Carteira de trabalho digital – Como funciona e o que muda para sua empresa

Em setembro de 2019, o Governo Federal publicou a Portaria nº 1.065, que trata da carteira de trabalho digital. De acordo com a nova regra, a versão eletrônica passa a substituir a Carteira de Trabalho e Previdência Social em papel, documento obrigatório para qualquer pessoa física que venha a prestar algum serviço no mercado de trabalho.

Mas, afinal, o que é a carteira de trabalho digital? O que ela muda na vida dos empregadores e trabalhadores? Para responder a estas questões, explicamos neste artigo tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Se interessou? Continue acompanhando o post!

Carteira de trabalho digital – Como funciona e o que muda para sua empresa

O que é a carteira de trabalho?

A Carteira de Trabalho é um instrumento utilizado para documentar e comprovar uma relação empregatícia. Nela, são anotadas informações importantes da experiência profissional de um trabalhador, como:

  • Seu cargo;
  • Data de admissão;
  • Férias;
  • Salário;
  • E diversas outras informações que compõem aquela relação de emprego.

Ela é um importante documento para fins trabalhistas e previdenciários, e garante que o funcionário receba todos os direitos trabalhistas previstos pela CLT. Esse documento é obrigatório e precisa ser preenchido toda vez que existe uma relação empregatícia em regime celetista. Até mesmo para serviços temporários ou terceirizados.

Como surgiu a CTPS?

Agora, você sabia que a Carteira de Trabalho nem sempre teve esse nome? E também que ela não surgiu com o decreto da Consolidação Das Leis do Trabalho (CLT)?

Pois é, quando foi criada, em 1932, o primeiro nome dado a CTPS foi Carteira Profissional, ela surgiu através de um decreto do então presidente na época, Getúlio Vargas.

De acordo com registros, a carteira de trabalho surgiu pela necessidade de regulamentar a vida do trabalhador urbano, pois, naquela época o país começava a ter uma forte atividade industrial, e até então só existia a Carteira de Trabalhador Agrícola.

Com a sua criação, o trabalho na indústria ou comércio passou a ser regulamentado, sendo mais fácil garantir os direitos profissionais dos trabalhadores.

Um pouco mais adiante, em 1969, a carteira profissional passou a se chamar Carteira de Trabalho e Previdência Social, significado de CTPS, por meio do Decreto-Lei Nº 926.

Essa alteração ocorreu com a finalidade de modernizar e atualizar o documento, pois a carteira armazenava todos os registros da vida de um trabalhador, incluindo trocas de emprego ou cargos.

Com isso, todos os trabalhadores passaram a ser regidos pelo mesmo documento, extinguindo-se então a Carteira Profissional, Carteira de Trabalho do Menor e a Carteira Profissional do Trabalhador Rural.

E através da CTPS, os trabalhadores garantem acesso à direitos trabalhistas importantes como:

  • Seguro desemprego;
  • Benefícios previdenciários;
  • FGTS.

Por que a carteira de trabalho virou digital? – Lei da Liberdade Econômica

O aplicativo da carteira de trabalho digital já existia desde 2017, porém, foi só com a sanção da Lei da Liberdade Econômica, em 2019, que ela passou a valer como uma alternativa à  CTPS física.

Essa lei foi criada com o objetivo de desburocratizar alguns processos e trazer mais liberdade para empreender no país. E a proposta faz parte da iniciativa do governo de digitalizar alguns processos, e com isso agilizar o acesso às informações trabalhistas.

Por isso, após a lei da liberdade econômica, a CTPS digital passou a valer como substituta da carteira de trabalho física.

Anteriormente à digitalização da carteira de trabalho, alguns dos problemas mais comuns enfrentados pelos trabalhadores com a CTPS em papel era que, muitas vezes, era preciso solicitar uma segunda via do documento quando não havia mais espaço para registros, ou houvesse a perda ou deterioração do documento com o passar do tempo.

Já nas empresas, o problema mais comum era o vai e vem com a carteira do colaborador, uma vez que a empresa precisava recolher o documento para fazer qualquer anotação sobre a vida profissional do funcionário. E por isso, a proposta da carteira digital facilitou os dois lados da relação empregatícia.

O que diz a lei sobre a carteira de trabalho?

A carteira de trabalho aparece no artigo 29, na Seção IV da CLT. Nessa parte são expostas todas as regulamentações e normas a respeito das anotações da CTPS.

Esse artigo sofreu algumas alterações com a Lei da Liberdade Econômica, a mais importante delas é que agora o prazo para anotação da admissão do colaborador em sua carteira é de 5 dias úteis e não mais de 48 horas.

