponto de excelência. Porém, as nossas soluções não se restringem apenas a este fim.

A gestão de documentos das empresas também é altamente beneficiada com o módulo de Departamento de Pessoal da MarQ. Aqui, você tem funcionalidades de envio de documentos em massa, com total segurança, sigilo e dados criptografados para evitar que eles possam ser usados por terceiros.

Em momentos como admissão, férias, cálculos de salários e direitos, licenças, demissões e eventuais processos judiciais, estes envios de documentos fazem a diferença para o RH. Não deixe de conhecer as demais funcionalidades do nosso sistema. Clique aqui!

Conclusão

Como você viu neste conteúdo, a gestão de documentos faz a diferença não apenas na regulamentação legal de uma empresa, mas até mesmo em seu desempenho operacional. Certas burocracias são necessárias e, com o apoio das ferramentas corretas, o seu RH não perderá tempo com atividades manuais repetitivas.

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