Além de desenvolver pessoas, o RH também precisa cuidar de questões documentais e burocráticas, como o GFIP, o Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social. Porém, essa questão pode levantar dúvidas entre profissionais e gestores de pessoal.
Neste conteúdo vamos falar sobre GFIP, como ela funciona, os cuidados que o RH precisa ter, aspectos legais e outros detalhes relacionados a esta Guia. Convidamos você a acompanhar conosco!
O que é o GFIP?
Primeiramente, o GFIP é o Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social, que veio para substituir o antigo GRE. Essa mudança foi feita lá em 1999, visando trazer novos dados interessantes para a Previdência Social.
Ela é obrigatória para todos os empregadores, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas. Também é obrigatório para contribuintes equiparados a empresas. É preciso recolher o FGTS e fornecer os dados para a Previdência Social.
Durante o envio da Guia, o INSS recebe as informações para atualizar no CNIS, o Cadastro Nacional de Informações Sociais. Estes dados serão usados para conceder e calcular direitos e benefícios previdenciários aos colaboradores.
A GFIP tem várias finalidades importantes. Uma delas é recolher o FGTS dos empregados que foram informados na guia. Outra é fornecer informações para o FGTS e para a Receita Federal. Mas, também serve para formar o banco de dados do INSS e ajudar na concessão de benefícios e cálculos previdenciários.
Como funciona o GFIP?
Ela funciona como um tipo de declaração mensal que empresas entregam ao governo sobre o FGTS e as contribuições previdenciárias dos colaboradores. Por isso, a empresa precisa ter em mãos alguns dados, como o CNPJ, a inscrição no INSS, a relação dos colaboradores ativos, os valores de remunerações e descontos, além das contribuições patronais.
Com as informações preenchidas, é preciso gerar a guia e pagá-la até o prazo de vencimento. Fique atento, pois, caso haja atrasos, a sua empresa pode ter que pagar juros e multas.
O que diz a lei sobre o GFIP?
A Lei n.º 9.528/97 estabelece de forma clara e obrigatória a sua apresentação por todas as pessoas físicas ou jurídicas sujeitas ao recolhimento do FGTS e às contribuições à Previdência Social.
Esse guia é fundamental para consolidar informações cruciais, desde dados empresariais até valores devidos ao INSS. Mesmo quando não há recolhimento para o FGTS, a empresa deve entregar a GFIP, garantindo a transparência e fornecendo todas as informações cadastrais e financeiras necessárias para a Previdência Social.
É importante destacar que a entrega da GFIP deve ser feita até o dia 7 do mês subsequente ao pagamento da remuneração ou à ocorrência de outro fato gerador de contribuição à Previdência Social. Essa diligência é essencial para a eficiência do sistema previdenciário brasileiro.
Em casos de ausência de movimentação, a empresa deve transmitir um arquivo indicando essa falta de fato gerador. Essa é uma forma de cumprir as obrigações de maneira transparente e consistente, dispensando a entrega nos meses seguintes até que ocorra algum fato determinante.
Assim, a legislação também prevê penalidades para o descumprimento das obrigações relacionadas à GFIP. No entanto, é possível retificar as informações por meio do próprio Sistema de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP), garantindo a conformidade das informações prestadas.
Para facilitar esse processo, o Conectividade Social ICP é uma ferramenta essencial. Disponibilizado gratuitamente pela CAIXA, esse canal eletrônico permite a transmissão dos arquivos gerados pelo SEFIP pela internet, eliminando a necessidade de encaminhamento físico ao banco. O acesso à Conectividade Social ICP requer um Certificado Social emitido conforme as regras da infraestrutura de Chaves Públicas e Privadas – ICP – Brasil.
Por que o GFIP é importante?
O GFIP desempenha um papel crucial no contexto empresarial, sendo uma ferramenta estratégica para gestores. Vamos explorar algumas razões que destacam a relevância desse processo na gestão corporativa:
Conformidade Legal:
Em primeiro lugar, o GFIP é importante porque é uma obrigatoriedade legal, especificada pela Lei nº 9528/97. Portanto, é necessária para manter a empresa em situação regular.
Transparência e Prestação de Contas
Ela também é uma maneira pela qual a empresa presta contas ao governo e aos contribuintes sobre as obrigações quanto ao FGTS.
Eficiência Operacional
A correta execução da GFIP implica uma gestão eficiente dos processos internos relacionados a folha de pagamento, contribuições e informações previdenciárias. Isso contribui para a organização e integridade das operações financeiras e de recursos humanos.
Prevenção de Riscos Jurídicos e Financeiros
Além do que mencionamos anteriormente, cumprir as obrigações da GFIP evita que a empresa passe por processos judiciais desnecessários e evitáveis. Em caso de condenação, a empresa pode gastar muito dinheiro com indenizações e outras custas judiciais.
Gestão de Pessoas e Benefícios
Além disso, a GFIP é útil para a própria empresa, pois ela também guarda informações importantes e detalhadas sobre os colaboradores, os salários, descontos, contribuições previdenciárias e outras informações valiosas para o RH.
Facilitação de Processos Tributários
A entrega adequada da GFIP simplifica processos tributários ao fornecer informações precisas sobre as contribuições devidas ao FGTS e à Previdência Social.
