Algo muito comum na rotina do RH são reembolso de despesas, que nada mais é, do que a devolução de valores gasto por trabalhadores durante a jornada de trabalho.

O reembolso de despesas é uma forma de compensar os custos que o colaborador teve durante uma viagem a trabalho. Isso inclui desde transporte e hospedagem até alimentação e outras despesas relacionadas.

Primeiro, é importante saber o que a lei diz sobre o assunto. A legislação trabalhista estabelece que as despesas devem ser reembolsadas de acordo com as necessidades do colaborador e comprovadas por meio de notas fiscais ou recibos. Além disso, é preciso ficar atento aos prazos para solicitar o reembolso e aos limites estabelecidos pela empresa.

Agora, vamos falar sobre como fazer essa gestão no seu negócio. É fundamental ter um processo claro e transparente para solicitar e aprovar os reembolsos. Continue lendo e entenda mais sobre!

O que é o reembolso de despesas?

O reembolso de despesas é uma prática comum em muitas empresas. Basicamente, ele consiste em receber de volta o dinheiro gasto com algum tipo de despesa relacionada ao trabalho. Por exemplo, um colobarodaro precisou pagar uma passagem aérea para participar de uma reunião de negócios em outra cidade, pode solicitar o reembolso desse valor à sua empresa.

Esse tipo de benefício é importante para os funcionários, pois ajuda a reduzir os custos pessoais e incentiva o engajamento com a empresa. Além disso, o reembolso de despesas é uma forma de garantir que o colaborador tenha as condições necessárias para realizar suas atividades com eficiência.

Para solicitar o reembolso de despesas, é preciso seguir algumas regras estabelecidas pela empresa, como apresentar comprovantes e respeitar limites de valores. É importante lembrar que o reembolso de despesas não é um salário extra, mas sim uma forma de compensar gastos relacionados ao trabalho.

O que diz a CLT sobre reembolso de despesas?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece que os custos das atividades da empresa são de responsabilidade do empregador, evitando prejuízos financeiros aos funcionários. Com a Reforma Trabalhista de 2017, o reembolso empresarial tornou-se mais flexível, ampliando as despesas elegíveis.

Antes, apenas diárias de viagem eram permitidas; agora, outras despesas também entram no reembolso obrigatório. No entanto, independentemente da modalidade, é crucial um acordo formal entre a empresa e o colaborador. Antes da viagem, ambas as partes devem definir os termos da indenização.

Sendo assim, o método de reembolso é determinado pela política da empresa, podendo envolver a apresentação de comprovantes de gastos, adiantamentos fixos ou uma combinação, como adiantamento da hospedagem e reembolso de outras despesas.

É importante destacar que despesas corporativas não incidem impostos ou taxas, sendo consideradas indenizatórias e não salariais. Entretanto, essa característica muda caso as diárias de viagem ultrapassem 50% do salário do empregado, perdendo o caráter indenizatório.

A Reforma Trabalhista reconhece três modalidades de reembolso de despesas:

• Viagens corporativas, conforme o artigo 457 da CLT.
• Home office, originando a ajuda de custo home office, segundo o artigo 75-B.
• Transferência de domicílio, prevista no artigo 469 da CLT.

Quais os tipos de reembolso de despesas?

Existem diferentes tipos de reembolso de despesas que podem ser solicitados em uma empresa. Esses reembolsos são uma forma de compensar os funcionários por gastos relacionados ao trabalho. Por isso, vamos dar uma olhada em alguns dos tipos mais comuns de reembolso de despesas:

• Reembolso de viagem: Quando os funcionários precisam viajar a trabalho, eles podem solicitar o reembolso de despesas relacionadas à viagem, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação e transporte. É importante manter os recibos e comprovantes para comprovar os gastos.
• Reembolso de quilometragem: Se um funcionário utiliza o próprio veículo para fins de trabalho, ele pode solicitar o reembolso das despesas com quilometragem. Nesse caso, é necessário registrar a distância percorrida e o motivo da viagem.
• Reembolso de treinamentos e desenvolvimento: Muitas empresas incentivam o desenvolvimento profissional de seus funcionários e oferecem treinamentos e cursos. Nesses casos, os funcionários podem solicitar o reembolso das despesas com inscrição, material didático e transporte, por exemplo.
• Reembolso de despesas médicas: Alguns planos de saúde não cobrem determinados procedimentos ou medicamentos. Nesses casos, os funcionários podem solicitar o reembolso das despesas médicas não cobertas pelo plano, como consultas, exames e medicamentos.
• Reembolso de home office: Com o aumento do trabalho remoto, muitas empresas estão oferecendo um reembolso para os funcionários que precisam montar um escritório em casa. Além disso, reembolso pode ser utilizado para a compra de equipamentos, mobiliário ou até mesmo para o pagamento de contas de energia e internet.

