O uso de planilhas tradicionais para o cálculo de horas, embora pareça uma solução prática, pode resultar em erros, demandar tempo precioso e comprometer a precisão dos pagamentos aos colaboradores. Além disso, é comum deparar-se com erros de digitação, problemas nas fórmulas e a necessidade de inserir manualmente os dados dos colaboradores todos os dias.
Nesse conteúdo vamos falar sobre o cálculo de horas e como ele pode ser feito de maneira eficaz dentro das empresas. Por isso, convidamos você a acompanhar este artigo conosco.
Quais são os tipos de horas de trabalho?
Quando falamos em horas de trabalho, há alguns diferentes tipos que podemos calcular na jornada dos colaboradores. Veja a seguir:
Horas Trabalhadas (H.T.):
As horas trabalhadas são o tempo em que o profissional está de fato fazendo suas atividades de trabalho. Elas são contabilizadas dentro da jornada laboral regular, de acordo com o contrato de trabalho assinado ou leis e convenções trabalhistas.
Horas Extras (H.E.):
As horas extras são aquelas que o colaborador atua além do período de tempo estipulado para o seu trabalho. Importante lembrar que as horas extras podem acontecer por diversos motivos, como alguma ação urgente, um trabalho que precisa de conclusão ou alguma solicitação do empregador. Elas podem gerar um acréscimo de pagamento ou o acúmulo em um banco de horas.
Horas de Feriado (H.F.):
As horas de feriado são aquelas em que o colaborador atua em uma data que seja feriado nacional ou algum feriado reconhecido pela empresa. Estas horas também podem ser consideradas horas extras e podem ser remuneradas com percentuais de acréscimo, que também são definidos por lei ou convenção coletiva.
Horas Extras Noturnas (H.E. 1 e 2 A.N.):
Estas, por sua vez, são as horas que o colaborador trabalha durante a noite, período que costuma ser reconhecido entre às 22h e às 5h. Com o registro das horas, as empresas conseguem fazer a correta remuneração mesmo de profissões em que seja necessário trabalhar em diferentes horários, como caminhoneiros, profissionais da saúde ou da segurança.
Qual a importância de fazer o cálculo de horas dos colaboradores?
O correto cálculo de horas dos colaboradores é importante por uma série de motivos:
Em primeiro lugar, ele proporciona segurança jurídica para a empresa. O empregador cumpre deveres legais e trabalhistas para com seus colaboradores, evitando prejuízos de tempo, dinheiro e outros recursos com profissionais que receberam errado e acabaram entrando na Justiça.
Além disso, controlar adequadamente o cálculo de horas também é uma ação de justiça e transparência em relação a seus próprios funcionários. Permite a eles e à empresa construir uma relação correta, possibilitando o planejamento de ambos para eventuais alterações.
Por fim, o cálculo feito adequadamente também pode ajudar a gerar indicadores que sugerem insights importantes para a tomada de decisões da empresa do ponto de vista do RH e da performance.
Quais os problemas mais comuns no cálculo de horas trabalhadas?
Em primeiro lugar, os problemas de cálculo de horas trabalhadas que mais acontecem podem variar de acordo com cada empresa. Porém, alguns destes desafios acabam aparecendo na maioria dos casos, criando desafios para os profissionais responsáveis pelo RH. Veja alguns exemplos:
Dificuldade em registrar e acompanhar as horas que cada trabalhador atuou na empresa é um problema muito comum, especialmente se o empreendimento tiver um grande número de colaboradores. Com os erros de registro e possíveis atrasos de pagamento ou remunerações indevidas, as empresas podem passar por diversos contratempos e prejuízos, incluindo processos trabalhistas.
Outro problema muito comum no âmbito das empresas é a falta de padrão ao registrar as horas trabalhadas, o que se torna um problema para estipular corretamente a quantidade de horas trabalhadas. Uma situação que as vezes acontece é a empresa usar mais de um método para registrar suas horas, como por exemplo, juntar uma planilha a um relógio de ponto. Sem a devida padronização, pode haver confusões entre os dois métodos.
Situações extraordinárias e/ou excepcionais também se tornam um desafio para empresas que não fazem o cálculo de horas corretamente. Estas situações podem ser emergências, faltas, atrasos, licenças ou atestados médicos, entre outros. Isso afeta o cálculo das horas trabalhadas e exige que as alterações sejam feitas individualmente.
É por isso que a ação ideal que toda empresa deveria tomar em relação ao cálculo das horas trabalhadas seria automatizar este processo utilizando um sistema especializado em controle de ponto. Assim, evitam-se todos estes problemas de uma vez por todas.
Como fazer o cálculo de horas trabalhadas?