Acesso ao Conectividade Social ICP
Com a GFIP, você pode vincular ao sistema Conectividade Social ICP, para fazer a transmissão eletrônica dos dados. Assim, a empresa passa por menos burocracia e tem um melhor e mais rápido fluxo de informações.
Quais informações devem conter no GFIP?
As informações são majoritariamente documentais e burocráticas. Veja a seguir:
- Razão social;
- CNPJ;
- Dados do colaborador;
- Informações sobre as contribuições do INSS;
- Informações de pagamento do FGTS;
- Remuneração bruta do colaborador e descrição de descontos.
Como emitir o GFIP?
A primeira coisa a se fazer é:
Exporte os Dados da Folha:
Exporte do sistema de folha de pagamento da empresa.
Importe para o Sistema SEFIP:
Importe o arquivo da folha diretamente para o Sistema SEFIP.
Confira e Execute
Verifique os valores no sistema, clique em “Executar” e confirme.
Salve sem Modificações
Finalize clicando em salvar, sem alterar o nome do arquivo.
Observação Importante
Não modificar o nome do arquivo é crucial para garantir a identificação correta e evitar problemas na transmissão.
Quais os prazos para entrega do GFIP?
O prazo é até o dia 07 do mês. Se envolver recolhimento do FGTS, é importante entregar pelo menos dois dias úteis da data de vencimento. Nessa contagem, exclua os finais de semana.
O guia referente ao 13º salário pode ser enviado até 31 de janeiro do ano seguinte. Além disso, os dados declarados na guia são sempre referentes ao mês anterior.
Existe alguma multa para quem entrega a GFIP fora do prazo?
Como dissemos anteriormente, o atraso no envio da guia pode ser passível de sanções. A empresa terá que pagar uma multa de 2% ao mês sobre o valor total informado nos pagamentos em atraso. Quando se acumula dois meses de atraso, o percentual aumenta duas vezes. Quando a GFIP não apresenta movimentação financeira, o valor mínimo da multa é de R$ 200.
O que é DCTFWeb?
Em primeiro lugar, a DCTFWeb é uma sigla que significa Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos. Essa declaração é uma obrigação acessória que as empresas devem cumprir junto à Receita Federal do Brasil.
Com a DCTFWeb, esse processo ficou mais fácil e moderno. As empresas podem fazer a declaração dos tributos e o pagamento no mesmo ambiente virtual, tornando o processo mais fácil e rápido. Ficou mais fácil também fazer ajustes e correções.
A declaração é obrigatória para quem tiver débitos ou créditos com a previdência. Deve ser entregue todos os meses até o 15º dia útil do mês seguinte aos eventos geradores.
Utilize o programa gerador disponibilizado pela Receita Federal para realizar a DCTFWeb. Preencha com cuidado, pois qualquer erro ou omissão pode resultar em multas e penalidades.
Mudança do GFIP para o DCTFWeb
A mudança do GFIP para o DCTFWeb traz algumas vantagens para as empresas. A principal delas é a simplificação do processo de entrega das informações, que agora é feito de forma eletrônica e integrada com outros sistemas, como o eSocial.
Porém, a mudança também criou novas obrigações para as empresas. Ou seja, é preciso informar os dados dos trabalhadores e valores devidos ao INSS, bem como valores em débito com o FGTS.
Organize seus documentos com a MarQ.
A MarQ. pode ser uma grande aliada para a sua gestão de documentos, incluindo a GFIP.
Portanto, o uso de um software de gerenciamento de documentos pode ajudar a automatizar o processo de armazenamento, organização e acesso aos seus documentos.
Uma opção pode ser adquirir a Gestão de Documentos no módulo Departamento pessoal da Marq. Isto é, esse sistema oferece uma variedade imensa de recursos para gerenciar documentos, incluindo:
- Acesso 24h aos documentos armazenados em nuvem;
- Solicite documentos de funcionários pelo Aplicativo;
- O sistema de gestão de documentos da Marq também permite que você faça a assinatura digital.
Onde você pode enviar documentos para serem assinados digitalmente pelo funcionário no Aplicativo. Com isso é possível:
- Assinar documentos rapidamente pelo App;
- Opção de assinatura de documentos para equipes remotas;
- Validade jurídica das assinaturas;
Conclusão
Em resumo, a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) é essencial para as empresas, desempenhando um papel crucial na conformidade legal e eficiência operacional. A recente substituição pela Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais, Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb) introduziu desafios para contadores e empresários.
A GFIP, exigida pela lei n.º 9.528/97, assegura conformidade legal, transparência, eficiência operacional, prevenção de riscos jurídicos, gestão de pessoal e facilitação de processos tributários. A entrega pontual, até o dia 7 do mês seguinte, é crucial, e o não cumprimento acarreta penalidades, embora permita retificações.
Por fim, a mudança para a DCTFWeb traz vantagens, como integração com sistemas e geração automática de guias, mas implica novas obrigações, exigindo adaptação e suporte contábil.
Em suma, a evolução para a DCTFWeb reflete a adaptação contínua ao ambiente regulatório. Empresas devem buscar orientação para garantir conformidade e gestão estratégica de suas obrigações previdenciárias e tributárias, destacando a importância da atualização constante diante das mudanças legais.