 

É importante ressaltar que cada empresa pode ter suas próprias políticas e limites para o reembolso de despesas. Mas, antes de solicitar qualquer tipo de reembolso, é recomendado consultar as diretrizes da empresa e seguir os procedimentos estabelecidos.

O que é e como fazer uma política de reembolso de despesas empresariais?

Uma política de reembolso de despesas empresariais é um conjunto de diretrizes e procedimentos estabelecidos por uma empresa para gerenciar o reembolso de custos incorridos por seus funcionários durante o exercício de suas funções. Assim, aqui estão os passos para criar uma política eficaz:

1. Defina as Despesas Elegíveis:
   • Especifique claramente quais tipos de despesas são reembolsáveis. Isso pode incluir viagens, hospedagem, alimentação, transporte, materiais de trabalho, entre outros.
2. Estabeleça Limites e Critérios:
   • Determine limites monetários para cada categoria de despesa. Isso ajuda a controlar os gastos e evita abusos.
3. Procedimentos para Solicitação:
   • Esclareça como os funcionários devem apresentar suas solicitações de reembolso. Geralmente, isso envolve a entrega de recibos ou comprovantes, juntamente com um formulário de solicitação preenchido.
4. Processo de Aprovação:
   • Especifique quem é responsável pela aprovação das solicitações de reembolso. Defina os prazos para a análise e aprovação, garantindo eficiência no processo.
5. Método de Pagamento:
   • Indique como os reembolsos serão processados, seja por depósito bancário, cheque ou outro método. Certifique-se de fornecer instruções claras aos funcionários.
6. Política de Adiantamento:
   • Se a empresa oferecer adiantamentos de despesas, estabeleça diretrizes para essa prática, incluindo limites e condições para sua concessão.
7. Conformidade com a Legislação:
   • Certifique-se de que a política está conforme as normas da CLT. Mantenha-se atualizado sobre as mudanças na legislação que possam afetar a política.
8. Comunicação e Treinamento:
   • Comunique claramente a política a todos os funcionários e forneça treinamento, se necessário. Certifique-se de que todos compreendam os procedimentos e requisitos.
9. Revisão Regular:
   • A política deve ser revisada periodicamente para garantir sua eficácia e fazer ajustes conforme necessário, especialmente diante de mudanças nas operações da empresa ou na legislação.
10. Transparência e Equidade:
    • Promova a transparência e a equidade no processo de reembolso para garantir que todos os funcionários sejam tratados de maneira justa e consistente.

Como fazer reembolso de despesas de maneira eficiente?

Para efetuar o reembolso de despesas de maneira eficiente, é crucial seguir um processo contábil transparente e preciso. Ao compreender que o reembolso não constitui receita para o colaborador, mas sim o ressarcimento de despesas legítimas, a empresa pode adotar práticas eficazes.

1. Registro Inicial:

• Registre a despesa inicial no momento em que ocorre, debitando a conta correspondente, como “Despesas com Viagens”.

2. Processo de Reembolso:

• Ao reembolsar o colaborador, efetue um crédito na conta de despesas correspondente e um débito na conta bancária da empresa. Essa transação não impacta diretamente o lucro ou prejuízo, sendo uma transferência de fundos.

3. Documentação:

• Mantenha uma documentação rigorosa, incluindo recibos, notas fiscais e comprovantes que atestem a natureza e o valor da despesa.

4. Políticas Claras:

• Estabeleça políticas claras de reembolso, definindo limites de gastos, tipos de despesas reembolsáveis e o processo para solicitar reembolso. Além disso, as políticas devem alinhar-se às leis fiscais e trabalhistas locais.

5. Controle Efetivo:

• Utilize ferramentas especializadas, como softwares de gestão de despesas, para facilitar o processo. Essas ferramentas permitem o registro detalhado, a submissão de comprovantes e a implementação de fluxos de aprovação eficientes.

6. Auditorias Regulares:

• Realize auditorias periódicas para garantir a conformidade com as políticas estabelecidas e regulamentações fiscais. Isso contribui para identificar possíveis erros ou irregularidades.

7. Transparência e Educação:

• Promova a transparência ao explicar políticas e processos aos colaboradores. Ofereça treinamentos sobre o preenchimento correto de relatórios de despesas e o uso adequado do sistema de reembolso.

8. Automação do Processo:

• Automatize o processo de reembolso, desde a submissão até a aprovação e pagamento. Isso reduz erros, economiza tempo e proporciona uma visão em tempo real do status das despesas.

Por que utilizar um cartão de benefícios para reembolso de despesas?

Primeiramente, existem várias vantagens em optar por esse tipo de cartão, e eu vou te mostrar algumas delas.