Em uma empresa que não faz o cálculo automatizado das horas trabalhadas, o processo costuma ser o seguinte:
- Colaboradores registram o ponto utilizando relógio, ficha ou livro ponto;
- RH coleta os dados manualmente todo fim de mês;
- Insere os dados em uma planilha ou calcula de maneira mecânica o saldo de horas de cada trabalhador;
- Aplica manualmente eventuais acréscimos ou descontos nas jornadas dos funcionários;
- Se baseia no cálculo de horas para estipular a remuneração que o colaborador receberá no mês;
- Repassa os valores de cada funcionário para o financeiro realizar o pagamento.
Veja quantos processos manuais e quantas oportunidades para erros um profissional de RH passa em um cálculo de horas trabalhadas manual.
Quais as vantagens de automatizar o cálculo de horas trabalhadas?
Você pode automatizar o cálculo das suas horas trabalhistas com a solução da MarQ. Esta seria uma ação que traria apenas benefícios e bons resultados para a sua gestão. Veja algumas possibilidades.
Redução de erros
Com o cálculo de horas efetuado de maneira automática por nossas soluções, a empresa reduz de maneira significativa erros de cálculo e registro que afetam diretamente os pagamentos indevidos e chega a impedir a incidência de novos processos judiciais relativos a pagamento incorreto.
Otimização do tempo
Empresas que ainda não automatizaram o seu cálculo de horas trabalhadas forçam os profissionais de RH a perder muito tempo com ações manuais e repetitivas. A automatização proporcionada pelas soluções da MarQ. acabam com este problema. Deixe a sua equipe empenhada com ações táticas e estratégicas.
Padronização do registro
Como vimos anteriormente, a padronização dos registros é fundamental para um cálculo de horas correto e, consequentemente, o devido pagamento aos colaboradores. Ao adotar estas soluções, a sua empresa evita confusões causadas por dados sem padrão e extraídos de fontes distintas. Um padrão apenas evita erros.
Maior flexibilidade
Outro grande ganho está na possibilidade de flexibilizar o registro dos pontos, o que contempla as situações fora do normal que podem acontecer em qualquer empresa, como faltas, atrasos, atestados e horas extras não programadas. Usando qualquer dispositivo para fazer a marcação do ponto, facilita o trabalho do RH e a ação do colaborador.
Acesso fácil às informações
Finalmente, com a adoção de uma automatização para fazer o cálculo das horas trabalhadas, os profissionais que precisarem podem ter fácil acesso ao registro das horas dos colaboradores. Basta acessar ao sistema de controle de ponto para ter um registro preciso, atualizado e centralizado que facilita a tomada de decisões e evita erros.
O sistema MarQ. faz os cálculos de percentuais de horas automaticamente!
Com o sistema da MarQ., a sua empresa tem acesso a recursos avançados para automatizar cálculo de horas e de salários. Oferecemos um módulo dedicado especialmente ao controle de ponto e à gestão de pessoas. Facilitamos o cálculo correto das remunerações, conforme a legislação trabalhista.
E não é só isso. Você também pode configurar os percentuais de acréscimos nas horas extras, de acordo com o tipo de hora em que o profissional atuou, seja uma hora extra comum, noturna ou em algum feriado, de acordo com as leis e políticas da empresa, aplicando as adições necessárias para cada caso.
Tenha também acesso a diversos relatórios e indicadores atualizados, precisos e customizados que dão uma visão mais completa sobre a gestão de pessoas da sua empresa. Visualize os dados da maneira que preferir e exporte as informações em formatos de Excel, PDF ou outros.
Além disso, a MarQ. facilita o fechamento de ponto, possibilitando ajustes, quitação de saldos e a geração de espelhos de ponto em uma única tela. Com a funcionalidade de quitar banco de horas em massa e a correção de ocorrências e horas antes de gerar o espelho, você ganha agilidade na gestão do ponto e mantém tudo em dia.
O sistema MarQ também oferece recursos adicionais, como geração de espelhos de ponto personalizados e a facilidade de exportar arquivos em Excel, PDF ou para integração com outros sistemas suportados, como o Sankhya e Alterdata.
Conclusão
Além disso, as empresas promovem maior transparência, reduzem erros e evitam problemas jurídicos relacionados ao pagamento incorreto de horas extras. Assim, isso permite que o Departamento Pessoal foque em atividades estratégicas, em vez de gastar tempo em tarefas repetitivas e suscetíveis a erros.
Por fim, a automação desse processo por meio de sistemas de controle de ponto online traz eficiência, precisão e agilidade para a gestão de pessoas. Ao adotar essa solução, as empresas garantem o cumprimento das leis trabalhistas, e assim, simplificam processos e asseguram o pagamento correto aos colaboradores.