Contudo, em seu parágrafo 8°, o artigo diz que apesar do prazo de devolvimento da carteira agora ser maior, o trabalhador ainda deve ter acesso à todas as informações da sua CTPS no prazo de 48 horas a partir de sua anotação.

Lei e a carteira de trabalho

Veja na íntegra o que diz o artigo:

“Art 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.

 2º – As anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social serão feitas: 

a) na data-base; 

b) a qualquer tempo, por solicitação do trabalhador; 

c) no caso de rescisão contratual; ou 

d) necessidade de comprovação perante a Previdência Social.

 3º – A falta de cumprimento pelo empregador do disposto neste artigo acarretará a lavratura do auto de infração, pelo Fiscal do Trabalho, que deverá, de ofício, comunicar a falta de anotação ao órgão competente, para o fim de instaurar o processo de anotação.                  

 4o É vedado ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social.              

 5o O descumprimento do disposto no § 4o deste artigo submeterá o empregador ao pagamento de multa prevista no art. 52 deste Capítulo.               

 6º  A comunicação pelo trabalhador do número de inscrição no CPF ao empregador equivale à apresentação da CTPS em meio digital, dispensado o empregador da emissão de recibo.       

 7º  Os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da CTPS em meio digital equivalem às anotações a que se refere esta Lei.       

 8º  O trabalhador deverá ter acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação.”  

O artigo deixa claro como deve ser feita a anotação da carteira de trabalho. Agora, vamos entender o motivo pelo qual a carteira de trabalho virou digital.

O que muda para o RH com a CTPS Digital?

Com o surgimento da carteira de trabalho digital a principal alteração é que as anotações passam a ser feitas a partir das informações prestadas pela empresa ao eSocial.

Elas devem ser prestadas mensalmente até o dia 15. O sistema e a CTPS são automaticamente atualizados com os dados prestados.

Note que o eSocial inclui informações sobre registro de empregados, rescisão contratual, jornada de trabalho, concessão de férias, pagamentos e alteração salarial, que condizem às informações necessárias na carteira de trabalho.

As empresas que não são adeptas ao eSocial precisarão se adaptar e enquanto não o fazem deverão seguir com as anotações na CTPS física.

Outro ponto importante é o cuidado com a informação dos dados. Para a rescisão o empregador possui 10 dias de prazo para informá-la e formalizá-la; para as demais alterações deve se considerar o prazo do eSocial (até o dia 15 do mês).

Integração com o eSocial

A carteira de trabalho digital será alimentada pelos dados do eSocial, plataforma que consolida todas as obrigações trabalhistas em um único lugar.

Aos empregadores que já são obrigados a utilizar o eSocial, basta continuar a enviar os dados de todos os trabalhadores para a plataforma. A informações que compõem a CTPS serão disponibilizadas automaticamente aos colaboradores.

No entanto, o lançamento adequado da admissão no sistema já vale como assinatura da carteira, tornando desnecessária a realização de qualquer validação em papel.

O que muda para o trabalhador?

Não é só o empregador que precisa ficar atento às mudanças da carteira de trabalho digital. O trabalhador também deve conhecer as regras e habilitar o documento o quanto antes, a fim de facilitar a consulta de informações e o relacionamento com a empresa onde atua. Veja abaixo os principais pontos de atenção para os colaboradores.

O que muda para o trabalhador

Validade da CTPS física

Apesar de a carteira de trabalho digital substituir a física, a versão em papel não deixa de valer. O governo, inclusive, recomenda que o trabalhador guarde o documento para comprovação dos seus vínculos empregatícios e do tempo de serviço. Por exemplo, ter isso à mão é obrigatório em casos de saque do FGTS e no momento da aposentadoria.

Além disso, se o trabalhador for contratado por uma empresa que ainda não está no eSocial, a CTPS física será necessária para efetuar o registro.

Inconsistência nos dados

Com em qualquer transição, a mudança para a carteira de trabalho digital está sujeita a algumas falhas. Ao cruzar os dados da CTPS física com a virtual, o trabalhador pode notar informações incorretas no aplicativo.

Em conclusão, segundo a Secretaria Especial do Trabalho, sempre que o colaborador se deparar com alguma inconsistência, ele deve entrar em contato imediato com o empregador para a correção dos dados. A atualização deve ser feita sempre com base no que está anotado na CTPS tradicional.

Habilitação do documento

Uma dúvida recorrente sobre o assunto é: quem já tem a CTPS física pode ter a virtual? A resposta é sim.

Em outras palavras, a carteira de trabalho digital já está previamente emitida para todos os brasileiros e estrangeiros com CPF. Basta habilitar o documento pelo aplicativo e começar a usar.