Primeiro, vamos falar sobre a praticidade. Com um cartão de benefícios, você não precisa mais se preocupar em guardar e organizar todos os seus recibos e comprovantes de despesas. Basta usar o cartão para pagar suas contas e pronto! Tudo fica registrado de forma eletrônica e fácil de acessar.

Além disso, o cartão de benefícios também oferece mais segurança. Com o reembolso de despesas feito através do cartão, você não precisa mais andar por aí com uma quantidade grande de dinheiro ou cheques. Isso reduz o risco de roubo ou perda, deixando você mais tranquilo e protegido.

Outra vantagem é a agilidade no processo de reembolso. Com um cartão de benefícios, você não precisa mais esperar semanas ou até mesmo meses para receber o seu dinheiro de volta. O reembolso é feito de forma rápida e eficiente, muitas vezes em questão de dias.

E não podemos esquecer da flexibilidade. Com um cartão de benefícios, você da a opção de seu colaborador pagar uma variedade de despesas, desde alimentação até saúde e bem-estar. Isso dá mais liberdade para escolher onde e como utilizar o dinheiro.

---

Dica: Temos um material gratuito com as Tendências de RH para 2024 para a sua empresa se preparar para o próximo ano!

---

Use o MarQflex e revolucione a gestão de beneficios da sua empresa

Com o nosso cartão de benefícios MarQFlex, o processo de reembolso de despesas atinge um novo patamar de facilidade e eficiência. Agora, solicitar e receber reembolsos é tão simples quanto um toque no smartphone.

Através do aplicativo MarQ, o colaborador pode solicitar reembolsos de despesas de maneira rápida e descomplicada, eliminando a necessidade de formulários extensos ou processos demorados. Além disso, o valor reembolsado é creditado diretamente no cartão, proporcionando uma experiência sem atritos. A MarQponto torna o gerenciamento de benefícios ainda mais conveniente, colocando o controle na palma da sua mão.

Além disso, o cartão de beneficios da MarQ. posui ainda muitas vantagens:

Se livrar da burocracia e encontrar soluções práticas para o seu dia a dia financeiro nunca foi tão fácil. Com o MarQflex, você descobre uma nova forma de gerenciar seus benefícios. Conheça algumas vantagens que fazem desse cartão a escolha inteligente:

Praticidade Eletrônica: Esqueça a papelada! Com o MarQflex, pagar contas se torna simples e sem complicações. Diga adeus aos recibos e comprovantes perdidos. Tudo é registrado eletronicamente, proporcionando acesso fácil e rápido às suas transações.

Segurança em Foco: Com o reembolso de despesas via MarQflex, a segurança está em primeiro lugar. Não é mais necessário carregar grandes quantias em dinheiro ou cheques, minimizando os riscos de roubo ou perda. Garanta sua tranquilidade e proteção no seu cotidiano.

Agilidade no Reembolso: Não espere mais! Com o MarQflex, o reembolso é rápido e eficiente. Esqueça as longas esperas de semanas ou meses. Muitas vezes, o valor é devolvido em questão de dias, proporcionando agilidade no retorno do seu dinheiro.

Flexibilidade Total: O MarQflex oferece uma flexibilidade incomparável. Utilize o saldo para pagar diversas despesas, desde alimentação até cuidados com saúde e bem-estar. Tenha a liberdade de escolher quando e como utilizar seus benefícios, adaptando-se às suas necessidades.

Conheça mais sobre o cartão de benefícios da MarQponto:

Conclusão

Em conclusão, o reembolso de despesas é uma prática essencial para garantir que os colaboradores tenham as condições adequadas para desempenhar suas funções, especialmente em situações como viagens a trabalho, home office e transferências de domicílio. A legislação trabalhista, notadamente a CLT, estabelece parâmetros importantes para as empresas seguirem, assegurando que os custos relacionados às atividades laborais sejam responsabilidade do empregador.

A diversidade de tipos de reembolso, como viagens, quilometragem, treinamentos, despesas médicas e home office, destaca a importância de uma política de reembolso bem elaborada. Assim, esta deve ser transparente, estabelecer limites claros, definir procedimentos para solicitação, aprovação e pagamento, além de se adequar às normas legais vigentes.

A eficiência no processo de reembolso também é crucial, e a utilização de cartões de benefícios surge como uma solução prática, segura e ágil. Essa opção não apenas elimina a necessidade de lidar com recibos físicos, mas também proporciona mais segurança, agilidade no reembolso e flexibilidade no uso dos recursos, contribuindo para a satisfação e engajamento dos colaboradores.

Portanto, ao implementar e aprimorar políticas de reembolso de despesas, as empresas não apenas cumprem suas obrigações legais, mas também promovem um ambiente de trabalho mais eficiente, transparente e favorável ao bem-estar dos seus colaboradores.