Processo de admissão

O profissional não precisa mais apresentar a CTPS física ao ser contratado. É só informar ao empregador o número do CPF e o registro é realizado de forma totalmente digital, assim como todos os lançamentos de dados posteriores.

Número da carteira de trabalho

O número da CTPS em papel não consta na carteira de trabalho digital. Na versão eletrônica, o que vale é o CPF, simplificando o registro.

O que fazer com a CTPS física? Posso descartá-la?

Quem tem a CTPS física e antiga deve guardá-la e não descartá-la. Apesar da sua substituição pela versão digital, ela continua sendo válida. Além disso, é muito importante para comprovar períodos anteriores de emprego.

Considere, por exemplo, que a digitalização não tenha reconhecido ou informado um dos vínculos de emprego anteriores, com registro na CTPS física. Nesse caso, então, é preciso tê-la em mãos para fins de comprovação.

O que muda, então, é que as novas anotações (de novos vínculos ou de informações referentes aos já existentes) serão feitas no aplicativo ou pela internet. Já os anteriores permanecem na CTPS física.

Como tirar a carteira de trabalho digital

Quando a CTPS ainda era de papel, os trabalhadores precisavam tirar o documento em um dos postos de apoio ao trabalhador. Além disso, na versão digital não é mais preciso se deslocar a algum lugar, basta realizar o seu cadastro eletronicamente.

Como acessar a carteira de trabalho digital

Para acessar a sua carteira digital, o primeiro passo é habilitá-la.

Primeiro acesse a página de cadastramento no site do Ministério da Economia,  e clique no botão azul “Quero me cadastrar”.

Em seguida, existem duas formas de continuar:

A primeira, é se você já for cadastrado em algum site do governo como: Sine Fácil,  Meu INSS, etc, nesse caso basta clicar em “Já tenho cadastro”, informar o CPF, clicar em avançar, e digitar sua senha.

No entanto, caso não tenha esse cadastro, você será direcionado para um formulário para preencher com dados como seu CPF, nome completo, telefone e e-mail.

Após preencher, clique em “Não sou um robô”, depois em “Eu aceito os termos de uso”, e por fim em “Continuar”.

Você será direcionado para um questionário, e deverá responder algumas informações pessoais como:

  • Ano de nascimento;
  • Nome da Mãe;
  • Mês de nascimento.

Por exemplo, ao terminar, você deverá escolher entre SMS ou E-mail para receber um link de validação de cadastro. Após receber esse link, você deverá cadastrar uma senha.

E pronto! Ao finalizar, você já será direcionado a uma página que contém informações pessoais e a sua Carteira de Trabalho Digital.

Nela você encontrará todos os seus dados pessoais, as últimas anotações de seu emprego atual, e também registros como férias, alteração de salário.

Para visualizar outros contratos de trabalho formais com as ocupações, salários e períodos de trabalho, você deverá responder um questionário com algumas perguntas sobre sua trajetória profissional.

Contudo, você terá habilitado sua carteira de trabalho digital e poderá acompanhar seus registros profissionais de forma online.

Em conclusão, esse processo também pode ser feito diretamente pelo aplicativo, que pode ser baixado por celulares com sistema operacional Android e iOS.

Como saber se a carteira já foi assinada?

A assinatura da carteira é algo muito aguardado pelo novo colaborador contratado, e isso acontece de forma muito mais prática e rápida quando o processo é feito digitalmente.

No entanto, após 48 horas do lançamento das informações do novo contrato no portal do eSocial, o funcionário já consegue visualizar os dados na sua Carteira de Trabalho Digital, o que é equivalente à assinatura da carteira.

Como o RH deve orientar os colaboradores sobre a mudança?

Muitas pessoas ainda não sabem sobre essa mudança na carteira de trabalho, por isso o RH deve garantir que todos os colaboradores sejam devidamente informados.

Contudo, organize uma campanha interna sobre a carteira de trabalho digital, explicando seu funcionamento, sua importância e o passo a passo para habilitá-la. É importante manter parte da equipe sempre à disposição para orientações, já que assuntos como esse sempre geram muitas dúvidas.

Informe também o candidatos já no processo seletivo sobre as mudanças no processo de admissão. Por isso, todas as contratações, atualizações de dados e desligamentos serão feitos de forma muito mais simples e ágil.

Como vimos ao longo do artigo, a carteira de trabalho digital chegou para facilitar a vida dos empregadores e trabalhadores, mas é preciso ficar atento aos detalhes da mudança. Por isso, garanta que o RH e toda a equipe da sua empresa fiquem por dentro da novidade, a fim de evitar ruídos de comunicação e facilitar os processos no dia a dia.

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